包学包会,进销存秘籍来啦!

本文以「简道云进销存」为例,配合模板阅读效果更佳。 点击安装模板



一、什么是“进销存”?

「度娘」说

进销存,又称为购销链,是指企业管理过程中采购(进)→入库(存)→销售(销)的动态管理过程。

:指询价、采购到入库与付款的过程。

:指报价、销售到出库与收款的过程。

:指出入库之外,包括领料、退货、盘点等影响库存数量的动作。


「简道云」说

只需要两张表单和一张聚合表,就能搭建完成一个最基本的进销存应用。

麻雀虽小却五脏俱全,一张入库表单记录“进”的数据,一张出库表单记录“销”的数据,一张聚合表求库“存”。


二、简道云进销存有哪些功能?

在简道云进销存中,通过对商品采购-采购退货-商品销售-销售退货-库存盘点-库存计算 这六大环节的精准把控,帮助企业实时掌握商品库存情况,有效防止“负库存”情况出现。同时可以对进销情况进行财务结算分析,针对经营状况及时做出调整措施。


一张图了解模板的功能结构:


##三、简道云进销存是如何搭建的?

按照上图中的模板功能结构,分别对系统设置核心业务统计分析三大部分进行介绍。


1、系统设置

系统设置中共有四张表单,分别用来添加仓库商品供应商客户信息。您可以手动录入数据,也可以导出表样,在excel中整理好数据后批量导入

这些表单中的数据都将作为基础信息来使用,在填写其他业务表单时,可以直接通过数据联动关联数据关联查询等功能,直接调用这些数据。不仅可以提高填报效率,还可以有效避免填写错误的情况。


2、核心业务

核心业务包含采购退货销售退货盘点,也是日常使用频率最高的部分。

这五张表单结构类似,重点使用功能:关联其他表单数据关联数据关联查询


2.1 商品采购

供应商仓库使用了下拉框字段,通过关联其他表单数据,分别关联「供应商管理」表单中的供应商名称,和「仓库管理」表单中的仓库名称,作为下拉框选项使用。

单品总价采购单总价则是通过公式自动计算得到。


商品详情采用了子表单字段,一次性采购了多少种商品,就可以添加多少条子表单记录:

  • 通过关联数据,关联显示「商品管理」表单中的商品基本信息:名称单位编号系统采购价,选择记录后即可自动填充数据。 划重点:这里将编号字段作为关联数据的主键字段,代表一整条记录的值,可参与数据联动和公式计算等。

  • 通过关联查询,在选择仓库和商品后,自动显示该仓库中该编号商品的库存数量,便于采购人实时查看库存情况。 划重点:关联查询必须添加关联条件,通过关联条件,只显示出符合限定条件的数据。 关联条件如下:

2.2 采购退货

同样,在填写退货表单时,通过关联数据,根据供应商仓库采购时间,关联选择对应的「商品采购表单」中的采购详情记录。

选择需要退货的商品,显示在退货详情子表单中,填写实际退货价退货数量,完成退货。


2.3 商品销售

「商品销售」表单记录了每位客户的商品购买情况。其中,商品详情中各字段的设置可参考「商品采购」表单中的商品详情子表单。


2.4 销售退货

和「采购退货」表单的结构类似,在「销售退货」表单中,根据客户仓库销售时间,关联「商品销售」表单中对应的销售详情记录。

选择客户需要退货的商品,显示在退货详情子表单中,填写实际退货价数量,完成退货。


2.5 库存盘点

通过人工在仓库中对商品实际数量进行一一盘点,避免出现误差和损耗,将结果录入「库存盘点」表单中,及时调整至精确库存量。


2.6 库存计算

作为整个进销存应用的灵魂,聚合表承担了两项最重要的职责——实时统计库存、防止负库存出库。


实时统计库存


新建聚合表(入口:进入应用管理→应用设置),将「商品采购」、「采购退货」、「商品销售」、「销售退货」、「库存盘点」这四张表单,通过仓库商品编号字段关联起来,统计各个仓库中商品的库存数量。

利用聚合表的统计结果,在填写以上这几张表单时,通过关联查询自动显示对应商品在聚合表中的库存统计数量。

即:库存数量=商品采购数量-采购退货数量-商品销售数量+销售退货数量+库存盘点盈亏数量


防止负库存出库

在聚合表中添加校验公式,实现“防止负库存出库”的功能。


如:填写销售表单并提交,聚合表便会对库存进行实时统计,如果提交后使得库存结果小于0,那么就会触发校验提示,无法提交成功。


3、统计分析

3.1 进销分析

进销分析中共包含三张报表,用来统计和查看商品的采购、销售、进销对比情况。

在「采购统计」中,包含一张汇总表、一张柱形图和一张折线图,如下所示。


这三张图表的数据来源均为多表关联。以「采购统计」这张汇总表为例,介绍制作方法:

将「商品采购」表单和「采购退货」表单通过时间供应商商品编号三个字段关联起来,并添加到汇总表的行列表头中。

指标中添加公式字段,统计各月从各个供应商处采购的实际商品数量(公式:采购数量-退货数量)和实际采购总额(公式:采购总金额-退货总金额)。


3.2 财务结算分析

包含:

  • 2张表单:「客户收款」和「供应商汇款」,用来记录向客户收款和向供应商汇款的数据。
  • 3张报表:「客户对账」、「供应商对账」、「毛利统计」。

「客户对账」用来统计各月各客户的欠款情况。客户欠款=商品销售总价-商品销售实收金额-商品退货总价+实际退款金额-客户收款金额

「供应商对账」用来统计各月各供应商的欠款情况。供应商欠款=商品采购总价-商品采购实际支付金额-采购退货总价+退货实收金额-供应商支付金额

「毛利统计」用来统计各月的毛利润。毛利润=商品销售总价-销售退货总价-采购总价+采购退货总价

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