靠这套办公用品管理神器,我收获了一枚行政女朋友

本文以「办公用品管理系统」为例,配合模板阅读效果更佳。 点击安装模板



虽然大家点进来都是想看我的女朋友,但是我想说,在这套系统出现前,我的女朋友根本看不到我,一切都是因为行政这项忙碌琐碎的工作。

在经历了无数个辗转难眠的夜晚后,我终于顿悟:只有拯救每天淹没在各种电话、邮件、word文档、excel表格中的她,帮助她提高工作效率,我才有机会和她一起愉快地玩耍。

美好结局大家已经从标题中获悉了,下面我就把这套神器分享出来,造福更多和我一样充满想法和智慧的单身青年。


系统结构

整个系统共包括以下四个部分:基础设置填报计算查询


基础设置

基础设置中,有一张名为办公用品信息的表单,主要作用有2个:

  1. 存储物品明细数据
  2. 作为基数数据库,在其他表单中通过数据联动等功能直接调用这些信息

数据来源既可以通过手动新建,也可以直接将本地excel数据导入到表单中。


填报

在简道云中,数据填报是通过表单实现的。该部分共包含3张表单:办公用品采购领用归还


1、办公用品采购:记录每次采购明细

采购时间日期字段,将默认值设置为填写当天后,打开表单自动获取当天日期,无需选择。

每次采购可能都不止一种物品,所以采购明细使用了子表单,支持添加多条记录。子表单中包含了多个字段,其中:

  • 分类为下拉框,选项设置了关联其他表单数据,关联办公用品采购表单中的物品分类数据;

  • 名称单位都设置了数据联动名称的选项会根据分类的值自动改变。即:填写时选择分类后,名称中的选项自动变成该分类下的物品名称。而单位则是根据名称联动得到,由于名称对应的单位是唯一的,所以单位使用的是单行文本字段,选择名称后自动填充单位

  • 库存数量数字字段,通过数据联动功能,调用聚合表中的库存计算结果,自动显示该物品的当前库存;

  • 采购总额则是通过公式自动计算得到。

2、办公用品领用:记录每次领用明细

  • 领用人成员字段,默认值为当前用户
  • 部门部门字段,默认值为当前用户所在部门

使用时,打开表单,这两个字段便能自动获取当前成员在简道云通讯录中的姓名和部门。


3、办公用品归还:记录每次归还明细


办公用品归还表单主要由两部分构成:领用明细归还明细。其中, 领用明细包括领用时间领用详情

  • 领用时间使用的字段类型为关联数据,通过关联条件,填写表单时点击选择数据,自动显示当前归还人的每次领用时间。

  • 领用详情使用的字段类型为关联查询,通过关联条件,填写表单时根据归还人部门领用时间三个字段的值,自动查询并返回办公用品领用表单中的对应记录。

计算

物品的借用和归还,涉及到库存数量计算问题。在简道云中,利用聚合表来实时统计库存情况,防止出现负库存


将三张表单通过共有字段分类名称单位关联起来,作为聚合表的行表头指标中添加公式,计算库存。库存公式如下:


通过添加校验条件,防止出现负库存。在填写领用表单时,如果领用数量超过当前库存,则无法提交。


查询

查询的部分由4张报表构成,分别用来查询采购记录领用记录归还记录库存


采购记录查询


领用记录查询


归还记录查询


库存查询


除了柱形图外,其他几张报表类型都是数据表。下面通过介绍库存查询来帮助大家了解下数据表的制作方法:

  1. 从设计页面左侧选择数据表,拖拽到页面中央后松开;
  2. 点击数据来源,选择库存计算这张聚合表;
  3. 点击+号,选择聚合表中的字段,添加到数据表中;
  4. 点击保存按钮。

移动端使用效果展示

  • 进入表单填写数据:

  • 库存不足,无法提交领用数据:

  • 查看报表数据:
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