本文以
「办公用品管理系统」
为例,配合模板阅读效果更佳。 点击安装模板
虽然大家点进来都是想看我的女朋友,但是我想说,在这套系统出现前,我的女朋友根本看不到我,一切都是因为行政这项忙碌琐碎的工作。
在经历了无数个辗转难眠的夜晚后,我终于顿悟:只有拯救每天淹没在各种电话、邮件、word文档、excel表格中的她,帮助她提高工作效率,我才有机会和她一起愉快地玩耍。
美好结局大家已经从标题中获悉了,下面我就把这套神器分享出来,造福更多和我一样充满想法和智慧的单身青年。
系统结构
整个系统共包括以下四个部分:基础设置
、填报
、计算
、查询
。
基础设置
基础设置中,有一张名为办公用品信息
的表单,主要作用有2个:
- 存储物品明细数据
- 作为基数数据库,在其他表单中通过数据联动等功能直接调用这些信息
数据来源既可以通过手动新建,也可以直接将本地excel数据导入到表单中。
填报
在简道云中,数据填报是通过表单
实现的。该部分共包含3张表单:办公用品采购
、领用
和归还
。
1、办公用品采购
:记录每次采购明细
采购时间
为日期字段,将默认值设置为填写当天
后,打开表单自动获取当天日期,无需选择。
每次采购可能都不止一种物品,所以采购明细
使用了子表单,支持添加多条记录。子表单中包含了多个字段,其中:
分类
为下拉框,选项设置了关联其他表单数据,关联办公用品采购
表单中的物品分类数据;
名称
和单位
都设置了数据联动。名称
的选项会根据分类
的值自动改变。即:填写时选择分类
后,名称
中的选项自动变成该分类下的物品名称。而单位
则是根据名称
联动得到,由于名称
对应的单位
是唯一的,所以单位
使用的是单行文本字段,选择名称
后自动填充单位
;
库存数量
为数字字段,通过数据联动功能,调用聚合表中的库存计算结果,自动显示该物品的当前库存;
采购总额
则是通过公式自动计算得到。
2、办公用品领用
:记录每次领用明细
使用时,打开表单,这两个字段便能自动获取当前成员在简道云通讯录中的姓名和部门。
3、办公用品归还
:记录每次归还明细
办公用品归还
表单主要由两部分构成:领用明细
和归还明细
。其中, 领用明细
包括领用时间
和领用详情
:
领用时间
使用的字段类型为关联数据,通过关联条件
,填写表单时点击选择数据
,自动显示当前归还人的每次领用时间。
领用详情
使用的字段类型为关联查询,通过关联条件
,填写表单时根据归还人
、部门
和领用时间
三个字段的值,自动查询并返回办公用品领用
表单中的对应记录。
计算
物品的借用和归还,涉及到库存数量计算问题。在简道云中,利用聚合表来实时统计库存情况,防止出现负库存。
将三张表单通过共有字段分类
、名称
、单位
关联起来,作为聚合表的行表头
。指标
中添加公式,计算库存。库存公式如下:
通过添加校验条件
,防止出现负库存。在填写领用表单时,如果领用数量超过当前库存,则无法提交。
查询
查询的部分由4张报表构成,分别用来查询采购记录
、领用记录
、归还记录
和库存
。
采购记录查询
领用记录查询
归还记录查询
库存查询
除了柱形图外,其他几张报表类型都是数据表。下面通过介绍库存查询
来帮助大家了解下数据表的制作方法:
- 从设计页面左侧选择
数据表
,拖拽到页面中央后松开; - 点击数据来源,选择
库存计算
这张聚合表; - 点击
+
号,选择聚合表中的字段,添加到数据表中; - 点击
保存
按钮。
移动端使用效果展示
- 进入表单填写数据:
- 库存不足,无法提交领用数据:
- 查看报表数据: