培训机构如何解决数据管理问题?

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我们是一家外语培训机构,为大学生提供英语、日语、德语、法语、西班牙语等多种语种的培训服务,目前拥有多个教学中心。随着学员人数的增加,教学招生团队的日益壮大,培训机构慢慢地出现了一些问题和矛盾。



一、机构过去的问题和矛盾


### **1)地理位置和上班时间的问题**

我们的几个教学中心虽然距离不远,但是在地理位置上是分散的;同时,鉴于教育培训行业的特殊性,我们的同事上班时间段并不一致:市场部和行政部正常朝九晚六上班;教学部实行弹性上班时间,通常是晚班(下午、晚上上班);咨询部由于肩负着销售功能,分早晚班,确保随时可以接待学员。也就是说,同事们不论是在地理位置上、还是在上班时间上经常是错开的,不像许多公司大家同一时间同个地点一起办公,随时可以沟通交流。


2)整个团队的信息收集、分析和共享问题


我们是一个团队,迫切需要解决信息收集、统计分析、共享等问题。例如我们想要收集各个教学中心每个学习顾问的签单情况,汇总到一起,以报表的形式共享给供领导,以资参考和决策。


二、通过简道云解决机构问题的流程


一个偶然的机会,我们接触到了简道云,觉得它非常贴合我们机构目前的需求。


1)学员跟进


通过简道云,我们首先制作了《意向名单表》,让所有内部员工都可以直接通过企业微信录入自己获取的学员意向名单。录入后,通过流程功能,我们统一流转给咨询主管,由她分配到各个学习顾问进行跟进,同时使用子表单,记录跟进情况。


2)学员报名、选班


当学员报名后,学习顾问立即将学员信息录入《学员报名表》,录入所报名课程和交费信息;同时,教务主管录入《开设班级表》,开设本期所有班级,以供学员选择;当学员报名某课程后,学习顾问可以录入《学员选班表》,选择学员本期就读的班级(通过数据联动,引用本期班级列表);当选班完成后,学习顾问可以在后台导出《班级名单表》,打印后供教学部考勤使用。 至此,学员跟进、报名、选班等一系列工作就算结束了。


3)学员报名后的跟进和管理

我们利用简道云进行学员报名后的跟进和管理,如:VIP课程的安排、插班前的补课安排,还有请假、调课、补课等。我们将《请假表》、《调课补课申请表》等表单通过外链的形式发给学员,让他们填写,通过流程功能,自动通知其所属班级的学习顾问处理。整个过程以《学员报名表》为基础,通过数据关联、数据联动和MAPX函数等来实现某些字段的自动填写功能,解决了重复填写的问题。

4)数据的统计分析和共享


我们利用简道云强大的报表功能,统计分析学员的构成(比如性别、年级、来自区域等)、信息来源、咨询方式等信息;还可以统计学费收入、各位学习顾问的业绩、业绩完成率、平均签单金额等等,然后将这些数据共享给不同职位的同事查看。每周例会,我们会根据这些数据反馈,分析招生、续费情况,做出一些决策和改变。


三、总结


总之,简道云能够随时随地灵活地实现结构化数据的收集、流转处理、汇总分析和共享。我们在简道云上搭建了学员管理系统、员工管理系统和简单的财务系统。作为一个小型的培训机构,简道云基本上满足了我们的所有需求。


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