如何用简道云管理宿舍?

本案例内容来自简道云用户分享



高校学生宿舍管理工作一直存在着重复低效的问题。

现以几个实例来说明使用企业微信和简道云对宿舍管理工作的改进和信息化的尝试:



一、宿舍卫生检查


日常的宿舍卫生检查的流程为开门、计分、汇总、上报,涉及人数众多,培训成本极大,而且极其容易出错。因为学生和教工将纸上的成绩抄写到电子表格里极其容易出错,而且大部分人的excel水平不是非常熟练,能使用sum的都算是中级水平了。

在这样的背景下,经过我们三个月的实验,总结出一套行之有效的办法,现列如下:


1)细分权限


分详细权限为系统管理员,教工和学生,并细分每个学院,将源报表的数据通过简道云导入,通过企业微信控制权限。



2)制作清查宿舍模板


我们在实践中发现,完全依靠手机现场上传分数非常不实际,因为受限于网速和宿舍楼的信号问题,以及查宿舍人员与住宿学生的交谈,还有部分教工和学生对于占用流量的抵触。

所以我们制作了如下的查宿舍方式,并培训给学生和教工使用。方案如下:

告诉查宿舍人员要输入13位数字(不用输入空格)。比如1 01 0110 0 0 4322: 第一位代码,1为A校区,2为B校区,3为C校区;2~3位,为宿舍楼号码;4~7位, 为房间号码;8为 是否据查;9为 是否违章电器;最后四个号码是 空气 ,地面干净, 桌面物品整洁,床上的整洁程度,单项满分5分。


3)简道云表单设计如下:



1.其中,仅对外显示输入13位数字的文本框,其它的全部隐藏,并使用公式填入值,比如宿舍区域IF(MID(报送结果入口,1,1)==1,"",IF(MID(报送结果入口,1,1)==2,“B”,“C”)),并使用验证控制其它数字不输入错误,如:



2.把这张表单的权限分享给检查宿舍人员(禁止外链,非常危险)。查宿舍人员在一张纸上只需要不停的抄写13位数字,回去使用授权了微信的简道云录入数据即可。

查宿舍人员看到的入口仅仅如下:



3.这样管理员不但可以知道是谁检查的宿舍,还避免了上文涉及的一些问题,而且不用进行体力劳动进行收表算分。

后台管理员视角如下:



4.题外,可以开放报表给高级管理员(教工)提供因输入错误修改成绩的权限。

最后通过不可编辑的报表外链公布成绩,可以在日期分数上加筛选条件供学生查看:



二、宿舍报修


这次需要开放外链给住宿学生,但是需要进行实名验证。

首先将住宿学生信息导入,包括学号和身份证号码。使用身份证进行验证:学生只需要输入学号,使用数据联动自动填入学院和住宿信息,只有输入正确的身份证号码后六位才能提交数据,数据格式仅仅需要通过下拉框选择项目,比如防水,电灯,窗户等。校验公式为:EXACT(提交密码,身份证号码后六位)并通过报表外链提供给维修班长,通过微信和电子邮件提供信息给维修工。


三、宿舍的调换与退出


以往学生要换宿舍,很麻烦,需要找班主任、辅导员、副书记和公寓中心签字盖章,有了简道云的流程处理,可以极大的简化审批过程。而且错误率大大降低了。


四、宿舍信息的查看与修改


对权限加以限制后,每个区域的管理员只能查看住宿在自己区域的学生信息。每个学院的辅导员也只能查看住宿到各个区域的自己学院学生的信息。经过设计后,开放了以下报表(不是外链,是应用设置的页面共享)。


1)学生宿舍信息,通过报表-数据表实现



2)分布信息-通过报表-饼图实现



3)根据区域和专业查看-通过报表-汇总表实现



4)根据宿舍楼分布查看-通过报表-汇总表实现



5)通过专业比例查看,通过报表-柱状图实现



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