别让碌碌无为的瞎忙拖垮你的工作效率

本文以「工作任务管理」为例,配合模板阅读效果更佳。 点击安装模板



大多数工作党是否都有过这样的感觉:

每一天既累又忙,在多个并行任务的deadline之间苟延残喘,时不时还要被临时分配的工作打乱阵脚。
除了要应对领导们的不定期询问,每周还要固定向上汇报所有任务进展,游刃有余张弛有度的工作节奏无疑是一种奢求。

看似忙碌,实则瞎忙。每个人精力有限,如果接到一个任务不假思索就埋头苦干,不但浪费时间拉低效率,甚至会让我们对自己的个人能力产生怀疑。

制定一份清晰完善的工作计划,明确什么时间做什么、需要哪些资源协助、可能遇到的问题和注意事项、以及最终如何统计衡量产出效果…在放手大干前,做好规划理清思路,比什么都重要。

一起看看如何通过简道云从低效无用的工作中解放自己吧!

应用中包含的内容如下图所示:


一、制定工作计划

在行动前,先制定工作计划,明确负责人和工作要求等,将相关资料上传到简道云中,以供其他参与人参考使用。


二、分配任务

制定好工作计划后,便是拆解任务,将任务分配给对应的执行人。


工作名称是下拉框字段,通过设置关联其他表单数据,关联工作计划表单中的工作名称,作为下拉框的选项使用,无需手动输入,节约填表时间。

任务分配人则是通过设置数据联动,根据工作名称,自动显示工作计划表单中对应的工作负责人


设置推送提醒

  • 当负责人分配任务提交表单后,向对应的任务执行人发送提醒,提醒方式可以是微信、钉钉、邮件,由简道云账号模式决定。
  • 根据任务截止时间,在任务到期前2天的上午10点,提醒对应的任务执行人,注意合理安排时间和工作的优先级顺序。


提醒效果:

注:对于任务到期提醒,需要把被提醒人加入数据权限组中,赋予查看权限,他才能点开提醒消息查看到期的任务。参考文档:数据权限


三、汇报工作进度

任务分配下放后,执行人员需要定期向上级和相关人等汇报工作进展,以便统一团队节奏、协调工作资源等。


使用流程表单,任务执行人提交工作进度报告后,部门领导便会收到流程提醒,点开便能查阅并发表工作建议,最后抄送通知给任务执行人和相关参与人员。每个节点的字段权限设置如下:


其中,领导评价建议是流程节点,负责人为发起人部门主管,在简道云通讯录中设置部门主管后,数据便会自动提交给该员工所在部门的主管进行审批。 即:采购部的张三提交工作汇报后,数据便会自动流转给采购部主管进行审批。

抄送汇报人是抄送节点,抄送人为流程发起人。即:采购部主管审批提交后,数据便会发送给张三,查看领导的审批建议和评价。


使用效果:


四、工作量查看和统计

在表单中收集得到的数据,可通过报表来进行查看、分析和处理。

1、利用数据表的明细展示功能,分别查看工作计划、任务安排及进度等。

查看工作计划为例,快速了解数据表的制作步骤:拖拽数据表至设计面板>选择数据来源>点击“+”添加字段


2、利用汇总表的自动汇总功能,统计各个工作下的任务数量、各个员工的任务数量。


每人任务数量统计为例,快速了解汇总表的制作方法:拖拽汇总表至设计面板>选择数据来源>添加行表头>添加指标。(指标中只能添加数字字段或计数

按照表头(即任务执行人)对数据进行分类,汇总统计每个人的任务数量。这里的任务数量,使用的是系统自带的“计数”字段,修改其显示名为“任务数量”即可。


工欲善其事,并先利其器。利用身边的工具,真正帮助自己提升工作效率,成为一名高效工作党。

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