数据工厂;仪表盘;智能助手

本次功能更新携手数据工厂、仪表盘以及智能助手一起给大家的工作添点猛料。

1、数据工厂

简道云的数据工厂是将系统内的数据经过抽取、清洗转换之后加载到数据仓库的过程,目的是将企业中的分散、零乱、标准不统一的数据整合到一起,为企业的决策提供分析依据。

操作步骤

应用管理 >> 应用设置 >> 数据工厂

数据工厂由「数据流」「数据」两部分组成,数据流主要是对收集的表单或者流程表单进行加工处理,而数据则是对处理过的数据进行存储和监测。

通过数据流,我们可以对两个数据表进行横向链接,也可以对两个以及两个以上的表单数据进行纵向连接,实现多个表单之间的数据汇总。

案例应用

通过数据工厂,我们可以对收集来的表单进行聚合计算。

以学校学生信息合并为例,如,一年级有两个班级,都记录了学生的基本信息,当年级组需要将两个班级的学生信息合并在一起的时候怎么办呢?

下面分别是两个班级的学生信息表。

然后我们创建一个数据流并看下聚合效果。

通过数据工厂的追加合并,我们可以将两个数据表合并为一个数据表,这样就可以把一些零散的数据整合起来,使数据分析更加直观可鉴。

当然,数据工厂能做的不仅仅是如此,更详细的介绍可以参考帮助文档「数据工厂」

2、仪表盘

仪表盘主要用来对表单中收集到的数据进行查看、分析和处理。

仪表盘中提供了多种样式的图表,可以通过明细表、数据透视表等查看表单数据的明细和汇总;通过柱形、折线、图形、雷达图等可以对数据进行处理,显示出数据的发展趋势、分类对比等结果;通过饼图体现数据中每个部分的比例。

仪表盘还可以调用数据工厂聚合后的数据进行分析处理。

操作步骤

应用管理 >> 新建仪表盘

仪表盘包含统计表、明细表、筛选组件以及筛选按钮。

统计表拥有八大图表,可以根据统计需要选择不同的同表,能更形象直观的展示统计的数据。

明细表主要是可以查看表单里录入的部分或全部信息,同时支持导出数据。

筛选组件添加后,成员可以根据筛选组件快速查找需要的数据。

筛选按钮用于解决数据量过大导致的筛选缓慢问题,添加筛选按钮前首先要添加筛选组件,否则不可添加筛选按钮。

应用举例

拿上面经过数据工厂计算好的数据来讲,我们通过仪表盘如何去展示刚才处理过的数据呢?

如下图,我们可以将汇总好的学生信息表调用到仪表盘中,学生汇总信息一目了然。

通过仪表盘,我们可以将本应用的表单/流程表单、跨应用的表单以及数据工厂处理好的数据进行统计分析及查看。

更详细的介绍可以参考帮助文档「仪表盘设计」

3、智能助手

智能助手就是当在一个表单新增或修改数据后,在其他表单中新增指定数据或将符合条件的数据修改为指定值。

使用智能助手后,我们可以实现自动变更OA管理中员工的入离职状态,工程管理中设备的使用状态以及销售管理中订单的收货款状态等一些列自动化操作。

通过使用智能助手,很多由人工手动操作的事情就可以自动执行了,很大一定程度上提高了企业的办公效率。

操作步骤

应用管理 >> 应用设置 >> 智能助手 >> 添加智能助手

一张图告诉带你了解「智能助手」的设置↓↓↓

简单来说智能助手就是由两个表单(触发表单、目标表单)和两个动作(触发动作、执行动作)组成。

应用举例

下面以OA管理中员工的入离职状态为例带大家了解一下智能助手的使用。

首先准备两个表单,一个员工档案表和一个员工离职表,可以看到,目前员工岗位状态都是在职中。

然后我们添加一个设置智助手,当员工离职后,自动修改员工档案里的岗位状态信息。

整个设置最终达到的效果就是当员工提交离职申请表(触发表单)以后,领导审批离职申请,流成状态修改(触发动作)为流转完成(触发条件)后,根据离职人员的成员字段查找(查找条件)出档案表里该成员数据,然后自动修改(执行动作)掉员工档案表(目标表单)里的该员工岗位状态(修改字段)为已离职。

特别需要注意的是,当触发条件选择流程状态时,流程状态的变更属于数据的修改,触发动作需要选择「修改数据后」。

然后我们看一下实际效果。

由上图我们可以看到,当刘玛丽提交完离职申请表且各部门领导审批完成后,她的岗位状态立即变成已离职,无需再手动更新员工岗位状态信息了。

更详细的讲解可以参考帮助文档「智能助手」

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