智能助手助力打造智慧校园


智能助手功能简介

【智能助手】是处理业务数据的黑科技。在一张表单新增或修改数据后,当满足一定触发条件,智能助手会同步新增或修改另外多张表单的数据。进而实现自动同步更新数据、自动发起流程等智能化操作,大大解放人力,助力企业打造智能化的业务系统。


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行业背景

教育行业的管理常常面临人员角色复杂、业务点繁多、数据量大的痛点。在使用简道云搭建管理平台后,如何保证多表单之间数据的一致性,也是一个非常重要的问题。

这篇文章我们将着重为您介绍智能助手在教育行业中的具体应用。


以上为智能助手的使用场景概览,下面以【新生入学】为例讲解智能助手的设计思路。(其他场景的具体设置可以下载模板应用进行体验)


一、新生入学

痛点: 【迎新表】和【学籍表】中信息不同步,手工录入存在错填、漏填风险。

解决方案: 使用智能助手,当【迎新表】中将学生状态标记为“已报到“后,自动将该生基本信息添加到【学籍表】中;如果【迎新表】中新生的基础信息有变更,【学籍表】信息同步更新。

智能助手设计思路:

  • 触发动作为【修改数据】,由于只有已报到的学生数据,才同步至【学籍表】中,因此用触发条件”报到状态=已报到“做限制。
  • 执行动作使用【修改或新增数据】,可以避免数据重复。我们使用”学号“作为唯一标识定位数据,当目标表单中已经存在同一学生的数据时,执行修改动作;不存在时,执行新增动作。

  • 如果【迎新表】中新生退学,在【迎新表】中删除学生后,【学籍表】中将该学生信息同步删除。


二、学生休学、复学

痛点: 学生休学后,若不及时删除该学生的信息,往往会影响考试成绩登记和各种学生数据汇总。而为了便于学生复学后尽快恢复档案,需要将该生档案备份。多表之间的数据迁移往往耗时耗力。

解决方案: 学生休学时,删除【学籍表】中的该生记录,智能助手将自动备份该生的档案信息到【休学学生】表单。


三、班主任变更

痛点: 许多与学生相关的表单中,都有班主任字段,所以当班主任变更时,这些表单中的班主任字段就需要及时更换,方便新班主任获得相关的权限。 手工核查调整耗时耗力,还面临漏改错改的风险。

解决方案: 【班级基础信息表】中的班主任字段发生修改时,通过智能助手自动修改【学籍表】中学生的班主任字段,方便新班主任打开这些表单时,获得查阅,审核,修订本班学生的相关权限。


四、教师离职

痛点: 教师离职后,还要把与该教师相关的【教师任课表】等表单中的相关记录删除,同时还要为该教师备份档案到【离职教师】表单中,方便未来学校查阅或教师复职。手工核查调整耗时耗力,还面临漏改错改的风险。

解决方案: 从【教师基础信息表】中删除该教师数据后,通过智能助手自动删除【教师任课表】等表单中的教师数据,并自动在【离职教师】中新增数据。


五、教务调课

痛点: 某些老师生病请长假或者外出培训,经常需要把他的课临时调给其他老师,而一个老师有十几节课,一旦涉及调课就要动2位以上老师的课程。与课程相关的表单较多,如果手动操作,容易出现遗漏或重复等问题。

解决方案: 设计一张【调课】表单,添加调课记录后,通过智能助手自动在【教师任课表】中修改数据。调课的类型多样,下面以两位教师单节课互换为例。

智能助手设计思路:

  • 触发动作设置为:【调课】表新增数据,且调课类型为“AB单节互换“。
  • 执行动作需要两个,一个是通过过滤条件找出A教师要换的那节课,把教师换成B;另一个是找出B教师要换的那节课,把教师换成A。

智能助手功能本身并不复杂,找到合适的业务场景善加应用,一定会起到事半功倍的效果!


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