如何高效进行合同管理?


智能助手功能简介

【智能助手】是处理业务数据的黑科技。在一张表单新增或修改数据后,当满足一定触发条件,智能助手会同步新增或修改另外多张表单的数据。进而实现自动同步更新数据、自动发起流程等智能化操作,大大解放人力,助力企业打造智能化的业务系统。


一、企业简介

浙江三狮南方新材料有限公司是全球最大的综合性建材产业集团中国建材集团的子公司,隶属中国建材股份,为南方水泥的核心企业之一。公司注册资金10亿元,现有商品混凝土企业近30家,矿业公司1家,主要分布在浙江省杭绍区域及衢州地区。业务范围涉及商品混凝土的生产与销售、PC业务、建筑石料生产与销售、物流、贸易等。是浙江省大型重点工程项目和城市建设的材料主供商。


二、业务场景

作为一个集团化管理的商混企业,合同的执行管理是日常管控的重点。

合同审批时,主要关注的是客户基本信息、客户信用、合同价格、付款条件等10多项内容。

而合同的日常管理,则涉及到工程进度、付款情况、供货计划、人员信息、担保诉讼等上百项内容,并且需要特别针对这些重点关注的内容做各种推送提醒。


三、核心痛点

1、基于以上业务场景,一份合同往往需要录入两个表单——《合同审批单》和《合同应收管理》。

“我们下属有30家商混企业,每年合同数3000个以上,每个合同重复录入两条数据,按5分钟录一个合同算,每年为此要额外花费15000分钟,使用者苦不堪言。”


2、混凝土合同洽谈时间周期长,一个合同从接洽、初次供货、临时合同的签订,到最终正式合同的签订往往要经历数月。所以,【临时供货合同】作为一个中间非必须环节却占据了全部合同量的一半以上。而正式合同签订后,若用传统流程+智能助手,会在《合同应收管理》表单中新生成一笔重复的合同记录。需要手工查找两条相同数据,将新的正式合同条款摘录、替换到原有的临供合同中,再删除新增的重复数据。

“这个过程往往遗漏了某个条款,或者删错数据,比新建一条数据的时间还要更长。每年为此大概要额外花费约10000分钟的工作量。”


四、解决方案

基于痛点1,使用智能助手【新增-新增】可以简单解决“一份数据两次录入”的问题。而再结合痛点2中提到的重复新增问题,我们会发现本案例非常适合用智能助手的修改或新增动作去实现。

当合同审批流程结束,并且合同类别为正式合同或者临供协议时,智能助手触发执行下列动作。

首先判断新增的合同审批项目是否已经存在在《合同应收管理》表单内,存在则代表此项目已走过合同审批流程,则无需重复新增,修改以下字段即可:比如合同类别,合同方量,商务条款等关键字段。

如判断合同审批项目不存在,则新增数据至《合同应收管理》表单内。

执行动作「修改或新增数据」 功能详解 视频教程


五、用户评价

目前的智能助手功能已经接近完美,至少能解决日常工作场景的99%以上的相关问题。

在我们这个案例中,仅仅使用了1个智能助手,就节约了每年至少两万分钟的重复劳动,相当于一个人每天无差错工作两个月。我们区区花了几百块钱一年的成本,就节约了至少10000元的工资,还保证第一时间完全不出差错的完成,值!

感谢智能助手为我们节省了更多的人力物力财力,希望简道云越来越好!


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