智能助手如何高效助力资产管理?


智能助手功能简介

【智能助手】是处理业务数据的黑科技。在一张表单新增或修改数据后,当满足一定触发条件,智能助手会同步新增或修改另外多张表单的数据。进而实现自动同步更新数据、自动发起流程等智能化操作,大大解放人力,助力企业打造智能化的业务系统。


本案例详述的「资产管理解决方案」安装链接: 资产管理模板

企业简介

溢达集团是一家全球领先的纵向一体化棉纺服装制造商,集团成立于1978年,目前已发展成为纺织及成衣的全方位产品服务供应商,年营业额高达13亿美元。


一、业务场景

「固定资产管理」

  • 固定资产管理是公司行政管理的重头戏,它直接影响到企业运营成本与产品成本,也影响企业年审和财报。
  • 如果平时不规范化执行,年终面对上上下下、大大小小、成百上千件物资要进行盘点整理的时候,会是十分痛苦且低效的事情。
  • 公司所有IT设备的资产管理,其中包括:设备台账管理,软件授权管理,资产状态实时跟踪(申领、借用、转移、归还、维修、报废等业务操作实时变更资产状态),资产定期盘点

二、核心痛点

1、资产状态变更不及时,变更过程容易错改或漏改

文件传递效率影响资产状态变更,变更时业务员需要同时在业务表和资产总表中同时修改资产状态,人为变更较多资产状态时难免会出现漏改错改

2、资产管理方式限制了定期盘存的工作效率,资产盘点费时费力

3、信息化程度低,资产管理分析可视化程度低

之前都是纸质化记录+Excel定期整理传递,耗费人力的同时数据容易出错,各环节工作效率不高


三、解决方案

本案例详述的资产管理解决方案安装链接: 资产管理模板

1、借助智能助手,实现资产状态同步变更,高效准确,解放人力

  • 资产设备服役期内使用状态会涉及多次变更:申领、借用、转移、归还、维修、报废
  • 规范的管理模式为「资产总表+资产状态变更业务表」,总表不开放编辑权限仅作汇总展示,多张业务表分别记录相应的业务操作记录,过程数据分类沉淀,便于定期回溯和落实责任
  • 业务员只需在相应业务表完成资产调动操作即可,通过智能助手同步新增或修改数据,资产总表内相应的资产状态会实时更新,高效准确的同时也避免了人为修改出错的风险
  • PC端或移动端均可操作,适应企业复杂多样的操作环境

业务流程图及对应的智能助手: 以「资产新增记录」智能助手举例,其余子业务可以下载demo进入表单和智能助手设置界面详细研究:

  • 在「资产新增记录表」中录入新购的设备信息
  • 通过设备编号去重校验并触发智能助手,在「资产总表」中修改或新增数据
  • 「资产总表」中若存在相同设备编号的设备,则更新该设备的相应信息;若不存在该设备编号的设备,则新增一条该设备的数据信息;总之确保「资产总表」中每个设备编号仅存一条数据,避免数据冗余
  • 执行动作「修改或新增数据」 功能详解 视频教程

2、借助智能助手,高效完成资产盘点,产出盘存报告

  • 建立「资产盘点操作表」,通过手机扫码识别设备编号,多人同时开展盘库工作
  • 完成盘库操作提交数据后,通过智能助手在「资产总表」中将盘库状态字段自动修改为「已盘库」,后续在仪表盘中即可进行库存盘点分析
  • 「盘点操作表」可以根据企业盘库需求自行增删字段

3、借助简道云实现资产数字化管理、可视化分析

  • 通过智能助手,将多张业务表的数据实时汇总整理至「资产总表」,进而建立仪表盘,通过强大的数据分析组件,实时查看各项指标数据及其变化趋势,随时随地掌握资产概况!

四、用户评价

借助智能助手,完美解决了多张表单间可能存在数据不一致的问题,使得资产管理工作更加高效智能,解放人力的同时实现过程数据可追踪,更加利于企业精细化管理。总之,智能助手是一个非常棒的功能!

——常州溢达服装有限公司-资讯科技部 经理 / 张煜先生



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