如何实现智能高效的人事管理?


智能助手功能简介

【智能助手】是处理业务数据的黑科技。在一张表单新增或修改数据后,当满足一定触发条件,智能助手会同步新增或修改另外多张表单的数据。进而实现自动同步更新数据、自动发起流程等智能化操作,大大解放人力,助力企业打造智能化的业务系统。


本案例详述的「人事管理解决方案」安装链接: 人事管理模板

企业简介

南京消防器材股份有限公司(以下简称中国南消),始建于一九五八年(前身为南京消防器材厂),现坐落于南京江宁国家高新技术产业园。是一家拥有研发设计-产品制造-实验检测-产品销售-工程施工-服务培训完整产业链的国内消防企业,是高新技术企业。公司技术中心先后被相关政府机构评定为江苏省消防工程技术研究中心、江苏省企业技术中心、南京市工业设计中心。


一、业务场景

「人事管理」

  • 人事管理是一项业务繁杂、数据量大、实时性要求较高的工作
  • 涉及招聘需求规划,人事招聘,员工实习、试用与转正,员工合同续约与解约等
  • 传统的人力资源服务则是完全依靠线下人力来解决问题,显然效率低下

二、核心痛点

1、内部招聘需求传达不及时,跨部门协作效率不高

各个部门均会有人才招聘需求,之前都是部门内定期集中整理好后递交人事部,这个过程难免会有部分招聘需求传递不及时等问题发生

2、员工转正、续约等合同信息变更不及时,通知滞后


三、解决方案

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1、借助智能助手,实现招聘需求实时传递,过程自动化,协作高效

  • 各个部门产生新的招聘需求时仅需在「招聘需求申请登记表」中填写相应的招聘需求
  • 进行部门负责人和行政负责人的逐级审批
  • 审批通过后,需要对外发布招聘信息的职位会通过智能助手自动在「对外发布招聘需求登记表」中修改或新增一条招聘信息。此处用修改或新增动作主要是因为「对外发布招聘需求登记表」中有可能已经存在同一条招聘信息了,此时智能助手就会在该条信息上更新数据;如果不存在该条招聘信息,智能助手则直接新增该条招聘信息
  • 人事部门仅需每天查看「对外发布招聘需求登记表」中的数据即可,有新数据产生即更新发布,省去了之前的跨部门沟通
  • 执行动作修改或新增数据 功能详解 视频教程

智能助手设置截图:

具体的表单设计和智能助手设计可以下载demo进入应用设置界面详细研究


2、借助智能助手,实现员工合同信息的及时更新,及时通知

  • 当员工试用期满后在「员工试用期满总结登记表」中完成转正申请或员工劳动合同到期后在「员工劳动合同续签登记表」中完成续签申请
  • 通过智能助手实时更新进「员工劳动合同签订查询表」中,供员工实时查看自己的合同状态,无需人工反复对接,节省人力成本
  • 合同信息都汇总至「员工劳动合同签订查询表」中,设置根据表单日期时间字段提醒的功能后,当合同快到期的时候,简道云会自动提醒相应员工进行后续续约等工作流程

智能助手设置截图: 「员工劳动合同续签登记」业务的表单设计和智能助手设计可以下载demo进入应用设置界面详细研究


四、用户评价

利用智能助手,很好解决了数据新增或修改后的数据同步问题。新增数据同步添加填报新的数据,简化了数据录入的流程。而修改数据同步触发原始单据修改,很好解决了数据流一致性的问题。智能助手,应用场景很多,值得在数据管理环节推广应用!

——南京消防器材股份有限公司-企业数字化管理办公室 经理 / 袁建红先生



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