外资企业在中国:复杂的纸质文档如何数字化?

简道云功能强大、组合性强,可以根据客户不同需求进行调节,来满足客户的要求。简道云服务人员态度很好,签过合同后负责到底,遇到小问题时,会以最快速度帮忙解决,让我们感受到不仅仅买到了产品,同时也买到了后续的长期服务。

——上海宝峨机械有限公司 HSE & Facility Engineer 卢晓明


一、企业简介


宝峨集团成立于1790年,至今已有两百多年历史,总部位于德国巴伐利亚州舒本豪森市。上海宝峨机械有限公司是宝峨集团的子公司,主营机械维修与组装业务,在行业处领先地位。


二、核心需求


公司上下很多员工需要外出谈业务、施工,很多复杂的纸质文档需要来回寄送,在这过程中很多难题亟待解决:


三、解决方案


宝峨集团通过简道云,针对过去遇到的管理难题想出了有效的解决方案:


四、实施效果


1)信息传输

过去:很多信息(比如售后人员的外出自查纸质报告)需要靠快递寄送;

现在:所有信息都通过线上传输来完成,实时上传,对方实时获取,且所有数据自动汇总到数据库。


2)查询分析

过去:台账记录都是纸质,不能够快速查询,后期分析还要靠人工;

现在:通过简道云统计数据,可以在线查询信息,并对数据进行分析。


3)培训考核

过去:对新进员工需要通过纸笔完成考核,而且考官要挨个核对回答对错;

现在:配合简道云函数,可以自动核对成绩,当场手机考完成绩就可以出来。


4)物资申请

过去:领导常出差,员工在遇到各种审批场景时,找不到人签字,流程处理速度也很慢;

现在:团队成员打开企业微信,即可使用简道云发起流程、接收提醒,不再限制流程处理时间与地点。


5)设备管理

过去:设备全靠纸质文档和人员现场核对,无法直观看到设备状态;

现在:通过简道云二维码数据链接功能,实现“一物对一码”,手机对准设备扫描二维码,即可查看/更新设备状态。


可参考简道云模板: 「设备管理与巡检」


6)人事管理

过去:请假需要写纸质假条,再挨个层级跑腿审批,人事统计加班工时也需要手动计算,事情琐碎且多;

现在:员工直接手机录入请假等信息,人事无需手动计算,所有考勤信息一目了然。


此外,宝峨机械在资产管理、供应商管理等方面也都搭建了简道云应用,通过简道云的自定义流程、智能提醒、自定义报表等功能,真正实现了企业全方位的数据化管理。


五、案例价值小结

很多企业存在各种各样的复杂文档,简单将文档上传到线上,不仅查询、协作麻烦,也很难提取文档中的高价值信息,如何将纸质文档高效数字化成为很多企业面临的问题。

宝峨机械面对这些问题时,灵活地使用简道云,在大到人员培训、设备管理、资产管理、费用台账管理,小到物品领用、快递签收等方面都搭建了管理应用。员工能随时随地录入数据、数据也能实时汇总,帮助企业形成丰富的数据资产,值得被更多遇到类似问题的企业借鉴。


点击下载:宝峨机械案例分析PPT

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