外资企业在中国：复杂的纸质文档如何数字化？

一、企业简介

宝峨集团成立于1790年，至今已有两百多年历史，总部位于德国巴伐利亚州舒本豪森市。上海宝峨机械有限公司是宝峨集团的子公司，主营机械维修与组装业务，在行业处领先地位。

二、核心需求

公司上下很多员工需要外出谈业务、施工，很多复杂的纸质文档需要来回寄送，在这过程中很多难题亟待解决：

三、解决方案

宝峨集团通过简道云，针对过去遇到的管理难题想出了有效的解决方案：

四、实施效果

1）信息传输

过去：很多信息（比如售后人员的外出自查纸质报告）需要靠快递寄送；

现在：所有信息都通过线上传输来完成，实时上传，对方实时获取，且所有数据自动汇总到数据库。

2）查询分析

过去：台账记录都是纸质，不能够快速查询，后期分析还要靠人工；

现在：通过简道云统计数据，可以在线查询信息，并对数据进行分析。

3）培训考核

过去：对新进员工需要通过纸笔完成考核，而且考官要挨个核对回答对错；

现在：配合简道云函数，可以自动核对成绩，当场手机考完成绩就可以出来。

4）物资申请

过去：领导常出差，员工在遇到各种审批场景时，找不到人签字，流程处理速度也很慢；

现在：团队成员打开企业微信，即可使用简道云发起流程、接收提醒，不再限制流程处理时间与地点。

5）设备管理

过去：设备全靠纸质文档和人员现场核对，无法直观看到设备状态；

现在：通过简道云二维码数据链接功能，实现“一物对一码”，手机对准设备扫描二维码，即可查看/更新设备状态。

可参考简道云模板：「设备管理与巡检」

6）人事管理

过去：请假需要写纸质假条，再挨个层级跑腿审批，人事统计加班工时也需要手动计算，事情琐碎且多；

现在：员工直接手机录入请假等信息，人事无需手动计算，所有考勤信息一目了然。

此外，宝峨机械在资产管理、供应商管理等方面也都搭建了简道云应用，通过简道云的自定义流程、智能提醒、自定义报表等功能，真正实现了企业全方位的数据化管理。

五、案例价值小结

很多企业存在各种各样的复杂文档，简单将文档上传到线上，不仅查询、协作麻烦，也很难提取文档中的高价值信息，如何将纸质文档高效数字化成为很多企业面临的问题。

宝峨机械面对这些问题时，灵活地使用简道云，在大到人员培训、设备管理、资产管理、费用台账管理，小到物品领用、快递签收等方面都搭建了管理应用。员工能随时随地录入数据、数据也能实时汇总，帮助企业形成丰富的数据资产，值得被更多遇到类似问题的企业借鉴。