127座油气站如何无纸化管理？

一、企业简介

北京中油公交石油销售有限公司（以下简称中油公交）成立于2006年5月，是中石油与公交集团强强联合下的战略型合作企业。作为中国最大、最有经验的橇装式加油（液）装置专业化管理公司，中油公交公司的127座油气站、主管油气站的运营部、财务部、维修人员、办公室，以及中油公交的客户都在使用简道云。

二、企业核心问题

1）数据管理问题：

受公司两大股东方影响，中油的油气站数据填写重复性非常高，不仅报表多、用于传输报表的计算机故障率也高，管理成本高居不下。

2）设备管理问题：

公司有127座油气站，网点多、分布广、跨度大，固定资产管理难度非常高，资产盘点不仅耗时费力还不及时，常面临实物与账单常无法匹配的问题。

3）运输管理问题：

在遇到液体发付/运输/接卸/销售/储存等环节时，不仅需要耗费大量时间精力去监督，监督过程中也难及时发现问题并堵塞漏洞，易给企业带来巨大损失。

4）维修工具问题：

油气站的维修工具被多人使用，常出现“买一批丢一批”的问题，后期也查不清最后借用人到底是谁，各站点维修工具的去向成谜。

三、过去解决核心问题的办法

1）过去如何解决数据管理问题？

投入更多人力：公司通过增加油气站定员数量、增设统计岗人员等加人的方式，来完成每日报表填报/审批/报表编制/存档等工作。

2）过去如何解决设备管理问题？

全员加班加点：遇到盘点时，业务部、财务门暂停日常工作，加班加点将所有油气站跑一遍，完成资产盘点工作。

3）过去如何解决运输管理问题？

加人&花重金：公司会花重金进行多项硬件改造工作（如安装GPS定位系统等），并投入更多人力实现全环节的数据追踪与比对。

4）过去如何解决维修工具问题？

限制员工使用：公司将工具固定在少数的固定员工手中，以减慢维修效率为代价，确保工具少丢失。

四、简道云解决方案

1）如何解决数据管理问题？——用简道云搭建【进销存管理系统】

中油公交是一家大型股份制企业，受两大股东方同时管理，在管理层级、权限设置、流程审批、报表填报责任方面严于同级企业数倍，导致120余座加油站的报表账册“堆积如山”。

方案设计：为了解决数据量大和管理复杂的问题，公司从以下几个方面提出了解决问题的方案：

业务无纸化：过去11本纸质报表，现用3张简道云表单实现业务的传递，信息存档/查询超方便；
智能提醒：为定期开展的工作设置精准提醒时间，提高工作效率；
流程审批：通过流程设计完成日常进销存业务的全部流转，让信息传达更加及时、便捷、高效；
数据分析：通过线上多样报表满足公司5个部门对报表的需求，降低油气站工作人员的工作量；
多端办公：满足办公室人员的电端办公、加油站人员的手机办公的需求。

实施效果展示：

【进销存管理系统】实施后，节省了127台电脑工控机70万元的更新、维修费，宽带及无线网卡也变为0支出，节约18万/年，多种报表帐册纸张节约8万元/年。

2）如何解决设备管理问题？——用简道云搭建【设备&维修管理系统】

中油公交过去在面对设备管理问题上，遇到如下问题：

盘点成本高：公司加油/气站网点多、分布范围广，以往每逢盘点时，总公司运营部、财务部全员倾巢出动，兵分几路花费至少一周多的时间将各门店存货清点一遍；
物资不匹配：小型设备流动性大，在实际盘点过程中，往往会出现资产台账记录与设备实际存放地址不符的问题。公司为降低采购成本，各网点配备设备均为批量采购，外观型号都一样，盘点难度更大。
维修步骤繁：过去从维修任务开始到结束，起码需要经过“4个人+6通电话”才能完成，耗时耗力，而且维修记录也不够清晰，任务追踪和维修质量判断都难以做到让人满意。

解决方案设计：中油公交为设备定义专属二维码，贴在对应设备上。油气站的当班员工手机对准设备扫描二维码，该扫码员工自动更新为该设备的保管人。

实施效果展示：公司摒弃了每年2次的传统盘点模式，开启对设备的“定期盘点+不定期抽查”的模式，只要财务管理人员需要，各网点员工直接扫码，15分钟内即可完成127个网点的设备盘点工作。

由于【设备管理系统】为公司管理带来极大便利，中油公交随后又在“设备管理系统”的基础上配套添加了【设备报修系统】。

过去设备维修是“4个人+6通电话”的模式，过程非常复杂：

而现在的设备维修是“2个人+1条报修记录”的维修模式，非常方便：

可参考简道云模板：设备管理与巡检系统

3）如何解决运输管理问题？——用简道云搭建【成品油卸油管理系统】

过去中油公交在运输管理上，遇到如下问题：

环节复杂、空子多：一座加油站的重要管控环节之一就是把好进油关，从油库发油、到车队运输、再到加油站卸油，任何一个环节都会出现管理漏洞，并成为不守规则的人钻空子的机会。
原应对方案成本高、效果差：各大石油公司为堵塞漏洞，不惜花重金给运输油罐车安装GPS定位系统，改造油库、运输油罐车及加油站的发付与接卸口，指望通过硬件监控环节中的漏洞，但这种做法在初期收获一定的效果后，后期亏量仍在持续上升。

解决方案设计：当油罐车从油库运油时，油库会直接将运输数据发送给收油员工→油罐车到站后，收油员工会按照油库传来的数据核对验收，并上传验收数据。如发现损耗量超出公司要求，系统自动发起警报，立即通知管理人员扣留油罐车，待异常亏量被调查清楚后，运输罐车方能离站。

实施效果展示：

使用简道云搭建的“成品油卸油管理系统”后，中油公交可以掌握油库到加油站的全环节数据。如今单看成品油卸油环节亏量，从使用软件前平均单车47升控制降低到19升/车，年可堵塞漏洞高达260万元，创北京地区成品油数质量管理水平新高。

4）如何解决维修工具管理问题？——用简道云搭建【维修工具管理系统】

过去中油公交工具在127座油气站、400多名员工手中来回流动，结果就是“买一批丢一批” ，且很难追查最终使用人或保管人。维修工具管理成为公司耗费成本高却依然难管理的问题。

方案设计：中油公交为每一件工具固定二维码，这就是这件工具的身份证。员工在拿到工具时使用简道云扫码，工具就与领取的员工牢牢绑定在了一起。当有其他员工需要借用这件工具时，直接扫码，新员工将自动变更为领用人。

实施效果展示:

中油公交使用了“维修工具管理系统”后，每件工具的去向变得实时可查且准确无误，从此公司再没有丢失过任何一件工具，为公司免去了购置服务器的支出约15万元。

五、案例价值小结

很多企业像中油公交一样，企业业务非常复杂、信息化需求比较个性化。在此案例中，中油公交在简道云中间服务商的帮助下，搭建了进销存、固定资产管理、报修管理、运输管理等多角度的管理应用，每一类管理应用都值得更多有类似需求的企业借鉴。

注：本案例中所有解决方案由简道云中间服务商北京翔安宏宇公司提供。

案例分析PDF下载地址：中油公交案例分析pdf