127座油气站如何无纸化管理?

简道云是一款性价比非常高的软件,电脑、苹果手机和安卓手机均可使用,能同时满足机关管理人员使用电脑办公、户外工作人员使用手机端办公的需求。 现在我们公司的经营数据存放于简道云服务器上,应用得到了简道云公司专业化的维护,无需投入巨资购置自己的服务器,极大降低了公司对营业网点的硬件投入、管理、维修维护费用。

—— 中油公交 运营经理 严鹏


一、企业简介



北京中油公交石油销售有限公司(以下简称中油公交)成立于2006年5月,是中石油与公交集团强强联合下的战略型合作企业。作为中国最大、最有经验的橇装式加油(液)装置专业化管理公司,中油公交公司的127座油气站、主管油气站的运营部、财务部、维修人员、办公室,以及中油公交的客户都在使用简道云。


二、企业核心问题



1)数据管理问题:

受公司两大股东方影响,中油的油气站数据填写重复性非常高,不仅报表多、用于传输报表的计算机故障率也高,管理成本高居不下。


2)设备管理问题:

公司有127座油气站,网点多、分布广、跨度大,固定资产管理难度非常高,资产盘点不仅耗时费力还不及时,常面临实物与账单常无法匹配的问题。


3)运输管理问题:

在遇到液体发付/运输/接卸/销售/储存等环节时,不仅需要耗费大量时间精力去监督,监督过程中也难及时发现问题并堵塞漏洞,易给企业带来巨大损失。


4)维修工具问题:

油气站的维修工具被多人使用,常出现“买一批丢一批”的问题,后期也查不清最后借用人到底是谁,各站点维修工具的去向成谜 。


三、过去解决核心问题的办法


1)过去如何解决数据管理问题?

投入更多人力:公司通过增加油气站定员数量、增设统计岗人员等加人的方式,来完成每日报表填报/审批/报表编制/存档等工作。


2)过去如何解决设备管理问题?

全员加班加点:遇到盘点时,业务部、财务门暂停日常工作,加班加点将所有油气站跑一遍,完成资产盘点工作。


3)过去如何解决运输管理问题?

加人&花重金:公司会花重金进行多项硬件改造工作(如安装GPS定位系统等),并投入更多人力实现全环节的数据追踪与比对。


4)过去如何解决维修工具问题?

限制员工使用:公司将工具固定在少数的固定员工手中,以减慢维修效率为代价,确保工具少丢失。


四、简道云解决方案



1)如何解决数据管理问题?——用简道云搭建【进销存管理系统】


中油公交是一家大型股份制企业,受两大股东方同时管理,在管理层级、权限设置、流程审批、报表填报责任方面严于同级企业数倍,导致120余座加油站的报表账册“堆积如山”。


方案设计: 为了解决数据量大和管理复杂的问题,公司从以下几个方面提出了解决问题的方案:



  • 业务无纸化: 过去11本纸质报表,现用3张简道云表单实现业务的传递,信息存档/查询超方便;

  • 智能提醒: 为定期开展的工作设置精准提醒时间,提高工作效率;

  • 流程审批: 通过流程设计完成日常进销存业务的全部流转,让信息传达更加及时、便捷、高效;

  • 数据分析: 通过线上多样报表满足公司5个部门对报表的需求,降低油气站工作人员的工作量;

  • 多端办公: 满足办公室人员的电端办公、加油站人员的手机办公的需求。


实施效果展示:



【进销存管理系统】实施后,节省了127台电脑工控机70万元 的更新、维修费,宽带及无线网卡也变为0支出,节约18万/年,多种报表帐册纸张节约8万元/年。


2)如何解决设备管理问题?——用简道云搭建【设备&维修管理系统】


中油公交过去在面对设备管理问题上,遇到如下问题:


  • 盘点成本高: 公司加油/气站网点多、分布范围广,以往每逢盘点时,总公司运营部、财务部全员倾巢出动,兵分几路花费至少一周多的时间将各门店存货清点一遍;

  • 物资不匹配: 小型设备流动性大,在实际盘点过程中,往往会出现资产台账记录与设备实际存放地址不符的问题。公司为降低采购成本,各网点配备设备均为批量采购,外观型号都一样,盘点难度更大。

  • 维修步骤繁: 过去从维修任务开始到结束,起码需要经过“4个人+6通电话”才能完成,耗时耗力,而且维修记录也不够清晰,任务追踪和维修质量判断都难以做到让人满意。


解决方案设计: 中油公交为设备定义专属二维码,贴在对应设备上。油气站的当班员工手机对准设备扫描二维码,该扫码员工自动更新为该设备的保管人。



实施效果展示: 公司摒弃了每年2次的传统盘点模式,开启对设备的“定期盘点+不定期抽查”的模式,只要财务管理人员需要,各网点员工直接扫码,15分钟内即可完成127个网点 的设备盘点工作。



由于【设备管理系统】为公司管理带来极大便利,中油公交随后又在“设备管理系统”的基础上配套添加了【设备报修系统】。

过去设备维修是“4个人+6通电话”的模式,过程非常复杂:



而现在的设备维修是“2个人+1条报修记录”的维修模式,非常方便:



可参考简道云模板: 「设备管理与巡检」


3)如何解决运输管理问题?——用简道云搭建【成品油卸油管理系统】

过去中油公交在运输管理上,遇到如下问题:

  • 环节复杂、空子多: 一座加油站的重要管控环节之一就是把好进油关,从油库发油、到车队运输、再到加油站卸油,任何一个环节都会出现管理漏洞,并成为不守规则的人钻空子的机会。
  • 原应对方案成本高、效果差: 各大石油公司为堵塞漏洞,不惜花重金给运输油罐车安装GPS定位系统,改造油库、运输油罐车及加油站的发付与接卸口,指望通过硬件监控环节中的漏洞,但这种做法在初期收获一定的效果后,后期亏量仍在持续上升。

解决方案设计: 当油罐车从油库运油时,油库会直接将运输数据发送给收油员工→油罐车到站后,收油员工会按照油库传来的数据核对验收,并上传验收数据。如发现损耗量超出公司要求,系统自动发起警报,立即通知管理人员扣留油罐车,待异常亏量被调查清楚后,运输罐车方能离站。



实施效果展示:



使用简道云搭建的“成品油卸油管理系统”后 ,中油公交可以掌握油库到加油站的全环节数据。如今单看成品油卸油环节亏量,从使用软件前平均单车47升控制降低到19升/车,年可堵塞漏洞高达260万元,创北京地区成品油数质量管理水平新高。


4)如何解决维修工具管理问题?——用简道云搭建【维修工具管理系统】


过去中油公交工具在127座油气站、400多名员工手中来回流动,结果就是“买一批丢一批” ,且很难追查最终使用人或保管人。维修工具管理成为公司耗费成本高却依然难管理的问题。

方案设计: 中油公交为每一件工具固定二维码,这就是这件工具的身份证。员工在拿到工具时使用简道云扫码,工具就与领取的员工牢牢绑定在了一起。当有其他员工需要借用这件工具时,直接扫码,新员工将自动变更为领用人。

实施效果展示:

中油公交使用了“维修工具管理系统”后,每件工具的去向变得实时可查且准确无误,从此公司再没有丢失过任何一件工具,为公司免去了购置服务器的支出约15万元。


五、案例价值小结


很多企业像中油公交一样,企业业务非常复杂、信息化需求比较个性化。在此案例中,中油公交在简道云中间服务商的帮助下,搭建了进销存、固定资产管理、报修管理、运输管理等多角度的管理应用,每一类管理应用都值得更多有类似需求的企业借鉴。


注:本案例中所有解决方案由简道云中间服务商北京翔安宏宇公司提供。


- 案例分析PDF下载地址:中油公交案例分析PDF

**- 本文中涉及的设备管理方案地址:查看方案并安装模板 **

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