智能化一年,高效管理3000+合同,节约至少2万分钟!

一、浙江三狮南方新材料有限公司

三狮南方是全球最大的综合性建材产业集团中国建材集团的子公司,隶属中国建材股份,为南方水泥的核心企业之一。

公司坚持“联合重组、优化布局、市场协同、管理整合、技术进步”的发展方针,公司注册资金10亿元,现有商混企业28家,产能2542万方,商混综合产能位居浙江省内第一。

业务范围涉及商品混凝土的生产与销售、PC业务、建筑石料生产与销售、物流、贸易等,是浙江省大型重点工程项目和城市建设的材料主供商。


二、合同管理的重点

作为一个集团化管理的商混企业,合同的执行管理是日常管控的重点。

合同审批时,主要关注的是客户基本信息、客户信用、合同价格、付款条件等10多项内容。

而合同的日常管理,则涉及到工程进度、付款情况、供货计划、人员信息、担保诉讼等上百项内容,并且需要特别针对这些重点关注的内容做各种推送提醒。


三、智能优化合同管理效率


1、对重复录入带来的时间浪费的优化


由于业务流程需要,一份合同往往需要录入两个表格:【合同审批单】和【合同应收管理】,这一工作看似轻巧,实则数量庞大:

“我们下属有30家商混企业,每年合同数3000个以上,每个合同重复录入两条数据,按5分钟录一个合同算,每年为此要额外花费15000分钟,使用者苦不堪言。”


这个“一份数据两次录入”的难题,三狮南方通过设置智能助手的【新增-新增】动作已经简单解决。更令他们头疼的是下面要分享的关于数据修改的难题。


2、对修改原有数据的麻烦操作的优化


混凝土合同洽谈时间周期长,一个合同从接洽、初次供货、临时合同的签订,到最终正式合同的签订往往要经历数月。

所以,【临时供货合同】作为一个中间非必须环节,占据了全部合同量的一半以上。

而正式合同签订后,若用传统流程+智能助手,会在【合同应收管理】表单中新生成一笔重复的合同记录,就需要手工查找两条相同数据,将新的正式合同条款摘录、替换到原有的临供合同中,再删除新增的重复数据。

“这个过程往往遗漏了某个条款,或者删错数据,比新建一条数据的时间还要更长。每年为此大概要额外花费约10000分钟的工作量。”


这个问题,非常适合利用【智能助手】的“修改”或“新增”动作去实现。实际上三狮南方也是如此做的。


  • 图为:合同管理-智能助手


  • 细节设置


当合同审批流程结束,并且合同类别为正式合同或者临供协议时,智能助手触发执行下列动作。



首先,判断——新增的合同审批项目在表单【合同应收管理】是否已经存在?

存在,则代表此项目已走过合同审批流程,则无需重复新增,修改以下字段即可:比如合同类别,合同方量,商务条款等关键字段。


如判断合同审批项目不存在,则新增数据至【合同应收管理】表单内。

以上。


三狮南方有话说

目前的智能助手功能已经接近完美,至少能解决日常工作场景的99%以上的相关问题。

我们仅仅使用了1个智能助手,就节约了每年至少两万分钟的重复劳动,相当于一个人每天无差错工作两个月。花了几百块钱一年的成本,就节约了至少10000元的工资,还保证第一时间完全不出差错的完成,感谢智能助手为我们节省了更多的人力物力财力,希望简道云越来越好!

本文是否对您有帮助?
 有帮助
 没帮助
您是否遇到了以下问题?
如需获取即时帮助,请联系技术支持