智能化一年，高效管理3000+合同，节约至少2万分钟！

一、浙江三狮南方新材料有限公司

三狮南方是全球最大的综合性建材产业集团中国建材集团的子公司，隶属中国建材股份，为南方水泥的核心企业之一。

公司坚持“联合重组、优化布局、市场协同、管理整合、技术进步”的发展方针，公司注册资金10亿元，现有商混企业28家，产能2542万方，商混综合产能位居浙江省内第一。

业务范围涉及商品混凝土的生产与销售、PC业务、建筑石料生产与销售、物流、贸易等，是浙江省大型重点工程项目和城市建设的材料主供商。

二、合同管理的重点

作为一个集团化管理的商混企业，合同的执行管理是日常管控的重点。

合同审批时，主要关注的是客户基本信息、客户信用、合同价格、付款条件等10多项内容。

而合同的日常管理，则涉及到工程进度、付款情况、供货计划、人员信息、担保诉讼等上百项内容，并且需要特别针对这些重点关注的内容做各种推送提醒。

三、智能优化合同管理效率

1、对重复录入带来的时间浪费的优化

由于业务流程需要，一份合同往往需要录入两个表格：【合同审批单】和【合同应收管理】，这一工作看似轻巧，实则数量庞大：

“我们下属有30家商混企业，每年合同数3000个以上，每个合同重复录入两条数据，按5分钟录一个合同算，每年为此要额外花费15000分钟，使用者苦不堪言。”

这个“一份数据两次录入”的难题，三狮南方通过设置智能助手的【新增-新增】动作已经简单解决。更令他们头疼的是下面要分享的关于数据修改的难题。

2、对修改原有数据的麻烦操作的优化

混凝土合同洽谈时间周期长，一个合同从接洽、初次供货、临时合同的签订，到最终正式合同的签订往往要经历数月。

所以，【临时供货合同】作为一个中间非必须环节，占据了全部合同量的一半以上。

而正式合同签订后，若用传统流程+智能助手，会在【合同应收管理】表单中新生成一笔重复的合同记录，就需要手工查找两条相同数据，将新的正式合同条款摘录、替换到原有的临供合同中，再删除新增的重复数据。

“这个过程往往遗漏了某个条款，或者删错数据，比新建一条数据的时间还要更长。每年为此大概要额外花费约10000分钟的工作量。”

这个问题，非常适合利用【智能助手】的“修改”或“新增”动作去实现。实际上三狮南方也是如此做的。

当合同审批流程结束，并且合同类别为正式合同或者临供协议时，智能助手触发执行下列动作。

首先，判断——新增的合同审批项目在表单【合同应收管理】是否已经存在？

存在，则代表此项目已走过合同审批流程，则无需重复新增，修改以下字段即可：比如合同类别，合同方量，商务条款等关键字段。

如判断合同审批项目不存在，则新增数据至【合同应收管理】表单内。

以上。

三狮南方有话说

目前的智能助手功能已经接近完美，至少能解决日常工作场景的99%以上的相关问题。

我们仅仅使用了1个智能助手，就节约了每年至少两万分钟的重复劳动，相当于一个人每天无差错工作两个月。花了几百块钱一年的成本，就节约了至少10000元的工资，还保证第一时间完全不出差错的完成，感谢智能助手为我们节省了更多的人力物力财力，希望简道云越来越好！