益心宜译:水灾中的方舟·豫晴平台和900名志愿者

在把简道云零代码开发的模式实践到公益行业的过程中,益心宜译越来越肯定这种模式可以为公益行业的数字化带来突破。益心宜译在公益项目数字化管理方面有成熟产品开发模式和丰富的运营经验,擅长和公益机构一同梳理产品需求,并依托简道云进行快速的定制开发并支持平台运营。

——益心宜译


一、案例背景


需求团队:

卓明是致力于解决灾害救援中信息不对称问题的公益机构,从 2010 年建立以来,参与到了国内外 100 余次的重大突发自然灾害响应的事件当中,与大量民间救灾组织建立了行动伙伴关系,可以直接对接到救援队或者是基金会,更好地为一线受灾群众服务。

开发团队:

益心宜译是面向公益机构提供细分领域专业服务的新锐机构,团队由资深公益人和数据专家组成,致力于通过精细分工和数据驱动,为公益机构定制高性价比的项目和筹资场景解决方案。益心宜译在公益项目数字化管理方面有成熟产品开发模式和丰富的运营经验,擅长和公益机构一同梳理产品需求,并依托简道云进行快速的定制开发并支持平台运营。



二、业务背景


7月20日河南发生特大水灾,卓明立即启动一级响应,开始救援和救助工作。救援工作是通过搭建紧急救助平台实现救援队与需求方的快速对接,最大程度减少灾害带来的直接生命损失。救助工作则侧重于在基础设施未修复、基本市场秩序未恢复、受灾群众不能自给自足的时候,在混乱中尽可能收集到全面而准确的灾民需求信息,为灾后生活秩序恢复及重建工作(即提供物资和服务等)创造条件。需注意的是,不同口径、渠道所收集到的需求信息可能因为过时或失实,使救助指挥者和决策者产生误判。

痛点:

1、需求难收集:灾民在混乱中难以由自己向可靠的渠道,传递完整、准确的需求信息。而救助工作一定要依托基层行政体系完成,由灾民个人发出的需求信息难以被有效响应。

2、数据难对齐:各类需求信息的格式不统一,物资名称、单位等等都存在很大的模糊性,无法聚合处理。

3、安全有风险:通过Excel或云文档收集信息的时候,无法精准分配使用者权限,有信息泄露或被破坏的风险。

4、数据难管理:各种渠道的二手转发信息存在大量过时或失实的情况,需要大量志愿者核对,但志愿者流动性和背景差异都很大,任何使用门槛都会造成人员流失。

5、数据难使用:现有方法记录各类需求变更的过程中,只能简单记录结果,无法记录并分析过程数据,也无法进行实时统计分析。由于缺乏便捷获取及时、准确的信息的方法,很可能导致救灾决策水平下降。

难点:

1、经费支出有限:绝大多数公益机构靠公众捐赠维持运营,但捐款热情更多在直接帮扶,而非提高项目效率,导致公益机构在进行数字化升级的时候付费能力有限。

2、团队缺乏经验:绝大多数公益机构人员紧张,缺少专业信息化团队,在数字化平台的开发和运营上都缺少经验。

3、公益行业特殊:公益场景的很多逻辑和商业差别很大,已有商业经验难以直接套用,绝大多数提供信息化服务的专业团队不了解公益场景,在需求梳理过程中需要花费大量时间达成共识,难以应对紧急需求。

必要性:

水灾已经发生,救助工作刻不容缓,有效的信息化平台可以极大提高相关工作的效率,提高群众灾后生活质量,减少社会救助资源的浪费。在这样的大背景下,卓明发现有一款因水灾而临时搭建起来的简道云应用,已经能回应很多关切,便与该应用的开发团队益心宜译沟通需求,快速梳理需求,重新搭建了“方舟·豫晴”平台。



三、解决方案


“方舟·豫晴”解决的核心问题是救助需求的信息不对称,所有平台的功能设计和工作方法都因此而生。最核心包括记录最新信息并展示“安置点/村组需求信息”表,和记录更新信息的“更新-安置点/村组信息”表,更新表在填报的时候读取“安置点/村组需求信息”表里,某个具体安置点的最新需求信息,更新完成后再通过智能助手覆盖到原表上。针对需求表中的具体内容,为了方便信息收集,则延展出多个相关的子表单,极大程度上减少使用中的信息错漏。


场景一:志愿者远程参与救灾

线上系统可以让志愿者的热情可以快速转化为实际工作。通过村村排的系统,志愿者可以在经过简单培训后,快速掌握基本的工作方法,组成工作小组完成相关工作。通过与一线安置点的远程沟通和代为填写提交的方式,完成一线需求、配给信息的采集和录入,确保系统内的数据可以在准确性和及时性上满足需求。

与安置点的沟通需要频繁进行、工作量极大,需要志愿者接力和协同才可以完成。系统为这种协同提供了可能,有超过900名志愿者在系统上进行协同作业,极大的提高了工作的有效性。而权限设置的差异,则让志愿者之间,可以通过分组等方式,完成信息的内部审核,让真实性更有保障。


场景二:支持决策

通过安置点物资需求信息采集和优先级标注,系统数据可以为资助方提供物资分配的依据。结合安置点交通状况的记录,确保物资可以用最恰当的方式运输到最急需的地方,缓解一线受灾群众的燃眉之急。

在支持政府灾后重建的领域,系统以行政单位抓手,面向不同层级政府的需求,搭建独立仪表盘,让政府决策过程可以更加流畅。


场景三:支持一线团队

在安置点的信息排查过程中,挖掘到的紧急信息会在录入系统的基础上,自动编辑成为一条可分享的文字信息,交送给一线队伍,使得紧急需求可以被优先响应。而被响应的紧急需求,则会更新系统内数据、停止相关推送,最大程度减少被误读并浪费救援资源的情况发生。



四、项目心得


在把简道云零代码开发的模式实践到公益行业的过程中,益心宜译越来越肯定这种模式可以为公益行业的数字化带来突破,也由此诞生了如下的可行愿景:

1、适配独特管理流程

公益的逻辑有相通之处,但是各家的管理流程可能都会不太一样,大家也都会有自己的道理来支持,所以一定是用平台或者应用来支撑每家机构的独特管理流程和目标。

2、最简化平台操作

大量的公益伙伴服务对象会自己使用这个平台,或者协作的对象或者服务的对象。那么无论是志愿者还是一个弱势群体,他们在用平台的时候,在接受一个数字化的过程的时候,可能确实并没有那么快,所以一定要让平台的操作尽可能地简化。对于轻代码平台,特别好的一点就是不需要有什么 APP ,直接就能够在 PC 和移动的双平台使用。

3、有效监测执行

有了上述群体的使用,就可以通过平台可以对数据进行有效的监测,进而监测项目的执行过程。平台可以和运营的动作一起来保证数据的完整性、准确性、及时性,而收集到的数据能够在平台里面进行实时的数据分析,这个对于项目方来说是非常重要的一点。

4、对接信息公开、筹资、审计

被收集的项目信息可以按需处理和分析,节约信息公开、审计等过程的规整时间;系统可以自动导出公示、审计材料;支持专职审核员(可为外部团队)对平台收集到的信息进行素材分类、评级;

5、系统和项目相互促进

过去公益行业更多的是通过评估来去对项目的执行进行一个有效性的判断,但是评估成本比较高,又有一定的滞后性。通过数字化系统,公益机构可以更多从项目运营的角度和系统自动化的手段进行实时分析,极大地改善项目设计的模式,实现更好地迭代。而项目迭代之后也会要求平台或者我们的应用能够快速地跟进这些需求、快速地响应、快速的调整。

6、数据安全和保密

简道云的三级等保满足大多数公益机构的需求,而平台设定中,一定要能够按照权限来获取能够看到的信息,这样相对来讲对于数据安全是有一个比较好的保证。

7、成本可控

成本对于公益机构来说可能是不会绕开的一个问题,这里面的成本的不只是价格低,还要考虑沟通成本、开发成本、运营成本、维护成本等等之类的这些内容,得出一个公益机构可接受的综合成本。


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