大华会计师事务所:通过简道云打造行业一体化管理范例

在公司通过简道云开始数字化创新建设以来,利用简道云“化繁为简,布道赋能,云上协同”的优势,开发出工程&成本管理应用模板,结合不同项目的特点,进行个性化调整,交付被投企业使用。从实践者的角度,非常认可简道云的模式,随着简道云逐步完善和提升,今后将不断学习,不断思考,继续设计和开发行业需要的系统!

——大华会计师事务所


一、案例背景


大华会计师事务所创立于1985年,是国内最具规模的大型会计师事务所之一,是国内首批获准从事H股上市审计资质的事务所,财政部大型会计师事务所集团化发展试点事务所。2011年至2020年,在中国注册会计师协会公布《会计师事务所综合评价前百家信息》中,大华连续十年业务收入位居行业前十。

大华会计师事务所总部设在北京,在上海、深圳、呼和浩特、广州、武汉、长春、沈阳、珠海、南昌、西安、合肥、杭州、大连、郑州、长沙、太原、南京、昆明、济南、成都、海口、苏州、重庆、厦门、乌鲁木齐、贵阳、南宁、天津、拉萨、甘肃等国内重要城市设立了分支机构,并在香港、新加坡等地设有多家联系机构。

大华会计师事务所现有从业人员6800余名,业务范围包括审计鉴证、管理咨询、资产评估、工程咨询、税务服务等,服务对象主要为上市公司、大型国有企业、金融保险企业、外商投资企业等,常年审计客户10000余家。



二、业务背景


随着国家对经济安全的重视,特别是对资本市场发展到目前的规模、水平,会计师事务所的信息化发展与其自身管理和执业要求严重反差。行业要发展,信息化建设已到了非常关键的十字路口,最近几年排名靠前的大型会计师事务所,逐步加大了对信息化系统的投入和建设,但因会计师事务所与传统企业差异非常大,决策、管理方式理念差异很大,截止目前并无现成的符合事务所特点的信息化系统供会计师事务所使用。

因为缺少一套科学的管理体系,日常工作中量化管理模型需要花费大量的人力物力,效果确并不理想,加上会计师事务所是人员流动性特别大的行业,人员很难沉淀较长的时间,管理压力非常大。具体体现在业务方面、管理方面体现在日常业务的流程不规范、人员考核和管理缺乏系统的方法、项目管理效率低下、专业知识不能得到很好的积累。


三、解决方案


在几年的简道云使用中,事务所陆续将简道云技术运用到会计师事务所的各个方面,目前除了作业系统外,涉及团队管理、项目管理、日常审批、人员管理、财务管理、知识库等等内容逐步建设使用、打磨并完善,目前已覆盖日常管理的方方面面。

2019年,在事务所一体化的推进下,事务所迫切需要完善作业系统,特别是函证系统和函证中心(管理)工作,工作的难点是实现大数据、多阶段、大量人员参与、智能化等需求。在结合前期对收件、寄件的管理控制的基础上,完善了数据导入、函证打印、快递物流对接、一键下单、扫描收件等功能,克服各种难题,成功设计、搭建、权限实现、使用培训、实施推进、使用咨询等诸多各方面的工作。经过一年多的使用和总结,“简方函证系统”成功在大华内部使用,解决了注册会计师行业多年突出难题。

最近两年,随着简道云仪表盘等升级,特别是甘特图的引进,解决了日常管理中非常重要的可视化、大数据分析功能。因为数据关联、验证,实现了人员可视化的安排表和预算关联,大大减少了行政人员安排项目人员的痛苦,实现了项目管理迈向了自动化的更高层级。


场景一:简方函证系统

痛点:

最近几年,证券市场财务舞弊频发,大案重案的性质远超出政府及监管部门的对注册会计师要求的底线。监管部门作了多次全国范围专项执业检查,归纳出多项 函证问题和指引,通过这些问题映射会计师审计工作的严重不足。从事务所风险控制的角度,函证工作做的不认真不仔细,如果最终项目出了问题,一定认为是函证工作没有做好。因此,事务所风控部门不停提越来越严格的函证要求,要求补各种函证漏洞,一线审计人员常年频于应付。但从风险发现来讲,函证可能会发现一些问题线索,但作为实质性审计程序,真正的效果不是特别理想。从审计团队执行函证工作来看,日常花费太多时间在函证工作上,浪费太多精力,总在补各种漏。

解决过程:

第一阶段 初始收寄件阶段

将日常收件、寄件行为进行梳理,整理出各种行为及背后的逻辑,将相关行为涉及成流程系统,寄件和收件人按照系统进行操作记录,涉及到统计报表的由系统自动生成,从而大大提升了效率,内勤人员也从杂乱无章的工作中解脱出来。

第二阶段 完善函证前段内容

结合前期开发运行的收寄件系统,将函证系统独立出来,完善与函证有关其他流程内容,将函证工作作为一个完整的系统进行设计。其中原始数据,基本采用导入的方式。寄件从系统导出相关资料,在顺丰系统下单。

第三阶段 完善智能化功能

在后期开发中,直接对一条数据链上进行协作设计,增加了API接口,与“顺丰下单系统”进行对接,在简道云上可以直接一键下单,生成订单信息并可实时打印面单;同时对于寄件、收件的物流信息,实时更新路径信息,从而实现了“流水线”式作业,操作便捷度、智能化大幅提升。

价值:

目前“简方函证系统”已在大华会计师事务所全面使用,使用人员达几千人。该系统,解决了目前函证工作零散、无标准、流程协作低效、信息反馈不及时,严重影响审计工作的质量等问题。


场景二:项目管理

痛点:

项目管理是日常管理中单项事务最难管理的,主要原因:

(1)项目一般时间长(长的有几年才能完成的)、流程长、对人员综合管理的要求非常高;

(2)由众多人员参与完成,单个人员各只负责一小部分内容,容易形成信息孤岛;

(3)一旦出现与原计划不一致,人员相互推诿,管理者介入了解情况时,获得的信息大都是主管理解,与真实情况常常相差甚远,从而导致错误的决策;

(4)时间节点和成本的控制非常难,在最终结算时发现实际成本远远超出原来的预算。

对项目管理,目前缺乏管理量化的方法,对项目运作的通常非常被动,通常是被动应付。项目涉及多个业务点,外部有商务谈判、合同执行、收款结算等,内部由工作安排、人员排班、进度管理、人员管理、各项成本计算和归集,项目的结果考核等等。

解决过程:

从项目的架构入手,分别搭建出系统的主要架构,如项目报价、项目立项、项目预算、合同录入、工作安排单、人员工时与评价、绩效计算、开票、收费、欠款、项目执行效率评价等,重要的是要让底层逻辑相互关联。为了推动人员积极参与系统发起和执行,成熟一个模块推行一个,在系统设计时考虑执行人的积极自发发起来完成,这就要求将某些跟个人相关的价值点嵌入到系统设计中,最为重要的是管理者要推行一切以系统数据和流程为准,任何人或口头均不作为指令或数据。

价值:

通过多年的积累和完善,目前已完成项目管理的闭环,实现项目管理的自循环。让企业运作成为一个自发的系统,业务人员都积极提升项目效率,从而提升企业整体的效。其次,可视化的效果,让管理者能实时查看人员的利用效率情况,合理配置资源。


场景三:可视化财务分析系统

痛点:

1、业务部门报表

作为一家大型社会组织,目前事务所财务工作统一管理。但实际财务中心有很多个业务部门,日常财务和部门单独进行财务管理,财务部门无法给到业务部门需要的客户欠款情况、收入费用利润情况,工作重叠、效率低下,操作非常繁琐。

2、额度管理

鉴于业务部门属于独立的盈利主体,日常涉及大量的财务事项,如:开票、收款、费用审批、费用支付等,目前由事务所财务部门统一进行控制,但由于财务报表系统性不足,造成很多业务事项时间大大延误,影响了管理的效率。

解决过程:

积极与事务所协商,与财务部沟通,将财务的直接数据提交给事业部,由事业部导入到系统,通过设计的数据工厂、聚合表、智能助手等功能设计的报表系统,从而直接生成业务部门需要的各种报表,大大减低了财务部门、业务部门的日常财务核算、统计分析等工作。

价值:

该场景为将简道云应用到财务分析的一个小范例,在将来可以进一步打造财务数据化操作的范本,为简道云系统对接财务系统或作为财务信息系统打开一片天窗。


场景四:法律法规知识库建设

痛点:

作为一家大型专业机构,事务所工作文件通常采用邮件通知、群通知等方式,这种方式也是目前企业普遍采用的模式,日常通知事项如流水,回头再找相关内容已非常困难。单位发文部门众多,但并未形成知识库体系,而是由发布人自己保管。这对于一般业务人员非常的痛苦,日常的工作需要各种专业文件,找的时候就如大海捞针,或者根本不清楚要求,出现问题时单位说已经发过通知。

解决过程:

此方案是以大数据的模式设计,把企业相关的各层次(法律层次、部门规章、内部通知,按照类别的包括会计、审计、税务等)的知识内容进行归集整理,在日常管理中获得的知识或者需要通知的内容要求上传系统,并触发流程通知,即保证的文件的传达,也沉淀了知识库。

价值:

实现了法律法规的内容查询,且支持多维度和模糊查询,便于日常工作中沉淀、积累知识和查找使用。



四、项目心得


单位在进行信息化建设时,需要了解企业自身业务痛点,对企业实际情况进行充分的调查和了解,譬如企业的组织架构和职能、业务规模、主要业务流程、管理的要点(很多流程控制是管理者理念的体现)、企业的经营管理理念、管理者对于信息系统的重视程度、目前已进行的信息化内容和功能等。

一定要获得企业管理层高度重视,能够调动企业所有资源进行配合,在后期系统使用时,能从公司层面发文件推动执行。在系统设计方面,一定要了解企业核心管理逻辑,把最核心的架构(骨骼架构)先设计出来,并把每个流程、表单最好能够相互关联,找出关联的核心逻辑,最终确保设计的系统能按照管理者要求生成各种报表。

最后,单位在进行信息化和系统化转型过程中,千万不要期望一蹴而就,而是遵循“循序渐进”的方式,不要把信息化和系统当作解决管理问题的良方和“快速药”,而实际上企业的发展是有规律的,系统化和数据化就像一门武功,要从企业的基本功开始,要从人员习惯入手,长期以往习武,基础自然高深,武功自然高强。从多年的实践来看,信息化要想达到既定的目标,必须下苦功夫才行。


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