徐州经贸:构建智慧云校,实现一人一号、一数一源、一网通办

学校教育管理更多是面对人的管理,不同于企业生产经营,即使很多共性的管理问题也涉及很多个性化的、校情化的需求,在智慧校园信息系统建设中,“钉钉+简道云”的数据中台功能大大加强了学校数字化应用的个性化、敏捷化的开发效率,也节约了大量的资金,零代码的业务流程搭建精准解决了学校缺少专业的软件开发和运维人员的问题,从而摆脱学校信息化建设掣肘于专业软件公司。

——江苏省徐州经贸高等职业学校


一、案例背景


江苏省徐州经贸高等职业学校暨江苏联合职业技术学院徐州经贸分院位于徐州经济技术开发区,学校秉承“育人为本、德育为首、能力为重、特色为宗”的办学理念,目前已发展成为办学特色突出,多专业、多层次、多模式的高水平现代化职业学校。学校积极通过信息化建设,被授予全国教育系统先进集体,江苏省职教先进单位以及江苏省智慧校园等荣誉称号,为区域经济社会发展作出了积极贡献。

二、业务背景


1.产品同质

学校数字校园建设由教务系统发端,逐步扩展到办公OA、财务系统、后勤管理系统等,进而部署统一身份认证系统,用以接入各系统用户,实现初步的数据互通。但是这些系统主要面向PC端用户,产品差异化小,个性化不强。

2.管理多元

随着移动互联网的发展,系统的移动端适配困难、可用性差,已不能适应学校敏捷化、移动化管理的要求。成品软件系统设计功能固化,逻辑结构复杂,运行依赖条件多,定制或改动难度大,无法满足学校个性化管理的需求。

3.数据孤岛

统一身份认证系统虽然实现了用户的统一登录,但实质上各系统自有一套用户系统,简单的身份认证并不等同于数据融合,各个系统本质上还是数据孤岛。

4.资金短缺、运维成本高

要解决以上痛点,只能进行软件系统定制开发,但不论是学校现有的技术力量,还是资金预算都很难实现。再者,定制软件的开发周期长,系统随业务发展还需要不断调整,运维成本高,长期可持续发展的驱动力不足。因此,学校需要一个敏捷化开发的系统平台,只要厘清业务需求和逻辑,不需要写代码,只要有简单的编程基础即可上手开发。用一个个微应用,替代原来错综复杂的业务系统,且能快速响应BUG修复、业务调整、功能变更等等。


三、解决方案


学校使用简道云钉钉集成模式,采用“钉钉+简道云”的方案,经过多年的探索和完善,比较成功地实现教育教学管理中的“一人一号”、“一数一源”和“一网通办”。

1.用简道云钉钉集成模式,从移动端直接实现“一人一号”的用户管理模式,同时兼容PC端。

学校数字化管理平台中,最基础的组织架构和用户管理使用“钉钉+简道云”模式得到最简捷的实现模式。简道云的在线同步功能完全打通了钉钉的组织架构和用户,借他山之石轻而易举地实现身份认证,实现“一人一号”。用户可以自助换号码不换帐号,手机号即个人帐号,解决了人号相符、密码安全等原来大量需要管理员介入的工作问题。扫码登录、短信验证等广泛应用于用户帐号管理的功能,便捷、安全地应用于简道云平台的用户管理系统。

2.使用简道云的表单数据管理能力建设基础数据仓库,在应用运行中进行数据治理,实现“一数一源”。

数字化应用中精准的基础数据是应用运行“智慧化”的根本条件,没有清洁的数据源,再好的流程设计和逻辑结构,也得不到理想的结果。简道云的数据采集、流程设计、数据展示等功能均是围绕数据展开,建设精确的底层基础数据仓库,可以使应用设计和运行事半功倍。我们通过多年探索,完成教职工基础库、部门岗位基础库、学籍基础库、教室基础库、宿舍基础库、班级基础库、走读生基础库等一系列的基础数据仓库。各类基础数据由相应的部门负责维护,并和对应的应用联动,保证相关数据的来源唯一和正确。

比如学生入学报到,在迎新系统中确认后,即自动加入学籍库,根据就读方式,如果住校就在宿舍信息库中安排铺位,如果是走读就在走读生库中登记信息。这些信息在应用中相互印证,如果某学生既登记了住宿信息,又登记了走读信息,在请假、离校、学籍管理等应用中即会出错,必须更正信息后方可正常使用相关应用,不仅保障了基础数据的逻辑关联一致,客观上也可促进管理工作质量的提高。

3.使用简道云统一入口和钉钉工作台,实现线上业务的统一集成,实现全业务全流程的“一网通办”。

“网上办事大厅”是学校全业务全流程一网通办的集中呈现形式,以简道云为应用搭建平台,实现了敏捷化、个性化的应用开发和应用拓展功能,是学校搭建“办事大厅”的低投入、高效率的技术方案。简道云平台瞄准业务(流程)应用,实现“让业务一线人员自己搭建应用”的目标场景,对标替代表单工具、流程平台和BI平台,让信息采集、在线办事(业务流程)、大数据分析等实用功能,不再曲高和寡,而是直接地气、实用易用。“网上办事大厅”对于中小规模的职业院校再不是望洋兴叹,从而使实现“一网通办”变得轻而易举。

学校自“十三五”以来,通过简道云平台搭建起了轻松办公、智慧学工、教学管理和微数据等四大类50多个(微)应用,涵盖学校管理的方方面面,初步实现全业务全流程的“一网通办”。平台提供的应用快速搭建功能,为学校数字化管理提供了强大的应用拓展能力。


场景一:三级值班管理

痛点:

学校实行三级值班制度,校级带班、中层和各院系值班。值班室经常放一堆学校的、院系的值班本,有时被值班人带走填写忘了归还,直接影响下面班次的值班人填写,值班日志填写和流转非常不便。

解决过程:

最初为了解决值班日志的网上填写问题,学校设计上线了学校和院系值班日志填写表单和查询报表,精准解决了值班日志填写问题。随着应用运行,根据需求,几年来又逐渐上线了值班表查询、值班表展示与值班提醒、排班和调班、请假学生安全提醒、一键报修、值班签到等功能,形成了一套完整的值班管理系统。

值班表查询,供全校师生查阅当月值班安排,并通过校内媒介(广告屏、电子班牌)展示当日值班安排,替代原黑板手写。

值班提醒,用于前一天下午和当天一早钉钉消息提醒值班人,防止遗忘。

排班和调班,原值班表采用每月整理后导入,改为各负责部门直接排班汇总;如有调班,履行一定的审批手续,直接在值班表替换,解决调班后值班提醒等实时互动错位问题。

学生安全提示,每晚定时向值班人分院系推送当天应该返校没有返校的学生名单。

一键报修,值班巡查发现需要维修的问题,可在值班表日志中一键报修。

值班签到,原手写签到改进为限制固定位置的电子签到。


场景二:迎新管理

痛点:

学校迎新,原来采用传统进校后查询名单、班级和报到位置,报到结束后由各班级将纸质报到汇总到系部,再统一报送学校学工部门,学工部门再根据报到名单导入学籍系统,完善信息后完成入学注册。

解决过程:

最初为解决报到当天的动状态以及报到结果实时呈现,学校设计了迎新系统表单和迎新大数据仪表盘,精准解决了学校领导和管理部门实时掌握报到情况的问题。

这两年受疫情影响,为了减少流动和人员聚集,学校逐渐完善了交费注册、住宿安排、学籍同步、自助注册等功能,形成了较为完善的迎新管理系统。

交费注册,通过表单新生可查询到本人的录取信息,选择是否住校并通过网上交费系统交费,交费结果实时反馈到注册表单,提交后即完成交费注册,并写入迎新系统,可以分班和分配宿舍。

新生报到,新生到校前可通过二维码或官网链接查询本人分班、宿舍信息,以及班主任联系方式。办理入学手续后,班主任实时上报报到数据,同时将该学生信息同步到学籍库。

学籍注册,迎新同步到学籍库的仅是基本信息,学工部门上报国家系统的学籍信息需要大量信息采集。这一环节采用学生自助注册的方式,学生根据身份证号打开表单,核对已有信息,完善缺项,提交所需采集信息,包括照片上传。然后班主任审核,有问题的可以修改,线上完成学籍注册。


场景三:毕业生离校办理

痛点:

学生毕业离校原来采用纸质离校单,需要学生跑各相关入部门完成盖章后,才能携带行李出校。往年一到毕业季,满校园学生奔走盖章,相关部门忙得团团转,既增加了师生的负担,又浪费了资源。

解决过程:

针对这一问题,学校设计上线了快速办理离校的流程表单,由学工、财务、图书馆等部门筛选需要办理离校手续学生名单,导入到离校流程系统,这部分毕业生需要跑各部门办理相关事项,而其他同学仅需提交即可完成离校办理流程。大大减少了相关部门工作量,方便了毕业生。

近两年,系统还增加开通了API服务,离校系统完成了与财务系统、图书管理系统以及教务系统的数据对接,无需再通过导入名单的方式办理离校。学生只需发起离校,即可实时清晰地查询到本人需要办理的业务和办理部门,极大方便了相关部门和毕业生,真正体现了“让数据多跑路,让学生少跑腿”的信息化惠民理念。


场景四:学生请假

痛点:

学校在校学生实行封闭式管理,学生请假出校,需要出门证条,由班主任签发,门卫留存押证后放行,学生返校后,取证销假。学生全天在校,而班主任不能全天在校,学生请假经常找不到班主任,更勿庸说需要学工部门甚至校长审批的假条。

解决过程:

为解决学生请假出校问题,我们开发上线了学生请假管理系统,学生本人、班长、班主任可以发起请假,根据请假审批权限进行审批后,门卫室收到请假信息,核对学生身份后即可放行,精准解决了学生请假出门问题。

随后几年不断丰富这一应用,先后上线了请假宿舍备案、上课备案、家长提醒以及门禁同步授权。宿舍备案指请假学生如果涉及夜不归宿,会通过信息提醒宿管中心人员,无需重复核实查寝信息。上课备案指请假学生如果涉及缺课,会通过信息提醒上课教师,该生已经履行请假手续,方便教师上课考勤。家长提醒指学生出门后会有信息提醒家长,该生请假出校、返校的时间及事由。门禁同步授权指通过API接口,请假出门学生自动授权校门人脸识别门禁,学生可刷脸通行,规避信息核对不严的漏洞,非本人不可出校。



四、项目心得


智慧校园的建设,从解决微观问题入手,从一个表单加一个报表解决一个小问题,到逐步延伸到这个问题的诸多相关表单,形成多表单、聚合表、数据流、智能助手、仪表盘等相互关联、联动的管理系统,直至利用API功能开发接口对接原有的教务、财务、图书等业务系统,应用开发紧贴校情需求。多年来与简道云一起成长,打通基础数据、消除数据孤岛,建设成为江苏省智慧校园,助力江苏省领航学校建设。


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