福阖家居:0行政专员,0财务人员—中小企业也能玩转业财“双减”

低代码数字管理让中小企业触不可及的技术有了落地可能,原本上百万的开发和专业IT工程师才能涉及的领域,现在几千元就能自学达到类似的效果。有了低代码数字管理技术的加持,有效缩短业务数据反映时间,节省行政和财务人力资源,再加上数据分析可视化的引入,直接提升了管理决策品质。

——福阖家居


一、案例背景


铠臣沙发经销商——重庆福阖家居经营部主要负责个体家居建材经营,现有多个店面开在各个建材卖场。福阖家居在经营中尊崇流程化、标准化的理念,旨在降低客户成本,提升员工效率,致力于为客户提供高品质、高性价比的真皮沙发,为家居服务创造更美好的价值。

二、业务背景


信息化浪潮下,传统行业竞争更加复杂激烈,随着毛利的不断压缩,传统粗放式的管理面临触底盈亏平衡线的风险,企业也面临着各种痛点和难点。

痛点:

1.需要降低人力资源成本

福阖家居是个体经营,绝大部分投入在业务端上,但是家居建材行业的数据链较长,需要配合的工种较多,因此需要一个信息化解决方案让业务行为带动数据自动运转,实现0行政专员,0财务人员运转。

2.需要精确透视业务数据

产品形态变化多样、业务节点较多、财务结构简单,因此希望能实现自动生成财务分析报表和业务分析报表。

3.需要终端操作简单

一般的ERP系统操作复杂,对使用者专业素养要求较高,无形中增加了学习成本,因此需要极简的培训和操作过程(计划操作点3个以内,操作内容能在5分钟内掌握)。

难点:

1.市面上很难找到能满足企业个性化需求的产品/方案。

市面上标准的管理系统对于我们这种小企业来说成本太高,定制开发系统更是缺乏专业的技术人才。

2.公司员工普遍无代码基础

员工大多无代码基础,前期需要投入大量的人力财力进行代码知识培训,急需一款简单易用的低代码搭建平台来实现减负增效。


三、解决方案


1.建立进销存规则

梳理关键业务动作:包括合同、采购、出入库等流程在内的关键业务动作,注意业务动作的出现频次,尽量把低频场景兼容到高频场景中。

理清业务动作的可能性变化:业务动作前后的可能性变化与业务规则和经营规模相关,不能以一概全。

细化节点所需数据:充分与业务端口沟通,理解他们的数据需求,细化每个节点所需要的数据。

理清各数据之间的关联:利用数据关联查询功能,把报表镶入表单中,最大程度实现自动化,实现员工操作便捷,查询方便。

优化用户页面:在用户页面测试时,隐藏所有该节点不需要的字段,减少无用数据干扰。

2.模拟业务流程并对应报表

理解财务运行规则:用“逐渐细分”的思路来梳理业务和数据的关系:资产负债表>利润表>分部门利润表>综合管理分析表>各部门数据分析表。

理解管理数据需求:理解管理目的并与报表联系,例如毛利透视管理考核政策:每月一次考核并排名,再对应其考核单位、个人、组、或门店,而不是单纯计算每个合同的毛利。

归纳相同性质的业务:以财务凭证的产生以及自动报账为例,当录入收款单后,自动根据收款方式、店面、日期等产生财务凭证,省去做账过程。


场景一:合同与合同分析

痛点:

建材行业经营成果与成交毛利息息相关,但是很难实时监控每位员工在各时间段成交的加权毛利率,只有个案和印象,管理起来没有抓手。

解决过程:

通过简道云搭建的应用平台对门店和个人各时间段的加权毛利进行监控,同时通过对成交产品分析来判定高低毛利产品的组合状况,有效控制成交折扣。具体流程如下:

1、设定产品基础数据结构(品名、毛利、定制属性等);

2、由销售录入产品和合同金额;

3、自动分析出结果。

价值:

通过该分析流程得到了精确的毛利监控,提升了团队毛利意识,对比系统监控之前,平均提升了3%的毛利率。每月创造净价值5000元。


场景二:采购与账务分析

痛点:

公司为多厂家采购、多时点付款的经营模式,手工记录易错难查。

解决过程:

使用简道云搭建了相应采购表单,所有采购数据记录在采购单上,每次付款时系统自动形成分类对账统计。

价值:

采购表单的使用节省了大量人力成本,原本需要单独找人做的事情,由老板随时花时间录入即可。账目清楚可追可溯,在这之前仅仅是对账错误造成的损失就高达万余元。


场景三:收款与业绩分析

痛点:

收款不能及时统计、欠款查询困难、业绩把握不及时、商场代收对账明细混乱、数据无据可查。

解决过程:

通过简道云搭建业绩分析仪表盘,只需要导购记录每次收款数据,对账过程中即可自动形成分析报表,移动端也可随时查看。

价值:

相比于之前,收款明细及时同价,业绩实时在线查看,对账和欠款清晰可查,无差缺错漏,实现了员工的减负增效。



四、项目心得


1. 搭建并不是简单的模拟业务场景,而是要充分考虑场景的重构:一定要对公司真实的业务场景非常了解,因为数据化以后的场景和实际的场景是不一样的,所以仅仅简单的模拟场景是远远不够的。

2.对系统终端来说,一定要尽量做的简单和友好:普通岗位的系统使用培训过程最好不要超过10分钟,节点岗位可以用较长的时间培训,培训时间过长容易拉高学习成本。

3.搭建数字系统的过程并不是在扩展需求,而是在收敛需求:公司业务繁多,各个部门需求不同,但是这并不意味着搭建系统时越多越大就越好,这样反而会复杂难用,如何将复杂的需求收敛整合起来才是最重要的。

4.在进行业务调研时,不要去问“是什么”和“怎么办”,要问“是不是”和“行不行”。 搭建者需要有比较广泛的知识面,业务、财务、编程、管理都要有所涉猎,不需要理解得非常深,60分即可。

5.最后,要一边进行搭建一边总结搭建模型,模型之外的需求可以有针对性的舍弃。


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