诺盾消防:企业如何实现代理商、供应商、劳务服务商的高效管理

目前公司通过简道云的企业互联功能已经完全实现了代理商、供应商、经销商的线上管理,极大的提高了我们的跨组织业务管理能力。之前无法想象,一套系统居然能实现和三方外部组织如此高效的线上业务协作。后期公司还会考虑拓展到合作伙伴、合作人以及客户的线上协作管理。总之,简道云企业互联开辟了企业跨组织协作的全新时代!

——浙江诺盾消防科技有限公司


一、案例背景


浙江诺盾消防科技有限公司是为一家消防系统集成方案提供商,长期从事消防安全领域相关工作。诺盾消防依托金盾消防在自动灭火方面的专业制造能力,并通过与国内外知名厂商多种形式的紧密合作,将气体灭火、火灾报警、感温电缆、感温光纤、高压细水雾灭火、泡沫灭火、感温自启动灭火装置(探火管)等消防系统设备,以系统集成方式推荐和提供给轨道交通、数据中心等重点行业客户,同时提供相关方案咨询、设计深化、系统调试和技术服务等。



二、业务背景


1、原始的线上协作效率低下

作为一家集生产、销售、施工、服务的消防系统方案提供商,在企业的经营过程中,诺盾消防需要长期保持与代理商、供应商、劳务服务商的业务协作。以往通过人工加上Excel实现与三方的业务协作,效率非常低。

2、定制系统难以满足实际需求

着企业的高速发展,诺盾消防开始寻求信息化方案去解决与三方的协作问题。历时几个月,诺盾消防耗资一定金额,通过第三方软件公司定制开发了一套与代理商、供应商、劳务服务商的协作系统。但是在业务发展过程中,定制系统使用一段时间后就发现很多功能无法适应企业不断变化的业务需求,提出新的需求给第三方软件公司不仅费用高而且迭代时间长,严重影响了业务的发展。


三、解决方案


诺盾消防的系统开发者虽然没有很深的IT计算机背景,但是基于简道云的自主搭建能力,仅仅4周就落地了代理商、供应商、劳务服务商管理系统。落地过程中,通过简道云的企业互联功能,诺盾消防实现了和代理商、供应商、劳务服务商的三方跨组织协作,使得代理商、供应商、劳务服务商能直接参与到诺盾消防的实际业务中,并且通过灵活分配权限,让需要共享的信息可以直接同步到三方,而企业内部的隐私机密(比如组织架构、人员机密等)也不会被三方获取。诺盾消防将互联应用系统集成到了企业的微信公众号中(公众号名称“诺盾”),代理商、供应商、劳务服务商通过手机在微信公众号即可参与各项业务协作。


场景一:代理商管理

痛点:

原先公司通过制作一些简单的网页,插入到公众号里让外部企业进行填写,这种方式存在以下痛点:

1、无法实现统一的外部企业管理体系。

2、表单提交人都为匿名用户,无法实现外部成员的权限管理。

3、和外部企业的业务协作只是单向的,无法再将流程结果抄送给对方,从而实现双方信息的传递和业务的闭环。

4、表单过多时页面显得特别杂乱。

解决过程:

建立生产管理流程:部门提前一天下达生产计划,员工随时可以查看,完成相应订单。在排产看板扫码报工,填报完成订单产品、数量、生产人等信息,后台设置产值和工时计算关系,实时联动员工工时排行榜。

价值:

过去代理商订货,需要经过联系是否有库存、下单、确认单据是否收到、下单后的跟踪、确认发货进展等步骤,每一份订单花费双方时长大于5小时。现在直接可以在手机端查询相关信息并订货,节约了双方沟通的成本,效率提升80%。对于代理商来说,可以直接申请产品资料、可以直接要求公司给予特殊产品的报价、并可以实时关注产品发货的进展。


场景二:供应商管理

痛点:

1、供应商入库需要供应商将信息发过来之后审核再人工上传,供应商如果需要修改信息又需要管理员手动修改,对于已经的做的供应商难以查询历史合作信息,因此对供应商建立一个线上的供应商库进行管理成为亟待解决的问题。

2、当需要询价的物品很多,或者需要同时向多个供应商询价的时候,往往信息繁杂,容易疏漏,且处理起来耗时耗力。

3、缺乏一个合适的流程工具,对从下单到发货到入库的全过程进行管控。

解决过程:

公司通过简道云的企业互联与供应商之间建立了全流程线上管理,整个流程包含了以下环节:

1、供应商自主入库

2、入库供应商随时随地查询、修改企业信息

3、入库供应商在线查询历史合作信息

4、在线批量给供应商发起询价

5、供应商在线进行报价,自动实时汇总生成比价单

6、在线和供应商进行合同签订

7、在线给供应商下单,供应商收到订单后在线发货,并打印出统一格式的发货单

8、发货后自动通知到采购,到货后一键入库

9、供应商线上发起沟通流程

价值:

从供应商管理的七大方面分别建立流程进行规范管理,节约原先的资料反复传递和手工上传时间3小时,使得工作效率提升80%。


场景三:劳务服务商管理

痛点:

公司内劳务服务商的员工信息需要汇总管理,清楚他们的服务商负责方和所处项目。另一方面,劳务服务商的负责人无从知晓这些员工的工作情况。因此需要进行劳务服务商管理。

解决过程:

公司通过简道云的企业互联与劳务服务商之间建立了全流程线上管理,整个流程包含了以下环节:

1、劳务企业线上信息登记

2、劳务人员线上实名制管理

3、劳务分包线上项目管理

4、劳务日报线上管理

5、劳务安全线上管理

6、劳务工程产值线上管理

7、劳务材料库存线上管理

8、劳务工作线上流程沟通

价值:

对劳务员工实现了平台化管理,员工每天可以自己录入劳务日报、工程产值、材料采购使用情况,并且将工作记录抄送给他们的老板,打通了服务商和公司之间的信息壁垒。

劳务员工可以随时自主查询材料库存,节约了他们线下确认材料的时间,提升了1小时以上的工作效率,并确保了数据准确。通过对于劳务服务商的平台化管理,将现有常用的即时聊天方式改为平台表单交流模式,确保了信息的准确及及时下发。



四、项目心得


目前公司通过简道云的企业互联功能已经完全实现了代理商、供应商、经销商的线上管理,极大的提高了我们的跨组织业务管理能力。之前无法想象,一套系统居然能实现和三方外部组织如此高效的线上业务协作。后期公司还会考虑拓展到合作伙伴、合作人以及客户的线上协作管理。总之,简道云企业互联开辟了企业跨组织协作的全新时代!


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