新中森泰:施工企业项目管控难,且看新中森泰破局之法

简道云专业的服务、快速的响应,让我们可以贯彻公司的意志。一方面一线业务人员可以深入参与到系统开发当中去,真正做到了信息化系统为公司业务服务;另一方面,其低代码开发逻辑很好上手,系统可以快速迭代以适应业务需求的变更,在这个时间和效率至上的年代,这个特性尤为重要。

——苏州新中森泰建设集团有限公司


一、案例背景


苏州新中森泰建设集团有限公司成立于2017年3月,公司重点于景观、绿化工程的设计、施工、养护,建筑装饰装修工程的施工及金属材料、建筑材料、花卉苗木的销售 。公司与多家头部房企合作,是绿色建筑一体化方案的实施者,具有独立承建各类景观绿化、装饰装潢、建筑幕墙的能力。目前拥有建筑装修工程一级资质、建筑总承包资质三级等。



二、业务背景


自公司成立起,随着业务规模的逐渐扩大,业务数据越来越多,原先采用人工记账的方式去梳理项目成本、采购、进度等方面的事宜越来越困难。在人员管理上,生产、营销、财务、成本、仓库等各部门人员协调繁复。在流程管理上,存在业务流程多、审批流程长、线下审批不及时、人工操作易出错等问题。在数据汇总和呈现上,业务、销售、生产、仓库等多种表格杂乱,数据不互通,老板无法看到企业实时的生产运行情况,历史数据查询也比较困难。在数据存储上,传统Excel或者自建系统数据无备份,存在硬件损坏、黑客攻击等风险。公司针对这些问题内部采取了许多尝试,但始终没有达到理想中的效果。



三、解决方案


公司对业务流程进行了梳理,希望搭建出一个能一站式解决智慧材料、入库、付款、报销等管理问题的业务流,包含:

1、材料管理:项目立项后先录入计划清单,现场需要材料时,由项目部提交采购申请,再由采购部门负责采购下单。

2、库存管理:施工项目采取零库存模式,入库即出库,所以我们只做了入库。在上述材料管理当中,我们已经完成了采购申请和下单,入库时关联采购单即可自动关联采购清单,如果现场到货材料数量或者品类有调整,系统设置了相关权限可以进行修改。我们知道,施工企业主要是人材机的管控,劳务和机械我们也在这个模块中实现,由于目前我司并未要求对劳务和机械进行计划,所以前期并不用像材料一样进行计划录入。

3、付款和报销管理:根据项目实际入库情况进行人材机的报销。

4、项目看板:通过聚合表、数据工厂等工具进行数据处理、汇总,我们就可以看到实时项目的运营情况,包括项目的实时成本、应付款、应收款、利润等数据。


场景一:项目材料管理

痛点:

公司在使用简道云之前,对项目的现场材料管理没用很好的抓手,无法实时统计材料损耗情况,引发巨大浪费。

解决过程:

设计了材料管理模块,在项目立项之初,我们就将初始清单导入系统,并为每一项材料设置了一个合理的、可以接受的损耗值,当在这个损耗范围之内,项目上可以进行采购,一旦超过,通过表单校验,就限制采购申请的提交,如果需要增补,那必须提交变更申请,并附上合理的理由。这就是从工具上去辅助项目成本管理计划的实施,并反过来去影响、优化项目管理进程的一个很好的例子。

价值:

在使用了项目材料管理模块后,公司项目材料损耗率均控制在5%以内,仅2021年上半年,材料损耗节约成本就在100万左右。


场景二:项目入库管理

痛点:

在项目现场的人材机入库管理上,由于项目材料种类繁多,人工统计困难重重,采购入库量与计划量需要人工比对,一旦采购材料与计划清单材料不符,会造成浪费与工期延误。

解决过程:

通过数据关联,将入库材料与计划清单相关联,也就是说,只有计划或者变更中提过的材料才可以入库,在入库的时候,每种材料也能自动显示总需求量以及累计入库量,这很好的解决了上述的三大痛点。

价值:

上线了该模块后,我司入库效率大幅提升,原先入库单据由项目成员邮寄到公司,再由采购部统一入库,往往时间上要超过一个月。有了这个模块,系统平均入库时间缩短为5个工作日左右,大大提高了数据的实效性。


场景三:项目付款与报销管理

痛点:

在项目的付款和报销管理上,原先只能做一些简单的核对,仅仅核对项目归属、付款金额等信息是否符合实际情况,无法关联到入库单,供应商的应付款应收款等数据都要去财务和成本部门核对纸质单据,时间成本和管理成本比较高。

解决过程:

所有项目直接费用,公司均要求入库后才能付款。利用关联数据字段,我们每一笔付款都关联入库单,通过聚合表和数据工厂,我们可以看到每一笔入库实时的成本、应付款等数据,配合仪表盘的使用,我们可以按照供应商、项目、日期等多个维度进行项目数据统计。在付款的时候,公司也关联了入库信息,真正做到了全流程的管控,通过关联数据选择相应的供货单,配合聚合表使用,在付款申请上面就能看到入库单金额、本单累计付款金额和剩余应付款金额等数据。

价值:

上线了该模块后,公司付款效率大幅提升,原先付款时财务、采购需要将每一个纸质进行核对,往往一张单子审核需要一周以上。有了这个模块,付款平均审核时间缩短为2个工作日左右,大大提高了数据的实效性,同时每月至少节约3人/天的工作量。


场景四:项目看板

痛点:

公司认为原先的管理对项目实时情况了解不够,运营数据不实时、人工统计成本高且存在出错风险、数据安全也没有保证。

解决过程:

利用简道云的仪表盘、聚合表、数据工厂等工具,可以将公司运营数据实时展现出来。

价值:

上线了该模块后,数据实时性和准确性大幅提高,从每月报表转换为实时经营情况分析,节省人工成本不计其数。


场景五:项目月度付款计划

痛点:

公司原先每月对于付款进度、金额等每月数据支撑,由此带来了如下痛点问题:

1、部门沟通多且杂,效率不高;

2、付款计划无法关联实时产值不准确;

3、对于各项目财务状况分析,耗费大量人力。

解决过程:

通过跨表单的mapx函数,在提交付款计划的时候,可以直接计算出项目的实时产值、已付款情况和应付款情况,大大提高了效率和准确性;通过部门会签,也省去了跨部门多次确认的繁琐。

价值:

上线了该模块后,付款计划效率大幅提升,原先付款计划需要各部门经理共同开会确认,目前大大提高了效率和数据的准确、实效性,同时每月至少节约财务1人/天的工作量以及各部门经理1天的工作量。



四、项目心得


在项目管理系统的搭建过程中,不是一蹴而就的,公司以现场管理为切入点,逐步推进整个系统的搭建,目前已经形成了以项目人材机管理为核心;项目成本、采购和财务为辅助的项目管理系统。并逐步搭建外围的人事、绩效、招投标、施工日志等应用,实现1+x的应用矩阵,为我司业务保驾护航。在这个过程中,产生了很多思考:

信息化建设需要做好规划

一步一个脚印,只有每个阶段要实现的功能都列好计划逐一实施,环环相扣,后面的工作才不至于出现返工、修补等事宜。我司在项目管理系统立项之初,便确立了抓大放小,逐步完善的八字方针,主要针对公司关心的主材进行管控,逐步将其他功能添加进来,避免了一上来功能过于臃肿造成员工不适应的情况。

信息化建设是一把手工程

只有老板大力支持并不断的推进,整个项目才能顺利实施。笔者经历过许多ERP、OA等系统的建设工作,成功的实施无一没有老板的大力支持。因为系统短期内是会增加员工的学习成本,只有把企业利益放在第一位,才能看到信息化系统给企业带来的长效利益。

信息化建设需要业务部门深入参与

只有IT部门参与的信息化建设,永远是跟实际业务脱节的,只有业务部门不断地反馈,IT部门才能不停的迭代优化,满足业务部门的实际需求。


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