蓝波人力:10倍运营效率提升,看武汉蓝波人力用了什么方式?

数据化管理已经成为时代趋势,对于提升企业竞争力、促进高质量发展至关重要,但是如何把企业现状与数据化管理方案匹配起来是成功落地数据项目的关键。简道云作为一款零代码应用搭建平台,能快速响应业务变化,并且上手十分简单,很好地满足了公司对于数据化管理方案低门槛和延展性好的核心需求,非常合适。

——武汉蓝波人力资源服务有限公司


一、案例背景


武汉蓝波人力资源服务有限公司成立于2015年,是一家提供人力资源服务整体解决方案的专业化机构。我们的业务领域涵盖人力资源派遣和外包、人事代理、实习就业安置、企业培训、薪税规划等。迄今我们已经为中百集团、百胜餐饮集团、海底捞、盒马鲜生、百事食品、有家便利店、京东物流等多家知名企业提供了人力资源专业化服务。



二、业务背景


公司在信息化转型前,一直使用传统的工作模式和数据管理方式:利用微信群来组织工作和数据反馈,通过EXCEL收集数据,投入大量人工进行数据处理。

以往的模式导致各部门存在如下痛点:

1、决策层:运营数据不能实时掌握,辅助决策难以实现;

2、招聘部:招聘数据反馈周期过长,求职人员跟进不及时;

3、渠道部:数据收集流程冗长,沟通协作难以同步,费用结算推诿扯皮;

4、运营部:校对工作费时费力,数据失真难以分析,数据安全影响业务发展;

5、财务部:财务结算漏洞百出,审批流程低效耗时;

6、人事部:业务关键绩效指标数据无法实时获取,提成核算效率低下。



三、解决方案


(1)总体设计思路

首先,在理解公司人力资源外包/派遣业务的基础上,将整个业务大系统分解为四个子系统,分别为业务开发、项目管理、人事管理和财务管理。其次,分析四大子系统之间的关联性、公司业务管理的痛点难点以及需求实现的难易程度,确定系统搭建和实施的次序——优先搭建和实施项目管理系统,并确定其主要模块:人员储备、招聘管理、渠道管理、项目运营、项目结算、统计分析、基础信息共七大模块。最后,将七大模块按照公司实际业务逻辑和简道云工具逻辑有机整合起来,设计成一套完整的系统应用。

(2)具体设计思路

简道云作为一个零代码的应用搭建平台,提供了简洁的应用搭建逻辑和丰富的功能模块,如何将具体业务场景与简道云进行融合,是搭建出好应用的关键。以下是项目管理系统主流程的设计思路:

(3)各模块设计步骤

1、进行目标和任务分解

将业务系统分解为相对独立的子系统,确定优先级后,继续将当前目标子系统分解为相对独立的功能模块;最后结合简道云工具将功能模块设计成表单、流程和仪表盘。

2、先理解再设计

必须充分理解业务逻辑和简道云平台逻辑,两个逻辑是相通的,从“线”上讲是数据的收集、流转和呈现,从“点”上讲是数据的维度、指标和权限。

3、先框架后细节

大到一个系统,小到一个表单,都是先有主体框架再对细节进行优化,先实现主要的功能需求,然后才是次要的需求和提升用户的使用体验。

4、不断扩展和迭代

简道云作为应用搭建平台,具有极好的应用扩展性,而且还在不断迭代升级,公司充分利用了简道云这一优势,对自己搭建的应用一直不断迭代和扩展,持续推动公司数据化管理。


场景一:人员储备

痛点:

求职人员数据分散,公司难以掌握求职人员储备和跟进情况,同时数据共享困难,不利于提升资源利用率和降低招聘成本。

解决过程:

1、通过访谈了解招聘部门原工作流程,调研部门业务需求,并收集招聘部门进行求职人员储备、跟进和汇总的Excel表格;

2、分析和整合该模块需求,确定搭建方案;

3、系统搭建完成后,进行测试,并培训招聘部门人员;

4、系统上线后,建立定期沟通和反馈的机制,持续改良。

价值:

1、原求职人员储备和跟进情况难掌握的情况,得到极大提升,基本做到100%掌握;

2、做表环节得以替换,之前普通员工每人每天至少耗时30分钟,主管至少耗时60分钟,现在普通员工耗时10分钟以内,主管耗时基本忽略不计,工作效率相比以往提升至少3倍;

3、数据统计实时呈现,决策层掌握情况及时准确;

4、实现了公海资源流转功能,使求职人员名单资源利用率得以提升。


场景二:招聘流程

痛点:

招聘流程各部门的数据协作依赖项目沟通群和Excel表格,存在数据错漏、反馈不及时、公司无法监控的问题。各部门数据需求和标准不一,形成了“数据孤岛”问题,导致了大量的核对工作,工作效率有待提升。

解决过程:

1、梳理招聘业务中所涉及的各部门协作流程,并收集各部门进行招聘数据反馈的Excel表格;

2、结合招聘流程上下游各环节,充分整合各部门需求,确定流程设计的方案;

3、系统搭建完成后,进行测试,并培训招聘流程所涉及的相关人员;

4、系统上线后,建立定期沟通和反馈的机制,持续改良。

价值:

1、解决了各部门数据错漏、反馈不及时、公司无法监控和“数据孤岛”问题;

2、做表环节得以替换,数据的标准化、流程化和智能化,保证了数据的准确性、及时性和完整性,数据协作效率提升了10倍以上;

3、清晰的业务归属使得后期招聘提成、部门利润、渠道费用的计算无需再核对各部门Excel表格,直接采用系统数据即可。


场景三:项目运营

痛点:

项目员工管理分散,难以监控,各部门、各渠道获取一手数据不方便,且数据存在错漏现象。由于缺乏高效的数据协作工具,数据反复核对、保险增减员不及时、财务核算周期冗长等问题无法有效解决。数据管理较为分散,导致数据安全存在巨大隐患。

解决过程:

1、梳理招聘业务中所涉及的各部门协作流程,并收集各部门进行招聘数据反馈的Excel表格;

2、结合招聘流程上下游各环节,充分整合各部门需求,确定流程设计的方案;

3、系统搭建完成后,进行测试,并培训招聘流程所涉及的相关人员;

4、系统上线后,建立定期沟通和反馈的机制,持续改良。

价值:

1、解决了各部门数据错漏、反馈不及时、公司无法监控和“数据孤岛”问题;

2、做表环节得以替换,数据的标准化、流程化和智能化,保证了数据的准确性、及时性和完整性,数据协作效率提升了10倍以上;

3、清晰的业务归属使得后期招聘提成、部门利润、渠道费用的计算无需再核对各部门Excel表格,直接采用系统数据即可。



四、项目心得


1、在需求调研上,企业内不同的人关注的需求内容不一样,决策层关注项目目标,中高层关注是否满足业务需求,执行层关注系统如何操作,因此在需求调研上要有针对性。

2、在企业信息化过程中,数据部门应当对企业内用户进行区分,建立针对性的沟通和反馈机制。

(1)针对决策和管理层,要形成定期交流的机制,优先响应需求并提供方案选择;

(2)针对业务一线人员,要指定业务对接人,强化需求的汇总整合;

(3)针对主动人群,要增加效率、提升数据价值,缩短报表提供时间,创造自主分析的条件;

(4)针对被动人群,主动推动数据,通过培训和管理措施改变观念,改变不了则应该清除。

3、推进信息化建设时,找到业务关键指标非常重要,这样才能抓关键绩效,构建业务与绩效之间的强关联,使信息化建设与企业日常管理实践充分融合。

业务指标来源主要有:公司战略目标分解,部门指标分解,岗位职责常规指标,工作中最需要改进的方面,内部流程配合需求,防范性扣分指标等。


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