缪斯医药:简道云辅助实现临床试验项目管理数字化

启用简道云后,公司已逐步将临床试验项目管理从迟滞的线下转为实时的线上。高度的定制化设计、任务指标的实时更新、数据的共享协同、问题的及时跟进、管理精细度、透明度和效率的提升,都让团队乐于接受这种变革并愿意主动推广。简道云的多端协同使用,多终端设备访问也在降本增效的各个环节中发乎发挥效用。

——湖南缪斯医药科技有限公司


一、案例背景


湖南缪斯医药科技有限公司是一家诞生在互联网大数据时代背景下的新型SMO公司。助力临床试验信息化、运用互联网技术及思维挖掘数据潜力,让临床试验更高效、更便捷、更高质的开展、实施和完成,是公司当前工作的重心之一。



二、业务背景


临床试验项目实施过程中,将分布于全国各地的研究中心、研究人员、试验对象、试验参数、进度信息等大量数据管理、汇总分析出来是一件很繁杂的事情。一般来讲,新试验立项阶段经验丰富的PM会依据试验方案有针对性的创建大量用于辅助项目管理的Excel表格,以便临床试验实施过程中的所有参与者都能以统一标准的格式化信息进行项目汇报及沟通,并在发现困难、阻碍与问题时可以及时响应、处理和解决。

使用Excel文件交流时内置图表虽然可以展现数据,但文件本身的传阅交流很不方便,团队数据想要实时的反应动态变化几乎不可能。一方面相当考验使用者的个人水平,另一方面也要求数据填报者操作过程中不能破坏预设公式和改变数据格式。每次项目例会前所有进度数据的更新都需要人工手动操作。每个人的时间精力都有限,PM作为项目管理者如果浪费太多精力在Excel文件管理上,必然会弱化项目管理这件事本身。人工复制、粘贴更新数据文档容易出错,且全国十几甚至几十家研究中心每月统计一轮,这样的工作量可想而知。

国内临床试验行业近些年一直高速发展,各大头部企业相继上线了自己的内部管理系统以辅助庞大且繁杂的项目日常管理工作,但和所有其他行业类似:

1.市场上的成熟ERP/CRM等产品很难适应行业的飞速变化

懂技术的人不懂业务流程,精业务的人又无法依己所想自由实现功能需求。最终导致各种内部系统推行搁浅、使用率极低、真实需求增改响应延时太长、无法实际应用等尴尬局面。

2.没有专职IT部门的中小企业也会经常陷入

在购买成熟产品后无法顺利实施/落地系统应用,想要添加、调整、修改功能时需要多次或者重复投入开发资金;在企业内部上马新系统、推行新流程时,因不符合实际使用者日常工作习惯,被人为的抵触;对操作人员自身水平要求过高等问题都导致了数字化推进的不顺利。



三、解决方案


为了解决以上难点痛点,公司在经过多方选型比对后选择了简道云来自主开发应用系统。

1.收集需求,搭建基础表单

根据临床试验方案建立评价内容信息表,配合试验流程表组成BOM备用,然后分别建立研究中心名单、研究人员名单、研究助理名单等基础数据表,组成基础信息数据集。

2.梳理流程,组织架构、搭建应用

用基础数据集里各表单的基本信息,根据临床试验执行流程建立不同试验阶段的登记表单:筛选登记表、筛选结果表、随访计划表、周期随访表等。

3.配置数据同步逻辑关系,上线应用

配置基础数据各BOM表单与各阶段表单之间的引用与联动关系。同时,根据试验流程里的流转需要配置智能助手,同步修改相互引用数据间调用后变化的即时更新。智能助手的加持让普通表单具有了流程表的流转特性,也让各普通表单之间的数据有了类似关系型数据库那样的“事务”特性。

4.启用数据大屏,展现自建应用潜力

完成上面三个步骤就已基本实现最简单的临床试验项目管理数据从分析到建模到收集整理的过程。随后,将收集到的数据导入仪表盘,根据地址字段引用“地图”图表即可实现对整个临床试验全国各研究中心的相关管理数据的统计、分析和相关任务指标的问题梳理。

5.拓展应用功能,挖掘更深场景价值

在已有数据基础上,根据随访计划表单内的“日期时间”字段设定提醒条件,配合“开放平台”的“云短信通知插件”实现及时提醒参加临床试验患者按时回访的通知发送功能。根据“日期时间”字段添加“推送提醒”并设置好过滤条件,就可以实现在计划时间内及时通知各分中心研究助理按时完成计划任务的日程提醒功能。


场景一:BOM基础数据模块

痛点:

BOM基础数据模块的建立是临床试验项目管理的重要实现基础。以前每个项目都要重复建立各种常见医疗检查项目如血压、心率、脉搏、血常等等几十项,是一项很繁琐的工作。

解决过程:

使用简道云将所有基础检查项目录入相应表单后,所有项目就能共享使用。

价值:

以往每立项一个新的临床试验都会把这些检查项目列一个清单,或复制或新建。自从有了BOM基础数据模块以后,新的检查项只需要在基础数据表里添加一次就可以让所有其他项目直接调用,将以前立项创建管理文件模板的过程从以前的平均2个月左右缩减到一个月之内。


场景二:试验流程管理

痛点:

过去临床试验流程管理过程中大量使用Excel表格来收集数据,不仅容易出现数据误差,表格的制作也非常复杂:即使锁定了表格、格式、单元格等行列,也依然不可避免的会产生因公式出错导致的数据错误,复查起来相当困难。

解决过程:

使用简道云设计出统一标准的数据收集表单,使得无论是谁、在什么地点、使用什么设备都能统一、标准、高效的填报数据。比如设计表单时设置好,单行文本字段长度不能超过10个字、手机号字段不允许数字以外的其他字符且必须符合手机号码规律、数值字段设定好小数位精度及正负值范围等,可以做成选项的内容尽量使用单选或多选字段,如此一来,既增加了录入速度也减少了出错的可能。

价值:

统一标准的数据收集表单为管理指标的统计分析节省了大量的Excel数据清洗成本。过去使用Excel文件时,至少提前一周通过邮件、微信等渠道收集好各研究分中心的文件,并由PM专职助理接管、合并这些文件。这样不仅浪费人力做着低效率、低产出、低价值的劳动,而且在项目月度会议时看到的也并不是最新数据。更重要的是管理指标的延迟上报会直接导致管理方案落后于“前线战况”的尴尬。简道云帮助我们让管理数据能够实时更新共享,哪怕在开会前1小时、半小时之内,也能及时填报新信息,真正解决了数据迟滞、数据孤岛问题。 

场景三:智能助手

使用简道云,智能助手是一个不得不提的强大工具

在03流程中,智能助手触发修改01表单中的数据内容,以达到全局同步患者数据的目的。再也不会因为人力操作Excel表格出现应修改而未修改导致的管理指标出现误差,不会出现项目管理小组在进度会议时错误批评团队成员的尴尬。智能助手在04流程单次完成时,根据条件触发短信插件给患者手机发短信通知,比如:预约检查时间,发送检查结果等。智能助手除了可以发送手机短信通知,还可以根据插件发送邮件给研究者、研究助理、研究负责人,根据定制的信息,及时的告知相关人员项目的重要节点信息。



四、项目心得


“用户即开发者”、“零代码搭建”让非IT专业的同事不必再费尽心思的将业务描述成程序员可以听懂的样子,还让自己体验了一把从点点滴滴实现小功能到建设完完整整大应用的成就感。

使用简道云这一年多的时间里,最的大心得就是“用”:要敢于尝试、敢于使用。

起初在实现具体场景时经常会碰到很多问题:

1、一开始,很多简单基础的搭建因为没有解决经验,开发过程中总是反复卡壳。

2、最开始表单的搭建会经常出现在使用过程中不符合实际需求,要“反复修补”。

3、随着基础字段应用熟练程度的增加,配合各种函数已经能够解决大部分的问题。

4、搭配上智能助手、前端事件、推送提醒、数据推送等增强功能,解决更多复杂需求。

但是,只要使用得足够多以后,碰到的基础问题就会越来越少。就能更专注于复杂表单、复杂功能本身的实现。


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