卓良同创:零代码工程管理系统,让工人主动养成数字化工作习惯

一、案例背景


厦门卓良同创建筑工程有限公司成立于2018年9月,主要是从事建筑模板脚手架产品的研发、生产、租赁、专业分包业务。公司的主要产品是自主研发的全钢结构附着升降脚手架,业务范围主要是在福建省,合作单位有中建一局、中建二局、中建海峡等央企。

公司的主要优势是建立了一只专业化的自由劳务队伍,通过精细化的管理,给客户提供优质的服务。没有将劳务外包给包工头,避免以包代管、粗放管理导致的低效施工、质量低下、安全隐患。

公司自2021年3月开始采用简道云对企业管理进行数字化改造,更好地助力企业精细化管理。通过简道云进行流程控制并对数据及时汇总、可视化,助力企业管理升级。



二、业务背景


1、数据统计繁琐

公司进行信息化的起因是因为需要每天统计工人班组工作日志,计算工资和工作日志补贴;原来是工人发在微信群,办公室文员每天在微信群复制粘贴到Excel表格,人员少的时候还能操作,随时工人的增多,工作量大增,统计工作开展非常困难,也容易产生遗漏。后来采用小打卡进行统计,可以不用每天复制粘贴,但工作量也是很大。如果虽然人数继续增加,操作难度更大,迫切需要信息化系统,自动收集和统计相关数据。减少企业管理的工作量,增加统计精确度。

2、材料管理困难

作为产品租赁和专业分包企业,除了劳务管理,还有产品的出入库和项目现场材料管理,需要搞清楚材料的来龙去脉。原来使用纸质和Excel统计,数据分散,无法实施反馈给相关领导和相关人员。所以采用了简道云,从项目立项、材料备货清单、采购清单、发货、收获、退货进行一条龙管理,各相关人员可以实时查看各环节的数据。

3、绩效统计反馈慢

公司对各项目进行预算-结余分红的绩效考核制度,原来需要财务对各种成本和工作量数据进行统计汇总,无法做到实时反馈绩效,激励相关人员。



三、解决方案


应用需求主要是根据公司的管理思路和简道云官网上的案例进行分析,设计公司自己的管理流程表单。具体应用表单的搭建,可以先学习官网的教程,然后研究一些应用模板,结合实际需求进行适当修改。推广时提前录制相关的视频教程,并明确规定什么时候正式启用。遇到困难可以随时进行答疑,指导。

采用简道云让班组管理更简单,副班长通过钉钉撰写班组工作日志,把每个工人每天的工时和时薪记录在子表单,自动计算工人日薪。并且通过仪表盘自动汇总每个项目每个工人的月薪,以及撰写工作日志的奖励。文员只需导出仪表盘的数据即可快速做工人薪资表。同时各相关人员也可以实施查看物资管理系统里各项目的物资情况和库存物资情况。财务系统能够将相关人员报销的数据和工人细致、工作量进行分类汇总,用数据工厂实时计算各项目的绩效。



四、信息化建设成果


4.1.成果总结

(1)整体价值

细化了对劳务工人的管理,减少了公司对工作日志的统计工作量,最少节省了一个人后勤管理人员。可直观感知的效益是一年投入5千元系统费用,节省8万元工资。不能直观评价的价值是,通过工作日志表单提交后提示的鼓励语言和奖励金额,让工人更爱写工作日志,更关注工作总结、计划和安全,这个效益无法用数字衡量。

还有物资管理、财务管理应用,让公司的工作有流程、有规范,确保员工能持续把工作做好。


4.2.典型场景

场景1 班组工作日志

痛点:

原来的班组日志发在微信群,复制到Excel进行统计非常麻烦,甚至还可能遗漏。管理人员或工人自己想要查看某个人、某一天的日志也很麻烦。

解决过程:

后来采用简道云,分包设计副班长的班组工作日志和普通工人的个人工作日志表单,副班长通过钉钉系统填写表单,然后经过相关领导的审核。普通工人日志通过发送到微信的链接进行填写,提交给相关领导审核。然后建立各种数据汇总的一般配,比如积分排名、薪资汇总等,然后把仪表板链接发送到群,大家可以实时查看相关数据。

场景价值:

通过工作日志数据的实时采集、审核,并且自动汇总,每个月至少减少了100个小时的工作量,每月节省3000元,并且提高了数据的及时性和精度。通过公开的仪表盘,及时反馈工作数据和业绩,激励工人的工作积极性。


场景2 计算方案设计提成

痛点:

原来采用Excel表格计算方案设计提成,提交审核。因为方案设计提成设计到不同的人,提成比例不一样。并且是按阶段提成,分成了3个阶段,每个阶段的跨度可能长达好几个月,生产几年。方案又很多,编制和审核需要参照以前的数据,会很麻烦。可能会导致有些方案重复提成,或者忘了某个阶段的提成。

解决过程:

后来采用简道云,设计了基础数据表单、方案设计费申请表单和设计费申请明细仪表盘。基础数表单主要是搜集项目名称、周长、单价以及相关参与人员。设计费申请表单主要是根据根据项目施工已到达阶段,自动计算每个参与人员的设计费(可以设置重复提交限制,来控制某个项目、某个阶段的提成重复提交)。仪表盘是反映每个月相关人员的设计费提成和项目已经提成的次数(共三次)。

场景价值:

通过设计费的自动计算和重复提交限制,大大减少了统计时的难度和审核难度,同时提升了数据统计的精确度。每个月至少减少5个工时,大概节省500元。



五、信息化建设总结


1、信息化系统是把公司的规章制度、工作方法、工作流程固化为每一个员工的习惯,习惯最能成就员工和企业。当然信息化系统只是工具,核心还是管理思想。信息化系统是杠杆,能放大优秀管理的思想的能量。零代码对信息化系统来说,又是一把杠杆。能够把企业实践过程中产生的一些好的智慧和经验迅速信息化,为企业产生更大的效益。

2、对于我个人来说,我特别爱学习管理知识和原理,有很多好的想法,原来很难把这些想法落实到实际工作中。现在可以通过简道云轻松把这些想法,变成工作流程,让员工按流程和提示一步一步执行。简道云相当于一个加工厂,把我的思想直接加工成为武器。员工只要按照流程办事,就相当于开着飞机、坦克去打仗。


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