墨溪环保:环保公司实现高效在线监控运维的秘密武器

一、案例背景


浙江墨溪环保科技有限公司是一家专注于在线污染源监控领域的公司,经过五年的快速发展,已经成为浙江嘉兴地区销售额前三的在线监控运维单位。

公司在嘉兴五县两区运维一百多家规模以上企业以及多个国控大气站,并以污染源监控设备运维为核心不断开拓新的业务如设备销售、工况、智慧平台开发、产品研发等。



二、业务背景


随着公司规模的不断发展,传统的纸质合同审批、报销管理、绩效考核等无法满足公司高效管理的需求。因此在2020年9月份,公司花费重金购买了某知名ERP软件,期望运用系统改善公司业务流程效率低下的问题。然而经过三个月的使用,公司发现系统完全无法达到预期的效果。

1.费用高昂

公司花费重金购买的ERP软件因为账号受限,只能供6人使用,如果需要增加使用人员则需要额外购买,这对于一家只有几十人的小规模公司来说,高昂的费用实在无法承受。

2.流程死板

购买的ERP系统虽然流程稳定也可以自定义,但是每次要改一个流程就需要邀请该公司技术人员上门服务,时效性很差,无法满足公司日益变化的个性化需求。

3.学习成本高

重金购买的ERP系统并没有专门的培训教程,也没有通俗易懂的视频材料,界面比较‘复古’,对于普通员工来说上手难度高,出了问题也不懂怎么解决,员工抵触情绪很大,对于系统的实用性产生质疑,甚至于系统一度停用……

4.功能单一

由于ERP系统的主要功能是进销存,除此之外的功能要么没有,要么完全不符合使用场景。想要一个报销系统?想要一个运维管理系统?ERP系统均无法实现,于是一些无法实现的流程便还是需要纸质或者使用其他软件诸如钉钉,企业信息化建设停滞不前。



三、解决方案


作为一名职业管理者,在2016年的时候就已经接触过简道云,由于自身具备一定的编程能力,因此对于简道云低代码这一特色深以为意。技术就是工具,坚决不要重复造轮子,而简道云就是管理工具中最好的轮子之一。同时作为精益理念的实践者,深谙精益思想的核心就是实事求是,这个世界上没有两片完全相同的叶子,也没有两家完全相同的公司,“适合自己的才是最好的”!

2021年1月,在加入墨溪一个月后,我向总经理提出使用简道云建设数字墨溪的倡议并当即受到采纳。

公司按照精益生产的方式,组织BRT小组讨论研究公司的价值流,在确认将现有流程梳理完毕并精简后,直接将书面的流程植入到简道云系统中,确保流程按照标准执行。

以往最让人头疼的事情就是做一件事情有始无终,无法形成闭环。例如质量控制人员在各个站点检查出的问题,以往都是通过Excel表汇总发到群里要求改正,时效性差不说,很多问题最终也没有改正,导致政府监理检查评分低下,影响公司的信用评级。

在使用简道云之后,质量控制人员在现场就可以即刻发起问题描述,推送到对应人员确认整改后,再由质量控制人员确认,形成闭环。一开始员工不重视问题的及时处理,通过流程分析对每个员工处理的时效性进行排名并要求改善后,逐渐的员工养成了有问题及时整改的习惯,有些员工还表示,看着手机上的代办就感觉难受,就想着赶紧把问题给解决掉。

经过3个月的搭建和试用,公司实现了采购销售库存综合管理系统、项目管理系统、运维管理系统、财务系统、人事行政OA管理系统五大模块的建设,系统为员工工作效率的提升带来了切实的改变。

员工参与积极性高,大家纷纷献计献策,提出流程改善建议。仅以项目管理系统为例,第三版本的系统流程就进行了11次的流程改版,逐步让系统贴合公司实际业务需求。



四、信息化建设成果


4.1成果总结

1.管理效能提升

公司管理层随时随地可以通过手机或者电脑了解公司最及时的资讯,大大提升了决策的时效性,在当下快鱼吃慢鱼的商业竞争中拔得头筹。

2.工作结构优化

以往对于运营成本核算的报表都需要文员专门进行手工登记后,月底统计换算,对于管理层提出的一些具体的数据分析,又需要花1-2天时间重新进行数据分析,并且每次都会出现部门数据和财务数据无法匹配的情况,给工作带来了严重的困扰。

简道云通过实时的数据录入,确保原始数据的统一性,通过自动化的报表统计,实时动态展现报表数据,不仅将这部分工作量给节省了,还提高了数据的价值,真正让数据为企业决策助力。

3.助力企业成长

俗话说小公司管事,大公司管人。在墨溪成长的初期,即使有人员的流动,但是应该管理团队是固定的,管理人员对公司情况基本掌握,因此并不会给公司带来太大的影响。但是随着公司规模的壮大,管理团队也逐步从管事往管人这个方向转变,随着新员工的加入和老员工的离职,很多业务出现断层,相关信息无法追溯,导致客户投诉率增加。而利用简道云系统的工作交接功能,人员离职后的工作交接变得简单,企业信息连续,避免了潜在的经济损失。

整体价值

以简道云为墨溪节省的人工费用来看,至少节约2个文员的工作量,而墨溪仅花费了4950元的简道云费用(现在更便宜),投入产出比高达20倍。而简道云为墨溪带来的隐形的经济价值和避免的未知损失所产生的价值才是难以估量的。


4.2典型场景

(1)场景一:采购管理

痛点:

以往采购的主要信息都是由采购专员负责管理的,相关的产品价格比价、供应商管理、采购时效性都不明所以,只知道运维部门人员一直抱怨采购周期太长,而其中光是邮件审批就需要浪费2-3天时间。

解决方案:

通过简道云搭建采购系统,所有供应商和产品信息全部入库,新增供应商和产品需经审批,对于统计发现时效性差的供应商进行淘汰。

价值:

经过半年的磨合使用,如今的采购可以直接从需求者发起,发起后采购员收到抄送提前准备,大约一天内审批完就可以直接下单,销售、采购部门再也没有抱怨的声音了。


(2)场景二:合同管理

痛点:

纸质合同管理中是进行信息化改造的头等难题:由于每个合同编号五花八门,销售前回款的时候常常要在一大堆纸质合同里查找对应的文件,另外因为使用Word合同,还会经常出现用词问题。审批环节缓慢,总经理需要去找和合同有关的资料、报价单核对,而后续工程部需要施工的时候,又不知道去哪里找一些必要的信息。

解决方案:

利用简道云建立销售合同管理系统后,除了在线审批、在线制合同等常规操作外,还把采购系统中的产品库关联起来。

价值:

如今总经理审批阶段,一眼就可以看到毛利率,和以前总经理每份合同自己按计算器算毛利率相比,这审批速度简直就是坐上了飞机!审批效率大幅提升!


(3)场景三:财务管理

痛点:

以往财务需要管理合同、采购等相关信息,把信息整合后做到一张表上,然后再关联企业的资金流,从而分析成本、利润,对于企业管理者决策来说,往往只能是事后分析问题。最夸张的是某个应付款在数个月后才被发现遗漏,而对方企业也是在半年后整理财务报表才发现……

解决方案:

通过简道云建立财务管理系统,将进销存全部关联,收付款全部在系统中进行并第一时间录入,通过报表整合和流程设计,企业资金动向一目了然,拒绝糊涂账。

价值:

通过本方案,企业资金能及时跟踪调整,账目更加清晰,大大提升了财务的工作效率。


(4)场景四:人事管理

痛点:

以往合同续签是人事翻阅合同签订记录或者查找纸质合同这样的主动行为,去发现哪些合同需要续签。

解决方案:

通过简道云的推送提醒功能,现在系统可以自动在合同到期前一个月推送提醒,人事直接安排合同续签。

价值:

除了‘扫一扫’填报面试申请表、一键打印入职合同等基本操作,通过简道云建立人事管理系统,把一个最大的风险给扫除了,那就是合同续签问题。极大提升了人事的工作效率。


(5)场景五:项目管理

痛点:

项目管理以前经常出现差错,一旦项目环节较多,就无法做到实时跟进项目进展。导致项目延期,影响公司效益。

解决方案:

项目管理作为墨溪整套管理体系中最庞大的系统,借助简道云强大的子表单功能,一个项目管理系统将前面提到的采购、销售、工程等子系统全部管理了起来,只要销售发起了一个项目,就如同牛顿同学当年提到的第一推动一样,后续流程就会自动流转,直到整个项目结束。

价值:

如今,相关人员只需要专注于项目本身,随着系统提醒推动流程就好,极大提升了项目进展。



五、信息化建设总结


在精益生产中,我们总是会从价值流分析开始,了解企业的流程,确认其中产生价值的环节,消除其中的浪费。而有一种企业行为不产生价值,却又是必须的,比如搬运、做计划等等。在与简道云和精益打交道的这五年时间中,我逐步感受到简道云作为一个低代码系统搭建平台的价值在于,他完美的契合了精益的思维理念,让我们可以专注于业务本身,帮助我们快速实现标准化,减少不增值的动作。

如果说当前中国企业中精益改善理念正在成为主流,那么简道云作为企业发展和变革过程中的助推器,必定是一个正确的选择。

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