青宇机构:简道云CRM助力企业全面数字化转型

我对简道云太熟悉了,现在一接到新的项目需求,我就会先评估简道云是否可以实现。简道云服务效率也很高,能够帮助我快速解决问题。10分的话我可以打9.9分。

--青宇(北京)物业服务评估监理有限公司 产品经理 郭东东


一、案例背景

青宇机构成立于1999年,是中国首家物业第三方服务商是《北京市物业管理办法》颁布后首家获得北京市住建委颁发物业服务第三方评估监理资质的企业。同时也是北京市物业服务评估监理协会首任会长单位。

主要从事工程招标、物业服务招标、货物招标、工程监理、造价咨询、项目管理;物业服务质量评估、物业服务费用评估、物业承接查验评估;物业管理顾问咨询、培训、政府采购、质量体系认证等多项专业服务。


二、痛点分析

2015年,郭东东来到青宇机构担任产品经理,当时公司还未进行数字化转型,一直使用传统的工作模式和数据管理方式:利用微信群来组织工作和数据反馈,通过EXCEL收集数据,投入大量人工进行数据处理。以往传统的办公模式,导致企业长期以来都存在如下痛点:

1、内部协作差:公司财务和业务分别在两个不同的办公地,业务和财务之间的协同工作费时费力;

2、流程审批慢:财务单据只有纸质单据经由领导面签确认留底,时效性过低;

3、数据统计难:以往销售业务员跟进信息在群内反馈,无法汇总成数据报表进行查看筛选;

4、客户反馈难:难以全面统计到客户对业务工作时的评价;

5、信息化不足:企业各个部门的业务模块分散,无法系统地进行业务流程打通。


三、解决方案

鉴于这五大困境,领导开始在市场寻找合适的日常管理平台,在16年企业开始启用钉钉的同时,同步启用了简道云,打造简道云+钉钉生态的管理系统,实现无纸化办公,摆脱传统纸质文档管理。

郭经理一人负责简道云的搭建和维护工作,完成了公司近50个应用的搭建,实现了核心业务场景全覆盖+日常行政管理场景全覆盖。其中包括:CRM、专家管理、存档管理、财务报销、行政管理、日常OA办公、项目用印审批等场景应用,已经实现全流程的闭环管理。

图1 简道云工作台应用

其中最核心的3大系统是:CRM + 专家管理系统 + 存档管理系统。下文将会详细介绍这三大系统的结构和优势。


1、简道云CRM套件

(1)以往使用的CRM产品存在的两大问题

在使用简道云CRM套件之前,企业使用过其他CRM产品,但一直存在着两个问题:

自定义能力差

在物业监理工作中,开票、申请等运营相关的业务非常的个性化,因为市面上传统的CRM系统产品是无法改动的,无法完全满足该行业下的企业需求。

业务数据断层

过去的CRM和企业其他的业务系统完全孤立,导致业务数据断层,每天的新数据都需要至少一个人力去重复录入2遍。这完全属于不必要的工作,导致工作效率极低,而且手填数据容易出错,也无法实现数据的追溯性和关联性


(2)简道云CRM解决方案

2022年1月,企业开始尝试使用简道云CRM套件,郭经理仅用了2天时间,不仅完成了系统设计,也完美地将CRM系统迁移到了简道云CRM套件上。

利用简道云灵活自定义的优势,郭经理将简道云CRM的架构自定义调整为业务人员熟悉的产品架构,帮助业务人员轻松快速上手,大大降低了业务员的学习成本

简道云CRM套件除了继承了简道云强大的自定义能力和数据分析能力,专业的CRM能力也毫不逊色,不仅封装了CRM业务逻辑的预定义表单, 还包含了CRM独有的功能,如CRM首页、快捷跟进按钮、工商信息、商机推进器等,能够更加满足企业多样化的销售管理和客户管理场景下的需求。

图2 简道云CRM首页看板

此图为示意图,仅供参考


图3 简道云CRM商机推进器(左图为电脑端;右图为手机端)

此图为示意图,仅供参考


图4 商机详情页面实现快速跟进(左图为电脑端;右图为手机端)

此图为示意图,仅供参考


整体而言,郭经理使用简道云CRM搭建出来的系统,具有3大亮点

1.一个合同编号,实现项目全流程追溯

商机录入开始,谈成合作后直接录入合同信息,并打印合同模板、签署合同,后续销售业务员能够线上发起开票申请和录入回款信息。

所有的CRM流程内的信息都关联了合同编号,能够实现全流程唯一标识实现信息追溯

图5 合同管理数据工厂配置


2.商机-合同-营收制定经营分析报表

通过自定义仪表盘,搭建了商机-合同-营收经营分析看板,包括商机数量、销售预测成交金额、结转营收额、业绩营收额、结转业绩合同额、合同完成度、合同往期对比,实现销售数据实时、透明、可控

图6 CRM商机-合同-营收经营分析看板


3.销售团队绩效龙虎榜

除此之外,郭经理还设计了「销售绩效龙虎榜」,也就是团队内部业绩排名,实现目标管理和激励政策管理。

利用这样的管理模式辅助,简道云CRM作为新的CRM系统,在销售团队中更好地推行部署起来了,助力企业更好地实现了数字化转型。

图7 销售绩效龙虎榜

此图为示意图,仅供参考


2、专家管理系统

作为物业第三方服务商,企业核心业务是对专家基础信息进行维护和管理。

过去对于专家信息的管理需要身份证、专家证明、专业证书等信息,光是信息的录入和整理就需要耗费不少的精力;后续的业务部门、专家部门和财务部门的多部门协同通过传统的沟通方式,效率较低。

通过简道云的身份证识别、附件上传、流程设计等功能,业务员可以直接通过简道云移动端发起专家申请,拍照上传相关证件信息,通过管理员设计的流程流转到专家部门,实现专家库调取和专家的指派;专家收到了工作任务流,在预定时间内入场进行项目的考察和评估打分;最后还设计了费用和预算管理。

图8 专家管理系统结构图


3、档案管理系统

过去企业关于项目信息、绩效管理、档案的借阅归还、甲方满意度、统计报表等纸质资料非常的多,档案信息的管理工作量自然也随之增大,自从用了简道云实现了存档管理系统的搭建,所有档案都实现了线上管理,工作效率大大提升,真正地实现了无纸化协同办公

图9 档案管理系统结构图


四、总结

青宇(北京)物业服务评估监理有限公司自定义搭建的近50个应用+CRM套件,通过跨应用功能实现不同应用间的数据调取,业务全流程闭环并解决了企业99%的业务场景需求,成功助力企业数字化转型。

在全面启用了CRM套件后,一方面解决了业务数据断层的问题,另一方面通过自定义搭建出符合业务员使用习惯的CRM系统,大大降低了学习成本;同时,结合了经营数据分析和目标排行管理,更好地推动信息化建设。

以CRM专业套件为始,配套专家管理+存档管理等应用,不仅将企业核心业务流程彻底线上化,降本提效,真正实践”让数据成为生产力”信息化建设导向决策管理。


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