U家工场:打造一个有温度、真正助力部门提效的系统

对研发部门而言,简道云让我们信息化门槛降低,也降低了运维难度,出色的仪表盘功能让数据可视化成为了一件很简单的事情。对业务部门而言,使用简单,多终端信息同步,和钉钉的完美兼容也降低了上手难度,用户体验极好。

简道云,让系统开发也能跟得上不断前进的业务变化,真正实现了技术赋能,让各部门的工作能够高效开展,提高人效,为公司创造更多价值。因为简道云,我们才知道数字化转型也可以变得很有温度。

——U家工场 效能提升部门负责人 任俊羽


一、案例背景

优家集团,旗下两大业务品牌U家工场&致美优家, 目前提供从精装-定制-家具软硬装装一体化的全案美学整装服务。

人群定位于追求品质生活的新中产年轻群体,产品及服务主攻品质兼颜值、舒适兼省心,目前四大服务体系,软硬一体化美学整装、精装房美居整配、旧房全屋翻新和全屋定制服务,全方位满足目标人群的整体家居需求,已累计数千户优质案例。



二、痛点问题

随着业务的深入和规模的拓展,U家工场原有的信息化已经不足以支撑企业所需,在使用简道云之前的遇到了很多信息化痛点问题:

1、OA无法做数据分析

之前内部管理依赖OA、Excel,无法做有效的部门数据分析、企业整体经营分析。

2、单系统无法满足所有需求

找不到一个系统满足公司所有信息化需求,多个系统又容易数据割裂。

3、后方岗位动力不足

每天处理大量繁琐事情,看不到成效、看不到反馈、获得不了成就感。

4、IT与业务部门对立

业务部门拍脑袋提需求,信息部只负责实现,在反复修改与拉锯中失去信任、互相对立。


三、解决方案

鉴于以上痛点,公司急需一款简单易用的应用搭建平台来解决信息化转型的问题,经过多方的选型比对,最终选择了简道云来搭建公司系统。

1、核心业务流程

公司一共使用了三套不同的信息化系统来满足C端交互、内部管理与财务管理的需求。在一些通用的管理模块基础之上,因为五大业务板块(旧改、清水、居改、美居、定制)的业务流程不同、人员不同, 企业利用简道云搭建并复制了五套流程, 进行个性化改造,让系统满足不同业务线的需求,形成了系统差异化应用+业务线差异化管理的核心业务流程。


2、信息化架构

U家工场的信息化应用架构分为系统入口、业务流程模块、综合管理模块、决策支持这四个层次。其中,业务流程模块涉及到客户管理、合同管理、采购管理等多个业务场景,还使用API工具和WEBHOOK工具打通了多个系统,实现了部门垂直化管理和项目个性化应用。


3、应用矩阵

公司使用简道云作为内部核心业务流程管理系统,已经被推广至公司全体进行使用,这些应用包含了从人事管理、绩效管理到项目管理等一系列的业务场景,通过一个中台,把所有的业务都串联了起来。



四、亮点设计

1、可以互通关联的“OA”

U家工场最早期的信息化就是将原有在钉钉上的OA流程全部“搬家”至简道云,让原来需要手填的信息,可以下拉框“引用” 其他表单的数据,构建起了业务逻辑关系。另外,利用简道云“数据工厂”的功能,将多个表单、流程的数据进行汇总、筛选、计算、合并等自动处理,得出想要的关键指标进行分析。


2、多系统打通各司其职

公司用API、WEBHOOK打通了多个系统数据,发挥每个系统的特长。业务部门提出的需求会经过评估究竟使用哪个系统进行实现。简道云并不适合做所有事情,在对客户的报价单的自动生成、财务凭据的生成这种场景中,U家工场使用更加合适的工具来解决。

公司还有一个3人信息化团队叫做效能提升部门(信息化部门),一共只有3人,具备代码开发能力,已经足够解决企业内所有信息化系统搭建、维护的工作。

客户、订单在简道云处理


3、量化产出看清成效

通过看板来反馈员工一天的工作成果,解决了多少待办、处理了多少问题、产出了多少成果。让每天繁杂的工作内容能够量化,让支撑型岗位的员工能够看到自己的付出。让互相协同的部门能够在“工单”后进行评价,让部门之间的沟通能够通过一句简短的感谢变得有温度起来。也有的同事会写个两百字的小作文来表达感谢与认可, 有效提高了支撑岗位的成就感。


4、IT与业务部门协同提效

负责信息化部门的名字叫【效能提升部门】,定位是通过信息化手段提升其他部门运行效能。会深入与业务部门一起梳理业务流程、制定管理规范。得益于简道云的灵活性,IT每日工单每日清,保证系统维护的高效响应,让所有业务部门能够感受到IT们是倾力在支撑他们而不是敷衍了事。在每个部门内找到愿意积极配合信息化、推动信息化的对接人(通常是部门高管),能够给效能提升部门及时反馈问题、讨论改进方向。


五、案例总结

以上方案在U家工场将持续扩大使用范围与深度,目前的具体使用状况如下:

系统核心使用人数900+、子管理员人数3人、仪表盘数量220、应用内数据46W+、使用时长5年、数据工厂数量28、流程/表单数量700+、聚合表数量21、智能助手数量44。

U家工场的[效能提升部门]的定位非常有特色,正视[技术]只是手段,真正的目的是提升业务部门的效能。信息化团队真正去站在业务部门立场,设身处地的考虑业务部门提出的需求,携手打造了一套有温度、有作用的信息化系统架构。

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