U家工场：打造一个有温度、真正助力部门提效的系统

一、案例背景

优家集团，旗下两大业务品牌U家工场&致美优家，目前提供从精装-定制-家具软硬装装一体化的全案美学整装服务。

人群定位于追求品质生活的新中产年轻群体，产品及服务主攻品质兼颜值、舒适兼省心，目前四大服务体系，软硬一体化美学整装、精装房美居整配、旧房全屋翻新和全屋定制服务，全方位满足目标人群的整体家居需求，已累计数千户优质案例。

二、痛点问题

随着业务的深入和规模的拓展，U家工场原有的信息化已经不足以支撑企业所需，在使用简道云之前的遇到了很多信息化痛点问题：

1、OA无法做数据分析

之前内部管理依赖OA、Excel，无法做有效的部门数据分析、企业整体经营分析。

2、单系统无法满足所有需求

找不到一个系统满足公司所有信息化需求，多个系统又容易数据割裂。

3、后方岗位动力不足

每天处理大量繁琐事情，看不到成效、看不到反馈、获得不了成就感。

4、IT与业务部门对立

业务部门拍脑袋提需求，信息部只负责实现，在反复修改与拉锯中失去信任、互相对立。

三、解决方案

鉴于以上痛点，公司急需一款简单易用的应用搭建平台来解决信息化转型的问题，经过多方的选型比对，最终选择了简道云来搭建公司系统。

1、核心业务流程

公司一共使用了三套不同的信息化系统来满足C端交互、内部管理与财务管理的需求。在一些通用的管理模块基础之上，因为五大业务板块（旧改、清水、居改、美居、定制）的业务流程不同、人员不同，企业利用简道云搭建并复制了五套流程，进行个性化改造，让系统满足不同业务线的需求，形成了系统差异化应用+业务线差异化管理的核心业务流程。

2、信息化架构

U家工场的信息化应用架构分为系统入口、业务流程模块、综合管理模块、决策支持这四个层次。其中，业务流程模块涉及到客户管理、合同管理、采购管理等多个业务场景，还使用API工具和WEBHOOK工具打通了多个系统，实现了部门垂直化管理和项目个性化应用。

3、应用矩阵

公司使用简道云作为内部核心业务流程管理系统，已经被推广至公司全体进行使用，这些应用包含了从人事管理、绩效管理到项目管理等一系列的业务场景，通过一个中台，把所有的业务都串联了起来。

四、亮点设计

1、可以互通关联的“OA”

U家工场最早期的信息化就是将原有在钉钉上的OA流程全部“搬家”至简道云，让原来需要手填的信息，可以下拉框“引用” 其他表单的数据，构建起了业务逻辑关系。另外，利用简道云“数据工厂”的功能，将多个表单、流程的数据进行汇总、筛选、计算、合并等自动处理，得出想要的关键指标进行分析。

2、多系统打通各司其职

公司用API、WEBHOOK打通了多个系统数据，发挥每个系统的特长。业务部门提出的需求会经过评估究竟使用哪个系统进行实现。简道云并不适合做所有事情，在对客户的报价单的自动生成、财务凭据的生成这种场景中，U家工场使用更加合适的工具来解决。

公司还有一个3人信息化团队叫做效能提升部门（信息化部门），一共只有3人，具备代码开发能力，已经足够解决企业内所有信息化系统搭建、维护的工作。

客户、订单在简道云处理

3、量化产出看清成效

通过看板来反馈员工一天的工作成果，解决了多少待办、处理了多少问题、产出了多少成果。让每天繁杂的工作内容能够量化，让支撑型岗位的员工能够看到自己的付出。让互相协同的部门能够在“工单”后进行评价，让部门之间的沟通能够通过一句简短的感谢变得有温度起来。也有的同事会写个两百字的小作文来表达感谢与认可，有效提高了支撑岗位的成就感。

4、IT与业务部门协同提效

负责信息化部门的名字叫【效能提升部门】，定位是通过信息化手段提升其他部门运行效能。会深入与业务部门一起梳理业务流程、制定管理规范。得益于简道云的灵活性，IT每日工单每日清，保证系统维护的高效响应，让所有业务部门能够感受到IT们是倾力在支撑他们而不是敷衍了事。在每个部门内找到愿意积极配合信息化、推动信息化的对接人（通常是部门高管），能够给效能提升部门及时反馈问题、讨论改进方向。

五、案例总结

以上方案在U家工场将持续扩大使用范围与深度，目前的具体使用状况如下：

系统核心使用人数900+、子管理员人数3人、仪表盘数量220、应用内数据46W+、使用时长5年、数据工厂数量28、流程/表单数量700+、聚合表数量21、智能助手数量44。

U家工场的[效能提升部门]的定位非常有特色，正视[技术]只是手段，真正的目的是提升业务部门的效能。信息化团队真正去站在业务部门立场，设身处地的考虑业务部门提出的需求，携手打造了一套有温度、有作用的信息化系统架构。