顺然控股：物业零代码降本增效之路

一、企业简介

顺然控股（山东）集团有限公司成立于2016年3月份，位于山东泰安，集团下设：山东顺然物业服务有限公司、山东海然物业管理有限公司、山东顺然物业有限公司岱岳分公司、山东恒翔物业管理有限公司泰安分公司、长安保安集团有限公司泰岳分公司、泰安顺然房产信息咨询有限公司，主营物业管理、园林绿化工程施工、专业保洁、清洗、消毒服务，家政服务，停车场服务，住房租赁等服务。至今公司在管及合作项目42个，在职员工500余人。

二、管理痛点

物业项目成本管理涉及人、财、物管理的各方面，目前存在如下挑战和痛点：

1、微信群办公协作差效率低

在使用数字化办公之前，公司管理层主要通过微信群办公， “采购群”、“报销群”、“日经营报群”、“日报群”、“各项目群”等，有的管理层领导微信群就多达30多个，手机不定时的消息提醒，让人烦恼，不看怕耽误重要的事儿，看吧大多数消息是不重要不紧急的，影响工作效率。基于朴素的“免打扰”又不耽误重要事儿的需求，提高各成员间的协作及办公效率，公司急需数字化手段改善面临困境。

2、传统收费方式流程繁琐，依赖人工、易出错、对账麻烦

过去，公司物业费收款主要采用纸质台账（查）+手写收款单（收）+Excel记账（统计）的方式（注：尝试过多种收费系统均不适合，依旧采用纸质方式），虽然适合三、四线城市收费场景，但凸显的问题显著，主要表现在：流程繁琐，依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低。

3、传统的人事管理无法实时知晓人事动态，人力费用采用纸质签批，从而无法有效控制人力成本

物业行业属于劳动密集型企业，需要大量的人员，人力成本占总成本比重大。同时，行业人员流动频繁，离职率和入职率都比较高，且一线员工年龄偏大（50岁以上年龄的占80%+），这给公司的管理造成了隐患。过去，公司人员入转调离的信息掌握在各项目手中，且不能实时同步至公司人力部门，因此决策者对项目当下配置了多少人，年龄结构如何，是否存在用工风险，新招聘是否合理等数据心中无底。

此外，用工过程中会产生人力费用如加班费、员工补贴、保险费等，都是纸质单据申请，总部负责人月底集中审批，因为事后审批，审批过程落入形式，人力成本无法有效控制。因此，在人力资源方面，需要一款数字化工具，能够实时审批成员的入转调离，且如加班费等人力费用审批中能够实时知晓，使人力成本控制落到实处。

4、 传统的物资管理，从采购到出库各环节全靠手工记账，库存余额模糊不清，漏洞较多

公司物资管理，包括采购申请－采购报销－入库－出库－调拨－盘点等各个环节，且涉及的物品种类多且零碎。过去，每个环节均是手工记账，各项目的库存余额未有准确的数字，只知道大概，这导致很多漏洞。如申请采购时，通常采购什么审批什么，即使采购私用小物品亦未知。

出入库时，只是记录单个物品的进出情况，对如物品损耗丢失等情况并未记录；盘点时，通常只是对肉眼可见的及有印象的物品进行盘点，不可见的零散的小物品不记录在列，出现漏盘情况。物资管理的混乱状态，使得采购成本管控一直不是很顺畅，因此，需要一个物资管理系统，一个物品从采购申请－审批－出库－入库－调拨－盘点等全流程清晰了然，可追溯，对于仓库余额有清楚数据，从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。

5、传统的费用支出，数据汇总存在延迟，全靠财务每月汇总

以前，各项目费用报销都是纸质单据，层层审批之后，每周交纳财务并集中报销，每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来，采用企业微信原生报销，使用电子签批功能，但是每个申请单数据独立，无法进行项目数据的统计分析。因此，企业需要财务系统，能实现电子审批、自动汇总统计的功能。

三、解决方案

为解决上述描述的痛点问题，在不影响原有的工作习惯的基础上，基于简单、方便的、易上手的原则，现对系统数字化升级解决思路如下：

具体实施的工作框架为，选用企业微信为统一入口，选用企业微信原生免费应用和简道云低代码开发平台2套模板，通过内容进行相关内容的研发，上线顺序及内容分别为：

阶段一：创建企业微信群，包括但不限于项目群、管理群、采购群、人事群、保险群、业主群等内部办公用及与客户互通交流的外部群。此工作快速解决微信群的问题，无需培训，企业全员快速上手，上线1天；

阶段二：用企业微信原生的打卡、汇报、审批、微盘等功能，能够解决日报、打卡考勤、用车申请、出差申请、开票申请等基本日常的需求，上线很快，大约需要1-2天，此功能能够将微信群中的功能线上化，解决目前存在的各种问题；

阶段三：收费系统，解决营收问题，包含房产信息、账单生成、收款、欠款、催款等功能；

阶段四：人事系统，包含人事档案、入转调离等流程及审批、加班申请、奖罚申请、补贴申请、保险管理、工资生成等内容，对人事信息清晰了然；

阶段五：采购系统，包括物品信息、采购申请、采购报销、仓库库存、入库、出库、库存盘点等，使得物品管理更清楚；

阶段六：财务报销系统，包含项目信息、费用报销、借款申请、付款申请、退款申请等涉及财务报销的功能，并能进行统计分析，解决财务支出及流水的问题。

场景一：收款管理

痛点

传统收费方式流程繁琐，依赖人工、易出错、对账麻烦。过去，公司物业费收款主要采用纸质台账（查）+手写收款单（收）+Excel记账（统计）的方式（注：尝试过多种收费系统均不适合，依旧采用纸质方式），表现在流程繁琐，依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低、对账麻烦。

解决方式

使用简道云搭建了收费管理平台，六大模块，17个表单，12个统计表，涵盖房产信息、车位信息、物业费收费、其他费用收款、折扣申请单、退款申请等，并能自动统计收费日报、应收账款、欠费查询、收款查询等，满足企业收款方面的多种需求。

下图为收款单截图。

下图为欠费统计截图。

场景价值

1. 提高收款效率：收款流程由3步缩减至1步，收款时间缩短2倍以上；收款出错率降至0.1%以下；坚决杜绝了不合规收款行为；大大提高了收款效率；

2. 提高统计效率：日报、周报、年报、收款汇总、欠费的统计汇总时间，由原来的0.5天及以上缩短至5-20分钟，且正确率达99%以上；

3. 降低了收费客服能力要求：收款员只需提交一个收款表单即可简单完成收费，对于复杂的计算如应收费用、已收、欠费情况等交由系统自动计算处理。收费客服从学习到胜任，时间由1天及以上缩短至30分钟，出错率极低，对收费客户的能力要求大大降低；

4. 提高成员之间的协同效率：通过设置权限，不同成员在系统中可自助查看本人、本项目或本公司的数据，沟通成本降低、协同效率增加。

场景二：人事管理

痛点

物业行业人力成本占总成本比重大，且人员流动频繁，传统的人事管理信息掌握在各项目手中，总部无法实时知晓人事动态，使决策者对人事信息心中无底。传统的痛点主要有：

1. 成员间的协同效率低，以新成员入职为例，传统的流程至少需要4个部门7人协同完成，因成员信息设计多人手写录入等，会有各人手工的信息不一致的情况，其中某一个环节错误，就要重新走一遍流程，非常烦琐

2. 纸质签批时间长，事后审批，审批过程落入形式，人力成本无法有效控制

3. 总部无法实时知晓人事动态，使决策者对人事信息心中无底

解决方式

使用简道云搭建了人事管理平台，七大模块，21个表单，20个统计表，涵盖从招聘、入职、调薪调岗、转正、离职、保险、薪资等全面的人事功能，满足公司各种人事需求。

下图为入职申请单。

下图为工资汇总表。

场景价值

1. 提高协同效率1-5倍，出错率降至1%以下：以前数据都是微信传递沟通、纸质审批单手写签批。现在只要在人事系统中找到对应表单填写，系统自动传送审批流程或者通知给对应人去处理，每一步流程可见，每一表单不遗漏。

2. 提高审批效率1-2倍：招聘需求、入职申请、离职申请、转正、调岗等人事流程全部电子审批，因电子审批支持手写签字且可随地审批，与纸质审批相比，审批时长缩短至原来的1/2以下；

3. 提高统计效率，为公司觉得提供数据支持：使用系统之后，公司成员的入职、离职等动态信息提交之后，系统能够自动统计入职率、离职率、员工补助发放等关键信息，且入职信息、薪资标准等信息同步至员工花名册，这样公司总部能够得到最新的员工花名册，与人事统计表一起，对公司人力成本的控制等提供了数据支持；

4. 提高成员的工作效率：因电子审批省去了很多重复性的工作，项目成员可以抽出空余的时间去做更有价值的事情，如服务客户、处理客户意见等，这对提高物业服务品质、提高行业之间的竞争力，提供了有力的基础。

5. 节省薪资计算时间，降低出错率：计算薪资需要考勤表、员工补助申请表、员工加班审批表、员工扣款申请表等，现在因加班、奖罚等数据可联动至工资表，工资表可自动生成，生成时，考勤表、加班费、补助费等同步至表单，节省了薪资计算的时间。

场景三：采购及仓库管理

痛点

传统的物资管理，从采购到出库各环节全靠手工记账，库存余额模糊不清，漏洞较多。物资管理的混乱状态，使得采购成本管控一直不是很顺畅，因此，需要一个物资管理系统，一个物品从采购申请－审批－出库－入库－调拨－盘点等全流程清晰了然，可追溯，对于仓库余额有清楚数据，从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。

解决方式

使用简道云搭建了采购及仓库管理平台，五大模块18个表单，5个统计表涵盖采购申请、报销、入库、出库、库存等各环节，从采购到出库流程清晰，可追溯，从而为降低物品成本提供数据支持。

下图为使用简道云数据工厂功能计算库存。

下图为产品库存统计表。

场景价值

1. 采购电子审批覆盖率100%，效率提高1-2倍：过去，采购申请、报销、入库、出库、调拨、盘点等每个环节均是手工记账，汇总需用EXCEL。使用系统后，全部走电子审批单，数据统计汇总工作由系统自动完成，历史记录查询时间缩短至10分钟以下；

2. 物品流程可追溯，物品损耗可控：使用电子流程之后，单个物品采购时间、入库时间、出库时间、调拨时间等每个流程都有记录，如果盘点出现亏损的状态，可分析亏损的原因，并控制在合理的损耗水平，以降低人为丢失等情况，降低物品成本；

3. 仓库库存清晰了然：因仓库物品出入都有电子账，仓库库存则有了清晰可见，物品管控真正做到透明化信息化，对采购管理有了控制权，物品审批有了话语权。

4. 物品标准化：以前采购物品名称不一致，同一物品，多种名称，这样统计时，出现差错。用系统建立了物品库，物品名称标准化，为采购、统计等工作提供了便利。

场景四：费用报销

痛点

传统的费用支出，多为纸质单据且数据汇总存在延迟，全靠财务每月汇总。以前，各项目费用报销都是纸质单据，层层审批之后，每周交纳财务并集中报销，每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来，采用企业微信原生报销，使用电子签批功能，但是每个申请单数据独立，无法进行项目数据的统计分析。因此，企业需要财务系统，能实现电子审批、自动汇总统计的功能。

解决方式

使用简道云搭建了财务报销，共7个表单，3个统计表涵盖报销、借款、付款等各环节，且能对当月的支出汇总做出统计。

下图为费用报销申请单。

场景价值

1. 电子审批，效率提高1-2倍：使用系统后，费用报销、借款等全部走电子审批单，与纸质审批相比，审批时长缩短至原来的1/2以下，数据统计汇总工作由系统自动完成；

2. 费用统计分析效率提升1倍以上：使用电子流程之后，费用支出按照会计科目进行汇报，查询字段包括但不限于申请时间、项目名称、会计科目、表单类型等，通过费用汇总，项目负责人可查看所负责项目的费用支出情况。

总结心得

从公司层面讲，自开始着手到上线使用简道云一年以来，企业整体的数字化水平从“幼儿园”逐渐升至“小学三年级”，从“微信群、纸质单”到人事、财务、采购等办公基本“电子化”，从员工“反对使用系统”到“提出新的需求”，从“模糊不清的数据”到“精准可追溯的流程”，解决了传统管理中面临的成员协作差、办公效率低的问题，从而解放部分员工的时间和精力去处理更为重要的工作，为客户提供更有价值的服务，从而为公司的发展提供动力。

从微观层面讲，简道云搭建和落地的过程是不断精进的过程，从开始搭建、测试、问题反馈、修正不断打磨，一个表单甚至达几十次的修改，总是在曲折中前进，摸索出一些经验：

【中国数据生产力大赛】原帖链接