咸阳海汇新能源：简道云助力LNG物贸公司业财一体化数据管理

一、企业简介

咸阳海汇新能源有限公司是一家股份制新能源企业，主要经营范围为天然气的经营与推广， “煤改气”项目的设计与投资、实施，城市燃气管网建设，天然气的运输和贸易等。公司以陕西为中心，将贸易、物流、加气站建设及工业天然气改造项目作为核心业务，业务区域涉及华北、西北、西南、华南等十余个省份。目前投资建成天然气加气站两座、天然气工业利用项目百余个，配套液化天然气运输物流车队拥有专业运输车辆（LNG/CNG）七十余辆。同时与新疆广汇、延长石油、陕西燃气等上游厂商及业内十余个大型天然气物流企业保持着良好的业务合作关系，目前日可调度天然气总量超过60万方（600，000m³/D）。

二、痛点

由于无库存贸易的行业特性，以及行业日常统计习惯，公司要求每日的采购订单、物流订单、销售订单需要在一条数据中体现出来——即统一显示生产厂家、供应商名称、采购单价、物流公司、运输车牌号、销售客户名称、配送地址、配送时间、销售单价以及对应的业务提成等字段。

随着公司的不断发展，业务范围不断扩大，目前涉及贸易、物流、点供等，经营产品不断丰富，包括LNG、甲醇、CNG等，数据量也逐渐增多，需要找到一款合适的工具对数据进行统一管理，帮助各级管理者及员工更全面、及时、清晰地了解和使用各模块业务、财务数据，同时结合业务和管理需要生成报表及进行可视化展示。

之前，公司内部以及和行业内上下游往来单位之间一直是用微信传递信息，用Excel表格统计问题，这种方式主要在以下几方面存在问题：

（一）数据的及时性

销售、采购、收款、付款业务并不只是在上班时间进行，下班后甚至到半夜可能也会进行，这一时间段的数据只能在第二天早上再从微信记录录入到Excel表格中。次日早上甚至会花费1-2个小时补录数据，如果碰到停电断网情况，一整天数据都无法录入。

（二）数据的全面性

公司业务因为涉及不同的范围以及经营产品，统计的维度和相关报表要求也不一样。之前用Excel表格的时候，需要用不同的表格，由不同的统计人员统计，导致公司领导以及部门领导对公司所有运营的产品无法一目了然的了解、比较。数据统计基本是事后的统计，只是对业务完成后的一个数据登记，尤其是之前基本都是一个月建立一个表格，如果需要年度数据，还要合并12个表格。

（三）数据的准确性

用Excel表格录入对于产品名称没有做到统一，存在同一个生产厂家录入多个名称的情况；上下游往来单位也都是登记的简称，也存在一家多名（同一家单位可能录入多个简称）情况。在进行数据合并和数据分析时易产生数据不准确情况，需要仔细甄别。

（四）数据的可视化：

数据可视化能够一目了然掌控经营数据和财务数据。但是受数据的及时性、全面性、准确性限制，数据的可视化也无从谈起。领导需要可视化什么数据只能临时操作。

三、解决方案

针对以上存在的问题，同时结合行业内共性存在的问题，公司决定引进简道云系统，并实现了以下几点：

（一）通过简道云电脑端和手机端数据的同步，员工不在单位或者办公室断电停网时也不耽误数据的录入，保证了数据的及时性。

（二）通过简道云仪表盘的数据汇总展示，对公司所有经营的产品进行采购、销售、利润的汇总和明细查询。通过筛选器，可以对指定日期范围、指定产品、指定供应商、指定客户的数据汇总、明细查询。只要每日采购、销售、财务收付款数据能够及时录入系统，相关的报表会自动生成，公司整体运营数据和财务数据得到了全面的展示。

（三）建立生产厂家、供应商、客户、物流公司数据库，在录入采购、销售订单数据时候通过数据关联可以直接从数据库中选择数据，保证了数据的准确性。

（四）公司的供应商分析、客户分析、财务分析工作中，除数据汇总外，还通过折线图、饼状图等将数据可视化，可一目了然地对重点关注的数据进行查看。

简道云不仅仅用于业务完成后的登记工作，在日常的管理中，简道云也越来越成为了辅助工具，基于它搭建出了包含自动统计汇总上下游往来单位余额、公司总体经营数据看板（包含销量、销售额、毛利等数据）、显示指标完成度等功能的数字化系统。

四、应用场景

场景一：实时统计上游供应商、下游客户余额，辅助采购、销售业务

痛点

公司所处行业属于资金密集型行业，每笔订单至少在10万以上，尤其是旺季每笔订单甚至达到20万以上，每日公司的收付款达到千万级别。这个行业的公司对于上游供应商、下游客户往来余额是比较重视的，如果数据更新不及时或者数据不准确，对于公司造成的损失是个人甚至公司都无法承担的。

总体资金管理原则是：减少在上游供应商的资金积压、减少下游客户的欠款（赊销）金额。财务统计需要结合业务及时准确的统计上下游往来余额。

之前用表格统计，需要专门的统计员每日统计业务数据、财务收付款数据后再通过公式设置等汇总上下游往来余额。但是如果由于人员变动、下班后业务达成、停网停电等原因，造成数据汇总不及时，上下游往来余额无法及时出具，业务人员在采购和销售时只能凭大概印象进行业务控制，财务数据统计滞后于业务发生，对公司资金的把控来说实际是有风险的。

解决方式

基于简道云平台，通过表单、数据工厂、仪表盘的设置，业务人员（采购员、销售员）只需要及时、准确录入采购、销售订单数据，如下图

财务人员只需要及时、准确录入付款、收款数据，如下图

系统即可实时对业务数据、财务数据进行及时、准确的统计，目前效果如下图

场景价值

1.采购订单、销售订单、收付款数据及时准确录入保证业务和财务基础数据的及时准确性。

2.上下游往来单位自动计算生成，不用专门人员进行公式计算等汇总，解决了上下游往来单位余额不能及时呈现给业务和领导的问题。

3.业务和财务人员可随时随地通过电脑端、手机端查看数据。

场景二：实时统计公司总体经营状况，实时全面了解公司总体运营情况

痛点

随着公司不断发展，公司经营模块不断增加，同时每个经营模块又分成多个经营团队。之前每个经营团队都有自己的统计和财务，各自做各自的表格和报表，公司召开月度和年度经营分析会议时，需要把多个经营团队的数据汇总整合到一起，但是由于每个团队统计的格式、维度、统计周期都不一致导致数据查看、合并需要一定时间去整理。

解决方式

通过简道云统一平台进行数据录入，通过仪表盘设置，对共性的统计报表进行统一的设置，对于某经营团队需要个别展示或者需要重点展示的数据，单独设置仪表盘，这样平衡了共性和个性的数据报表及数据展示问题。

效果如下：

1.共性的数据报表及展示

1.1：月度经营数据

1.2：每日销量数据

1.3：各月销量环比数据

1.4：实际与指标对比方面

2.个性的数据报表及展示

某产品（某重点产品）每日销量

3.功能拓展

随着公司经营范围扩大，在工程建设方面，也初步使用了简道云平台，对于工程的财务数据、进度数据进行了可视化展示，方便工程总体的把控。

数据展示：工程项目回款情况

五、总结与展望

（1）通过简道云平台，减少了复杂重复表格的录入、对比、汇总等。目前公司业务部门的日常数据录入、统计、汇总、展示工作已经“消灭”了表格，全部迁移到简道云平台；财务部门日常查看、监督业务部门工作、供应商和客户分析也是通过简道云的数据工厂、仪表盘等功能进行。

（2）在整个简道云平台推广和实施过程中，领导的认同和支持起着至关重要的作用。我司首先也是领导高层有进行数据标准化管理和平台建设的初步想法后，才进行了平台选择。试用过程中，领导对于简道云与实际业务、财务结合方面尤其是零代码开发自定义设置方面非常满意，认为其对行业的共性需求和公司的个性需求都能进行满足。

（3）在领导的强力支持下，公司所有经营模块尤其是贸易模块全部迁移到简道云平台。不仅提高了领导和基层员工的工作效率，更重要的是数据的标准化带动了流程的标准化、管理的标准化。简单举例，上下游往来单位的简称全称问题，之前业务部门不重视，导致数据录入统计后续的一系列问题，目前业务部门、财务部门都统一共识必须规范准确录入全称，由简称、全称导致数据统计问题的的现象在公司不再存在。

（4）在实施过程中也要时刻全面了解业务和财务的需求，并且有些需求可能业务不知道如何表达或者需求是隐性的，但是实际操作过程中确实存在或大或小的阻碍。这就要求系统管理员或者系统推广者在日常调研和日常操作中，仔细全面了解业务，当然系统设计者最好能全面了解甚至熟悉业务的每个环节，如果不能就要仔细全面聆听业务需求。当然不是所有的需求都需要满足，需要对需求进行甄别汇总，并做好和业务的沟通工作。

（5）在未来，随着公司经营范围的不断扩大，产品的不断增多，也随着简道云功能的不断强大 ，相信简道云一定能更好的辅助公司业务、财务管理，同时也能为促进行业整体信息化水平建设略尽绵薄之力。同时根据同行公司的共性，我司也向同行公司介绍了简道云平台，通过试用，同行公司高度认同并购买了2年的会员服务。