上海理光:简道云助力实现“数字化HR”管理

一、企业简介

上海理光生产集团作为日本理光集团上海生产据点,由上海理光数码设备有限公司、上海理光办公设备有限公司组成。主要生产数码复合机、彩色激光打印机等产品及配套零部件;高精度模具的设计、开发、加工;电装部件、部件的制造等。通过“清流化”、“同期化”、“高效率”的生产方式,上海理光建立了具有竞争力的一流生产基地,并先后获得ISO9001、ISO14001、OHSAS等多项国际认证,为全世界的客户提供高品质的产品。

近年以来,上海理光生产集团积极打造“数字化制造”工厂(DM),在自动化、可视化以及智能化等方面不断创新与实践,努力成为世界行业的领跑者。

二、业务/管理需求

近年以来,上海理光生产集团在自动化、可视化以及智能化等方面不断创新与实践,人事管理却始终停留在EXCEL做表、纸张审批的“旧时代”。典型问题如下:

1.公司员工个人信息的收集、保存都依赖人工和纸张。信息收集效率低、易出错、信息保存成本高、查询困难

2.各类纸质申请单手续复杂,领导请假/出差时,无法在申请单上签字盖章,会导致审批流程停滞

3.各类周报、月报,通过手工Excel进行制作,耗时耗力,数据时效性差

4.疫情期间,对于疫情防控及保证公司员工正常工作生活的需求

三、解决方案

简道云作为上海理光打造“数字化制造”工厂的重要工具,被全公司各部门广泛使用。零代码开发,快速上手的优点,使各部门在极短的时间内,即可完成传统报表到数字化报表的进步。此外,IT部门以简道云系统为基础,配合其他数字化工具(Finereport、RPA等)工具的使用,在公司内搭建起庞大的数字化系统。

应用个数:28

报表总数:50

仪表盘总数:418

流程表单总数:462

协作表单总数:604

数据量:30万条/年

每日访问数量:1200+

四、应用场景

场景一:劳工招聘、面试、报到电子化

  • 痛点:

1.劳工应聘时需书面填写应聘表、报到时需填写员工信息表,两表存在一半信息重复,但两张表无法合并为一张表,劳工反复填写相同信息,多人向人事反馈意见

2.部分应聘者字迹潦草难以辨认,面试官只得无奈放弃录用

3.人事向应聘者提供表格、水笔,每年纸笔损耗费用约2000元,且不符合公司环境保护的可持续发展方针。纸质员工信息表保存占用档案室空间,且不易查询

4.近年来新冠疫情反复,面试官接触大量应聘者,应聘表来回传递,新冠病毒感染风险较大

  • 解决方式:

利用简道云搭建【人员招聘】应用,实现劳工应聘、面试、报到电子化、无纸化。

  • 使用方法:

1.应聘者只需手机扫码填写应聘表

2.面试时,面试官只需在简道云表单输入应聘者身份证后四位,即可关联应聘者填写的应聘表并登录面试结果

3.应聘者入职时,手机扫描二维码填写姓名及身份证号,即可关联应聘表确认个人信息,确认无误并补全紧急联系人等个人信息后,即可作为员工信息登记表提交

  • 场景价值:

1.实现了招聘、面试、报到的电子化及无纸化,减少公司纸笔成本2000元/年

2.无需重复填表,提高了新入职员工的满意度;应聘者与面试官只需各自在手机/电脑上操作即可,避免纸张接触导致的疫情传播加剧问题

3.应聘者信息电子化,为进一步的人员管理大屏可视化提供了数据基础

4.数据自动统计汇总,无需手动分析数据

场景二:人员管理数字化大屏

  • 痛点:

人事每周需向公司高层管理者汇报人员情况,手工整理相关数据至少耗费4H/周,数据的时效性较差。

  • 解决方案:

以简道云数据及人事系统数据为基础,使用Finereport制作实时的人员管理数字化大屏。数据包括:当前在职员工情况、员工入离职情况、最新面试/报到情况、招聘情况推移、员工籍贯分布等。相关数据均可点击图表链接查看详情。

  • 场景价值:

1、通过实时的人员管理数字化大屏,减少了人事800/月*12月=9600元/年的人工成本

2、公司高层管理者可以实时获取人员信息,掌握人员情况,实现高效的人员管理

场景三:新入职员工宿舍申请

  • 痛点:

公司平均每年入退宿近1800人次,员工手工填写纸质申请单种类多且须定时定点办理,审批流程周期长。通过Excel进行数据管理,房间数及入住率等数据无法实时体现,不利于宿舍房间的精度化管理。

  • 解决方案:

1、通过简道云开发,建立宿舍进销存模式。员工只需通过手机扫码,2分钟内即可提交申请

2、宿舍数据通过简道云数据推送传输到Finereport,建立宿舍管理大屏,实现数据可视化

Finereport宿舍管理大屏:

  • 场景价值:

1、员工入退宿手续通过手机办理,节约15分钟/人/次,年节约0.25H*1800人/年=450H/年*39.12元/H=17604元

2、系统化、可视化后,数据实时、直观,管理精度提升,减少宿舍的空置率(19%→14%)。宿舍费用约可削减129600元/年

场景四:疫情对应——远程办公管理

  • 痛点:

由于新冠疫情反复,经常导致一部分员工甚至全体员工无法到公司上班。为提高新冠疫情影响下的员工积极性与自主性,有效推进工作方式改革,公司针对符合条件的员工,允许其居家或在公司以外的场所利用互联网进行远程办公。但没有相应的管理平台和完善的管理机制,无法获取员工考勤数据,远程办公将无法实现。

  • 解决方案:

通过简道云开发,为公司响应政府号召推行的《上海理光远程办公管理》提供管理平台。员工只需在电脑端或移动端进行资格申请和远程办公申请,即可在手机上进行上下班打卡,在家远程办公。

  • 场景价值:

在疫情期间确保员工可以以远程办公的方式进行正常工作,使用手机考勤上下班,减少了新冠疫情对公司及员工的不利影响。

场景五:招聘申请电子化

  • 痛点:

1.各部门书面填写招聘申请,经常有填写不规范、关键信息漏填或表述不明、超基准招聘(人数超标)的问题,需要人事电话联络进行再次确认

2.招聘申请需要申请人拿着纸质申请单请五位领导审核,领导们经常处于会议、出差状态,纸面申请单完成全部审核,耗时较长

3.申请招聘多人时,具体招聘进度难追踪,部门主管需多次向人事询问招聘进度

  • 解决方式:

使用Finereport设计器,制作招聘申请流程表单,关键信息设置必填或下拉选择,同时联动人事在管理表中填写的各部门人员补充基准数据,自动判断部门人数是否超标;人事在电子招聘单中随时更新招聘进度,招聘进度更新后自动发送给部门主管。

  • 场景价值:

1.有效地规范了各部门招聘申请信息的填写,减轻了人事数据收集负担

2.招聘申请的审核流程全部线上完成,不必等待领导出差回来再签字,提高了招聘效率

3.部门主管可以轻松自行查询到目前招聘进度,无需询问人事。

五、总结与展望

1.上海理光借助简道云零代码开发模式,内部搭建,预估节约了200万元的系统开发和维护费用

2.使上海理光人事管理正式步入“数字化HR”行列,助力公司打造“数字化制造”工厂的目标实现

3.电子化高效管理,减少了耗时漫长的冗杂手续,提高了公司员工满意度

4.提高了人事效率,人员缩减3人,报表自动生成,数据时效性高,获得公司高层管理者一致好评

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