正华消防：通过零代码向零出错的突破

一、企业简介

石家庄正华消防设备有限公司成立于2006年，是一家集科研、设计、制造、销售、服务为一体的消防产品专业生产厂家，是河北省较齐全的灭火系统生产厂家，有多项国家消防产品质量监督检测中心的资质证书。公司秉承着“正诚助消，华实为防”的经营态度，为客户提供优质的服务，为社会输出质量过硬的消防产品。

二、业务/管理需求

1）业务形态复杂：正华消防虽然规模不大，但公司业务形态复杂，既有生产销售，也有代理销售，客户种类多，涉及产品种类多。

2）业务流程复杂：正华消防没有繁杂的流程，但却有复杂的业务流，又无法承担更多的人力支出去精细化管理业务，人手不够导致管理面临着更多的挑战。

3）系统难以满足需求：普通的ERP解决不了正华消防的管理需求，复杂的ERP会徒增员工的工作量。

正华消防的信息化已经是迫在眉睫，测试了市面上十几款ERP，却找不到一个贴切公司需求的。直到发现了简道云，自由搭建，可以在功能方面自由取舍，更可以满足多元化的需求。

三、解决方案

正华消防在以往的经营中未重视信息化的建设，导致经营中出现了各种各样的问题。首当其冲的就是流程的管理问题，流程不受管理一定会出现各种各样的风险，公司需要流程的管理去规范工作内容，以及业务中产生的数据。所以正华消防第一要务是将所有的流程捋清，而简道云的定制流程功能很好地解决了这个问题。

其次，小公司的管理，无非是一进一出。正华消防使用简道云定制表单将一切进出金额、进出货物等数据合理的插入到工作流程中，使得所有数据都能被采集到。

四、应用场景

场景一：销售单管理

因为业务需求，正华消防需要按照客户的项目名称区分销售单，并根据对账情况区分哪些是已对账的销售单，同时公司在业务开展中会有多种物流方式，和多种运费承担的情况，例如说正华消防自行送货运费由公司承担或客户承担，正华消防委托物流发货，运费公司承担或客户承担，或各承担一半。也有正华消防先行垫付运费，再计入应收款的情况。这些业务内容逻辑简单，但是处理起来复杂，以往都是用纸质单据记录，统计总运费支出困难，回查困难。正华消防与客户的结算方式都是按照销售单据结算，偶尔有丢失单据的情况，给公司造成损失。

正华消防用简道云搭建了流程销售单，使用流程表单功能贯通销售单的一应业务流，每张销售单开具后，由物流主管按照单据内容安排出货，物流员将最终产生的实际金额填入表单内，系统按照选择的运费承担方，并通过聚合表分门别类的入账，销售单据完成后由办公室回收单据并上传回收单据，保证单据无一丢失，就算回收后单据因保存不妥丢失，也有影像记录。

这套流程上线后，可以有效的统计正华消防物流支出的金额用以分析，有了数据做支撑，正华消防得以更灵活跟一些物流谈判，以及合理的调整物流管理，预计今年可减少5%-10%的物流支出。有了流程管理后，做到了单据零丢失，丢失量从10减到1是数的突破，从1减到0是质的突破。

场景二：生产管理

市面上没有适合正华消防生产用的管理系统，生产的过程一直不能数字化管理，导致公司无法便捷地知悉生产情况、生产成本等。正华消防的生产都是以计件的形式，以往是生产员工自己记一个账，会计再按照生产订单内容统计出一个计件的账，然后两方核对，由于都是手工账，很容易出错，出错再回查就产生了很大工作量。

正华消防使用简道云搭建一套能适应自己的生产管理系统，业务员下生产需求单，厂长审核生产需求单后自动生成生产任务单，生产员工选择自己负责的生产任务单填报计件单。简单的流程搭建，实现了生产过程的管理。每个流程都记录相应的负责人。员工使用计件单填报计件数量，使用聚合表并用仪表盘输出，可以直接显示每月的完成数量。计件数量与生产任务单相关联，生产任务单与生产需求单相关联。建立工艺单价的数据库，使用数据联动带入到表单，自动计算工资。

因为流程记录着相应的负责人，如果生产的产品出现问题，直接查询单据就可以看到是哪个环节，哪个人出了问题。生产员工填报计件内容后不用再自己记手帐了，会计也可以直接得到每个月的工资应付。因为各单据的互相关联，并用数据校验实现了数量校验，员工如果报错了计件数量则无法提交表单，不提交表单无法计算工资。这样的信息化管理优化了生产流程，并减少了大量的统计工作量，提高了准确率。

场景三：对账管理

正华消防的客户大多是工程公司，结款方式多种多样，例如按月结、按金额结、按项目结。所以公司对账的场景较多，并且对账时会因为工地现场人员未能及时回单，本月的销售单据可能要到下月甚至更久才能核对，虽然公司有一套ERP系统可以统计应收款，但是无法处理如此复杂的对账方式，只能用EXCEL来记录，又因为各个客户的对账方式不一样， 记录的形式五花八门，很难统一。

是用简道云建立对账管理表单，将本次对账的单据选入表单中，生成本期对账金额。被选入的单据使用智能助手功能将已经选过的单据标记未已对账，下次对账时则不能选已对账的单据。

该功能上线后完全改变了财务的工作方式，一切对账数据以简道云平台的为主，而不是杂乱的EXCEL表格。以往的对账情况只能体现在EXCEL上，手工做表难免少记漏记错记。现在使用简道云自建的表单将每次对账情况录入到系统内，达成了对账零出错。

五、总结与展望

通过简道云的灵活搭建，灵活的收集、分类、分析数据，难能可贵的是并没有付出多大的代价就达成了运费管理零出错、生产工资零出错、对账管理零出错，由此大大减少了财务工作量，甚至空闲出了两个助理会计转岗成销售内勤，提升了公司销售支持能力，全面的信息化给正华消防带来了全新的工作体验。

小公司定制化搭建的系统往往是高层或者老板去推行的，在搭建中也是从上至下的贯彻，但正华消防并不忽略员工的角度，在搭建中多从员工的角度出发，使系统的完成度更高，员工的落实也更有积极性。

信息化是每个企业的必经之路，但使用成套的管理系统只能让业务流程去妥协系统，导致业务流程受限。一个灵活搭建的系统才是能伴随企业成长并与时俱进的系统。

【中国数据生产力大赛】正华消防：通过零代码向零出错的突破