福建江夏学院：后勤微服务，数字新动能

一、企业简介

福建江夏学院是福建省人民政府举办的省属公办普通学院，是福建省示范性应用型本科高校，办学历史最早可追溯到1957年。

学校校园规划面积1388.4亩，截至2022年3月，有专任教师1200余人，全日制本科在校生近1.5万人。

二、业务背景

1.引入简道云的契机

润米咨询创始人刘润说过：“世界的进步有两股力量在驱动，第一股是能量，第二股是信息。这两股力量推动人类的进步，最终体现在产业发展上，也就是左脚和右脚。”

福建江夏学院智慧后勤一期建设，于2017年12月投入使用，主要是一卡通系统、门禁系统、购电系统等重大型应用系统，但这些平台都是独立运行，数据打通费时费力，平台维护量大且更新不及时，容易出现数据不全的现象，对于校园的运营并没有起到什么实质性的帮助。

同时，学校师生人数众多，近1.5万人的信息和需求需要被统计被考虑，这也向后勤管理提出了很高的要求。

2.后勤管理存在以下痛点

①在食堂管理方面，人员、安全和质量是重点。

食堂员工人数众多、管理难度大，每日健康打卡、人员信息上报等繁杂多元的工作，工作执行流转效率不高，配套的信息化水平薄弱，数字化管理模式尚处于探索阶段，亟需一套灵活的应用系统来管理工作中的各类动态信息，为管理部门提供信息统计和数据分析决策依据，建立数字台账。

②在疫情防控方面，学校人员众多分布密集。

疫情防控常态化工作，员工每日健康信息填报数据庞大繁杂，需要一套高效的填报和数据整理系统，建立每日行踪和健康监测机制，掌握工作人员可疑接触经历、旅行经历和身体健康状况。

③在宿舍管理方面，学校宿舍楼众多，宿舍管理难。

学生宿舍分布“点多、面广”管理难度大、房源及住宿动态信息统计困难、宿舍管理协同办公效率不高等问题，亟需一套系统能够打通学生、辅导员、宿舍管理员、物业楼管、财务收费等多节点链路，实现学生住宿信息和人精准定位、精准管理的分级分权数字协同办公，建立学生宿舍标准化、规范化管理的机制，节省人力、财力，提高管理水平。

④在维修管理方面，原有的报修系统并未直接对接到维修工端。

难以对维修工作人员的工作进行量化，后勤部门也无法进一步了解到维修人员的维修进度及服务态度。因此，需要一个系统能让学生对维修进行进度查询、打分评价，并与工作人员效能衔接。

3.数字化系统建设存在以下难点

①管理半径很大，缺乏专业人才——学校后勤涉及到大大小小的事物很多，学校中保洁、食堂职工等第三方工作人员学习使用系统的能力参差不齐；后勤部门中既懂管理又懂软件开发的人才偏少，导致全局性的个性化数字管理很难实现。

②传统开发模式无法满足需求——传统软件开发成本高、周期长，而日常管理事务繁杂多元，固化的逻辑结构跟不上管理方式上的变化，难以应对学校迅速变化的需求，所以总会存在管理触及不到的真空地带，造成部分场景的数字化缺位。

三、解决方案

为解决以上困难，福建江夏学院借助简道云，自行研发后勤微服务系统，把大的需求拆分成一个个具体的场景，为后勤服务保障工作迈向数字化转型成功赋能。思路如下：

1、做好第一道选择题

智慧后勤建设如何兼顾好软硬件产品是关键。如果直接采购，虽说在短时间内可以快速搭建起校园智慧服务，但个性化的需求无法满足；而找其他软件商开发，周期太长，成本太高。

简道云的出现很好地解决了这个难题，学校可以自主“量身定制”各个场景的应用，实现“弯道超车”，打造高校圈后勤业态。

2、建立数字化转型目标

借助简道云，福建江夏学院的后勤部门实现了“使用者—设计者—开发者”三位一体。他们秉承着“主动迎接痛点，快速排除难点”的理念，在数字化转型的过程中设定了低成本、补短板、高效率、快迭代、广覆盖的目标。

3、量身制定解决方案

四、应用场景

福建江夏学院智慧后勤共搭建应用20余个，涵盖智慧膳食、宿管系统、每日健康打卡等多方面内容。下面介绍四个典型场景。

场景一：智慧膳食

a. 学校食堂员工流动性大，反复招聘且重新培训时间浪费、效率不高，亟需一款系统总结数据、分析预测，为后续招聘提供参考

b. 食堂日常管理、卫生督促等工作机制无法形成有效监管，没有完善规范的数字化惩处机制

a. 分析实时数据，提供决策支撑

福建江夏学院借助简道云设计自定义表单，收集食堂员工人数、男女比例、无犯罪记录证明、疫苗接种情况、食堂每个月新进员工人数等信息，通过仪表盘汇总展示，对食堂员工离职率、在职时长、离职年龄段趋势图进行分析，得出结论：员工年龄趋于年轻化，30-40岁年龄区间占比高离职率也高，数据汇总分析结果为食堂员工招聘提供参考数据支撑。

b.建立数字台帐，规范惩处机制

在对食堂日常管理和巡查工作中，面对食堂运营监管，工作人员借助简道云创建的食堂规范管理数字台账功能模块，对食堂规范管理实施数字化监管，对不合规定的操作、行为等实施填单拍照上报、创建数字台账，并将结果实时推送相关管理人员。

通过简道云量身设计个性化系统，在食堂事务数字管理、数字监管、数字台账，做到人员、台账、事务等各项数据的精准监督和实时查询，为管理部门提供高效服务。

场景二：疫情防控

学校稠人广众，人员流动密集复杂，疫情形势严峻且不可轻视，大大增加了后勤管理的难度。采用简道云系统前，暑期学校统计第三方工作人员健康情况及人员轨迹时，耗时耗力，流程繁琐。

借助简道云，福建江夏学院后勤部门在短时间内搭建完成疫情防控信息填报表单，24小时完成散布在全国各地500多人的疫情防控信息采集工作，大大提高工作效率，减少人工成本，也规避了人工记录产生的错误。同时，巧用“选项颜色”标识哪些是正常状况下应选的、哪些是代表异常的，降低了使用门槛，解放了大量人力。

该应用实现实时统计、实时展示、实时预警，助力学校在短时间内快速实现对人员的精准定位、精准管理、精准服务，提升全校疫情防控效率。

场景三：宿舍管理

学生宿舍存在“点多、面广、难管理”的特点，导致房源及住宿信息统计困难。对于宿舍管理人员来说，他们的协同办公能力和效率都有待提高。

首先，常态化宿舍管理。福建江夏学院后勤学生宿舍管理科借助简道云搭建学生宿舍管理平台，在宿舍调整、安排及住宿费结算方面，通过打通学生、辅导员、宿舍管理员、物业楼管、财务收费多个节点链路，分类自动生成入住分布图和空位结构图，进行学生宿舍精准化管理。

其次，疫情防控健康观测点宿舍管理。借助智慧后勤微信公众号搭载简道云数据采集表单，对发热、健康码异常等学生住宿预约。通过“一张码、一张表”方式对相关学生信息进行数据采集和数据分析，对数据产生的内容进行多维度展现和分级分权管理，提升后勤数字化应用的广度和深度，推动后勤疫情服务保障工作不断创新前行，促进后勤服务管理向精准化和精细化发展。

宿舍管理应用实现了学生住宿信息和人精准定位、精准管理的分级分权数字协同办公，夯实了学生宿舍标准化、规范化管理的基础，节省了大量人力、财力，提高了整体管理水平。

场景四：在线报修

以前的报修系统难以对维修工人的工作进行量化，且无法督促服务人员优化服务体验，难以体现学校后勤部门服务至上的理念。亟需一个系统连接学生与工作人员，进行真实打分与评价，并与工作人员的KPI挂钩。

福建江夏学院通过简道云设计了集“报修—查询—评价”于一体的在线报修表单，并将表单通过外链挂载在学校智慧后勤微信公众号上，方便师生在线报修、查询。根据报修数据自动统计工作量，围绕维修工人维修实效、服务态度等进行综合考核。

同时，通过对报修内容进行区域划分和内容分类统计梳理，针对高频次、突出的报修问题，及时做好维修前瞻规划和易耗维修物件备件，为师生提供安全舒适的环境。

通过维修后评价，让维修师傅注重服务态度，注重先敲门先问询等细节，由“被动”服务转变为“主动”服务，秉承“让数据跑起来，让服务更完善”的理念，实现“微服务、心服务、约服务”。

五、总结概述

后勤管理是校园管理的重要基础，后勤部门为师生们提供舒适的校园环境，为校园生活的正常运行提供了保障。福建江夏学院从司空见惯的小事出发，反思并完善后勤管理的每一个环节和流程，不断总结、不断学习、不断进步，致力于做学校与师生之间的桥梁，做一站式服务。

福建江夏学院后勤部门，借助简道云打通业务壁垒流通数据，高效搜集信息进行分析，通过精炼产生知识并最终作用于决策。从传统型信息化建设开始，逐渐过渡到个性型智慧化建设，并将最终实现应用型数字化建设。从统一一种理念，到设计一张蓝图，再到找准一个入口，建设后勤数字化。

他们用数字发现问题，用数字解决问题，最终实现数字化。就像他们所提出的那样，“2022数字创新，让服务发声”。