建筑工程管理数字化，服务工程全周期管理

一、企业简介

四川立正建筑装饰工程有限公司，是一家服务于四川本土的中小装饰企业，主营的业务为批量精装房装饰装修及售楼部展示区、商业装饰装修，面对的客户主要是国内房地产50强企业，员工70人，全年带动400余名建筑工人就业。公司内部管理属于小而精，精而美的阶段。无复杂关系，纯粹职业经理人管理型企业。

二、业务/管理需求

1、立正装饰原先的系统流程呆板，流程到达之后没有任何提醒，且每次从浏览器登陆的时候，还需要对浏览器进行各种复杂的设置。

2、在工人管理上，很多工人是进场时在纸质资料上做三级教育，而后这个工人的身份信息包含银行卡等信息全部是纸质的。每月月底的时候，各个项目的资料员就要给每个工人做工资表，表格的形式多种多样，在EXCEL表中还会出现输错、输漏数字，或者是写错名字等情况，这样在出纳付款环节就会付不出去。每次每月都出现这种情况的时候，资料员就会对整个过程的资料进行查错，相当地费时费力。

3、工人的考勤，目前大多数的项目是用以下几种方式来实现的，第一种：纸质打卡机，第二种，人脸识别考勤机，第三种：指纹打卡机，第四种：工地进来的门禁打卡机。

以上的方式均会存在管理的漏洞，例如代打卡，或者工人人脸识别不上；或者是工人干活时，手上的指纹不清晰打不上卡；或者是场地没有电，没办法把电源给考勤机处；或者是在固定位置设置考勤机，会存在被盗窃风险。最重要的一点，当天工人的考勤情况，是没办法进行实时查看的，包括哪个工人是什么时间考勤的，管理人员从手机上无法实时获取，只能是通过U盘的形式，把考勤记录导出来。

4、建设工程的成本管控过程中，对于甲方签证的办理是很多企业的痛点，存在的痛点有：

（1）办理不及时

（2）过程施工的照片存档不及时

（3）人员变动流失资料断档

（4）实时的跟踪提醒不及时

（5）财务管理板块，需要对所有项目资金计划通盘安排

（6）材料的进销存管理未能及时更新

三、解决方案

立正装饰是一家建筑装饰企业，原先公司就搭建了一个线上办公平台，是非常原始的网页模式。后来业务增多部门扩大，人员的管理职责和范围发生变化，以往的OA系统已经无法适应公司的发展了，因此立正装饰在钉钉应用里面对比了多家零代码开发的平台，选择用简道云来搭建。目前立正装饰自主搭建了4个板块的内容，分为材料和财务主要内容的流程中心板块、以公司平台对各个项目管理为中心的项目管理中心板块、以商务和投标活动为主导的成本中心板块、以人事管理及行政日常管理为主的人事行政管理板块。

通过简道云的跨应用功能，各个板块之间实现了互联互动与信息的相互读取。在流程的审核过程中，如果需要辅助的信息，通过关联查询即可将以往其他流程中的关键内容呈现在旁边，在比较长的审核流程图中，做到随时可以返回去查看关键内容。

四、应用场景

场景一：搭建工人信息库

在前文提到过的工人管理的局限性，如工人的考勤，以及黑名单工人识别，工人的工资核算，每日在项目现场各个工种的人员情况，管理人员需要在这上面费心费力的地方不少。

受疫情影响，当前社会上人人基本学会了如何使用微信进行识别二维码的操作，同时大多数工人都会使用智能机，且会识别二维码操作。立正装饰搭建了两个表单功能：一个是工人的三级教育信息登记表，一个是工人考勤系统。

三级教育信息登记表主要涵盖了工人的基本信息，以及银行卡信息、所属工种，包括他本人的进场三级教育记录扫描件，通过创建工人的信息卡，形成了企业内部的劳务资源信息库。

立正装饰还通过简道云建立了考勤系统。使用简道云里面的定位功能、推送功能，生成了二维码填写开放访问。

工人使用微信识别每栋楼、每个楼层、工地大门口、仓库门口等位置粘贴的二维码，进行精准打卡，且定位功能是工人必须打开个人手机的定位功能才能提交打卡信息。当工人识别二维码之后，选择所属的项目部并选择自己的名字，就会自动带出个人的电话号码、所属工种、自己领班的名字，包括当前所在的位置信息。最末尾还可以缓存当前填写的内容信息，完成打卡后项目管理人员将会收到工人考勤成功的信息提醒。

在下班的时候，工人还是继续使用微信识别二维码，之前填写的项目部以及名字不需要再重新选择，表单缓存已经将工人的信息自动保存好了，唯一变动的就是当前的打卡时间，以及根据打卡时间划分当前打卡的时间阶段，时间阶段分上班和下班。最重要的就是推送信息功能了，简道云看板功能将会把当日工人的考勤情况汇总给各级领导，项目部管理人员对当日工人考勤情况进行推送，解决了无考勤机安装局限、工人人脸识别不清楚、存在虚假打卡等行为，统计汇总解决不及时的痛点。

为立正装饰节省大量考勤机的采购和安装费用，提高了项目管理的工作效率，为所有工人的人均产值计算提供数据支撑。

场景二：成本管理精细化

建设工程的成本管控过程中，对于甲方签证的办理是很多企业的痛点，存在的痛点有：

1、办理不及时

2、过程施工的照片存档不及时

3、人员变动流失资料断档

4、实时的跟踪提醒不及时。

这都是在后期项目竣工之后成本人员与项目管理人员需要面对的困境。以上痛点出现之后，就会导致项目的结算办理滞后，公司的经营资金回笼较慢。

立正装饰搭设了成本管理中心，从项目的签证指令获取开始，完成签证立项工作（签证报备流程），后续继续完善签证的过程记录表单（过程记录流程），进行内部组价审核（内审报价）。

有效解决了签证管理的过程记录，实时存档资料，进度情况能一栏查看，同时可进行各类合同外签证产值估算，让立正装饰的经营做到精细化管理，成本管理做到可控可寻迹。

场景三：创建装饰板块的ERP系统

以前的仓管，都是使用纸质版的本子登记收货信息，出库也是在领用表上填写内容，项目在实际的管控过程中，就没有办法实时获取当前的物资到货情况以及领取统计情况，每一回均需要人为地加减计算；且每一种材料的名称命名均不一样，因此在全公司范围内就没办法统筹管理。

立正装饰通过使用简道云的进销存系统，结合自身的管理方式，搭建属于立正内部的物资管理系统。立正装饰创建了物料命名基础表单、采购入库、出库、调拨入库、调拨出库、退货等流程表单，结合后台的数据工厂，做到所有物资实时更新进销存情况，尤其是采购入库环节，这是立正装饰重点关注的。

结合立正装饰的现场管理场景，选用简道云与钉钉的集成模式，这样在收货环节，材料员在现场通过登录钉钉进入应用，实时拍照和验货登记，后面的项目经理和采购专员也会关注到材料到货情况。材料的名称统一选择物料命名基础里面的内容，流程表单中也会实时计算当前物资采购的价值、税率、可抵扣税额、不含税成本。

在项目管理的材料采购环节，立正装饰能实时知道当前的物资购买情况、实际支出与实际成本，能准确的反馈到企业管理者那里。

五、总结与展望

使用了简道云，立正装饰的线上办公效率较原先的网页系统提升了90%，每周在公司各类数据的整理和收集上节约时间80%。老板和各级领导对于立正建筑的运转情况有了大量的数据做支撑分析，在全面运营管理方面能做到及时、高效。

最初创建新系统的时候，会有很长一段时间在试运行磨合，一开始研发人创想的场景比较局限。但随着立正装饰全员在使用，面对现实各种各样的场景的时候，有可能创建的表单和流程不一定能适用新情况。这个时候就需要一个有丰富从业经验的、能熟练使用简道云搭建的运营人员出现，这个人有点类似于产品经理的角色，并同时兼顾开发人员的角色，最重要的是这个人能深得老板的信任。

很多企业都会面对一种情况，就是人员的流动带来的工作断档问题。小公司靠人情模式的管理，当企业业务扩大之后，面对的人员更加复杂，那么作为老板更需要的是制度来管理，靠工作流程来管理，规范全员的行为准则，有标准可依，有方法可找。这个时候就非常需要搭建属于自身发展的线上办公系统。

对于未来的数字化发展，立正装饰认为通过企业内部产生的这些表单数据，是可以产生相当大经济价值的，例如在某一个成本方面，当数据足够大，就可以分析出该领域的经验系数。做战略分析需要数据支撑时，可以根据大数据计算出来的结果分析一下，就能找到接近于真实的答案，在企业经营方面就会得到一个真理性质的知识点。

【中国数据生产力大赛】建筑工程管理数字化，服务工程全周期管理