东莞建众建材：中小微企业″业财一体化·ERP"之标准财务系统案例
一、企业简介
东莞市建众建筑材料有限公司成立于2022年2月，是一家以生产、销售沙石为主营业务名副其实的小微企业，原料只有3种山沙、石渣和泥包石（主要来源建筑物基础挖掘），销售产品有4种棉沙、沙子、1-2石子、0-5石子。
二、业务需求/挑战
2.1 使用传统EXCEL跟踪记录数据
对于建众来说一直以来是使用EXCEL表做流水账，根据磅房部提交相关单据由会计使用表格登记供应商应付账款明细、客户应收款明细、废泥运输的应付账款明细，会计一人录入数据并需要反复核对，生怕录入有错，老板及各部门难以及时查询了解销售数据、应收应付数据。
2.2 上下游价格难以有效跟踪
对于不同客户的沙石销售价格和不同供应商不同质量的原料的采购价格，原先公司没有很好的方式进行有效跟踪，容易出差错。日常业务均通过微信群沟通为主，时间久了相关记录查询困难。
2.3 缺少标准化财务体系
原先公司采用的是典型的小微企业运营模式，出纳负责日常报销和收款、付款资金流水账，最终难以做到会计出纳相互监督，会计负责做简单收支流水账利润表，缺少资产负债表。
三、解决方案
由于原来使用EXCEL跟踪应收款、预收款、应付款、预付款及流水账月度盈亏表均存在一些数据不准确和难以核对等问题，难以得到准确决策数据。经多方面了解通用财务软件在业务系统方面也难以适合沙石业务使用，最后决定使用简道云来搭建业财一体ERP。虽然很久以前我就接触过简道云，也搭建过一些业务系统的小应用，但在真正财务系统方面还是从未搭建过。在简道云模板中心公开的所谓业财一体的应用，财务系统部分基本只是流水账形式。
第一步
了解销售管理、采购管理、应收应付管理日常所需业务单据(如提货委托单、销售出库单、原料采购价格单、原料入库单、出泥记录单、预收单、收款单、预付单、付款单等)运作流程，业务系统所需的基础表单商品档案、车牌档案、促销价格档案等。需要有销售看板、采购看板、应收应付看板、财务出纳看板来清晰反映业务数据。
第二步
构思客户的应收款、预收款，供应商应付款、预付款，其他往来的其他应收款、其他应付款需要实现按单据核销。
第三步
构思报销支出单、记账凭证单据设计和运作流程，需要达到计提费用、其他往来核算的科目按单核销等功能。
第四步
构思财务系统在达到功能，一要按通用财务系统方式对账、损益结转、按步骤结账，二要财务系统需要日常报表科目余额汇总表、出账资金账本、客户的应收预收账本、供应商的应付预付账本等，三要能一键生成资产负债表和利润表，四要能结账后直接查询财务报表数据分析，例如：要有财务报表分析（包含资产负债表、利润表数据分析），资产负债表各项目比率分析，利润表各项目比率分析，利润表不同时间维度环比、同比分析等。就这样一点一点地将构思的思维导图画出来。
因为做财务系统基本关键点是业务单据生成记账凭证问题，所以首先要研究业务单据生成记账凭证问题，接下来思考如何实现对账、结账、一键生成财务报表等问题。靠自己一点一点地用心去研究，还是用原来那方法“边学边做，边做边学，不懂就找资料或请教别人”，经过4个多月的进一步深入研究和学习，终于功夫不负有心人，将核心问题逐一解决，并一点点地将一个沙石业财一体化ERP系统搭建起来。
然而，搭建财务系统部分考虑的细节比业务系统要求更多，同时又要懂得较多财务基础知识，以及ERP系统架构体系深入的了解。
功能应用总结：使用普通表单数：15；使用流程表单数：18；使用仪表盘数：59；使用智能助手数：16；使用聚合表数：3；使用数据工厂数：7。
特别声明：本文档上传图片和视频的数据、价格均是虚拟的。
系统架构图：
四、典型应用场景
4.1 场景一：客户管理及其多级销售价格管理
痛点难点：
原来公司没有专门的客户档案管理，对多级不同客户销售价格口头沟通或微信沟方式确定，价格调整不方便，容易出错。客户委托提货车牌基本是通过微信群沟通方式落实，追查历史记录相当麻烦，不便于管理。
解决方案：
（1）设计《客户档案》，用于记录客户记录相关信息、客户价格别(自动与《商品档案》的7级不同的销售标准价格对应)，对于有较好信用或特殊客户灵活设置一个“欠款信用额度”，未超出欠款额度前仍提货。
（2）设计《商品档案》，用于记录不同分类商品7级不同的销售标准价格(销售价格调整时只需要调整此档案对应商品级别销售价格就可以)。
（3）设计《客户价格档案》，实现对某些客户日常而又非促销情况下需要给予其特定价格。
（4）设计《促销价格档案》，实现了按客户、按部门、按客户级别多种不同方式的促销价格管理，结合在销售出库单按不同优先级别自动获取价格，促销价格优先级：按客户>按部门>按客户级别，并实现与促销起始日期和截止日期关联。
（5）设计《提货委托单》，用于记录客户有效提货车牌号（委托类别分为：长期性、一次性），并上传与客户微信聊天记录委托车牌号图片。
场景价值：
（1）通过《客户档案》与《商品档案》，销售价格实现多级销售标准价格管理，价格调整容易、便利、减少出错。
（2）《商品档案》的7级销售标准价格、《客户价格档案》、《促销价格档案》结合运用销售价格能适应业务需要不同情况下价格变化使用，实现《销售出库单》自动取价格，价格优先级：促销价格档案(按客户)>促销价格档案(按部门)>促销价格档案(按客户级别)>客户价格档案>商品档案(销售标准价格)。
（3）《提货委托单》直接替代了微信群上沟通，更方便查询历史委托记录，关联到《客户档案》和《销售出库单》直接显示当前有效的委托记录。
图1 客户档案
图2 商品档案
图3 提货委托单
图4 客户价格档案
图5 促销价格档案
4.2 场景二：供应商不同质量的原料采购价格管理
痛点难点：
原料主要是山沙和石渣，质量和生产出产成品成数不一样价格有一定差异，原来的原料采购价格基本是口头沟通确定，无审批确定、跟踪记录，这样不便于查询，采购价格记录容易出差错。
解决方案：
设计《原料采购价格单》，记录不同供应商，原料按吨或按车计算的采购价格，需要经总经理审批生效。
场景价值：
《原料采购价格单》有效地记录原料采购价格及其审批记录，其在做《原料入库单》自动引入相应供应商采购价格。
图6 原料采购价格单
4.3 场景三：销售管理
痛点难点：
原来，磅房部出货后，会提交纸磅单给会计录入EXCEL表，记录客户销售明细和应收款数据。磅房部每次出货时，都要先查询微信群的记录，确定此客户是否有货款和此车辆是否由客户委托提货，这样就会造成数据严重滞后，尤其是客户同时连续多辆货车过来提货时，进而造成客户有欠款后也给予发货了。
在沙石行业，磅房部是24小时有人值班发货，但是其他部门下班后，沟通工作往往更加麻烦、不及时。而且，EXCEL表数据由会计一人录入和复核，容易发生少录、多录、错录的情况发生。
解决方案：
（1）根据业务场景搭建适应业务流程《销售出库单》和《销售退货单》，并结合《提货委托单》关联查询当前有效提货车牌号码。
（2）对于有欠款的客户要经总经理审批，这样就避免客户欠款发货的情况发生。
（3）《销售出库单》结合《客户档案》确定“价格级别”、《商品档案》、《客户价格档案》、《促销价格档案》自动引出此客户对应销售价格。
场景价值：
客户欠款数据实现实时化，不需要经过通过会计录入磅单后统计客户欠款数据，有效避免客户欠款发货的情况发生。客户销售价格根据客户相应的价格级别自动确定，这样带来更加高效便利。
图7 销售单
4.4 场景四：采购管理
痛点难点：
原先，磅房部收货后提交纸磅单或记录单给会计录入EXCEL表，记录供应商采购明细和应付款数据。生产过程中产出的废泥请车拉走后支付运费，原来废泥拉走时不是每一车记录，是拉走多车才记录一次，这样容易产生多计算的情况发生。
解决方案：
（1）根据业务场景搭建适应业务流程《原料入库单》结合《原料采购价格单》自动引出此供应商原料采购价格。
（2）根据业务场景搭建适应业务流程《出泥记录单》，每次记录出泥车数。
场景价值：
（1）能够实时清晰反应供应商采购明细和应付款数据。
（2）能够实时清晰反应废泥出泥明细和应付款数据。
图8 原料入库单
4.5 场景五：应收应付管理
痛点难点：
会计在EXCEL手工记录应收应付款增加金额和减少金额，出纳记录收付时资金金额，相互数据核对相当麻烦。
（1）数据存在滞后性：收到客户预收款或货款时，先在微信群里发出让相关人员知道，会计记录客户预收增加金额，出纳记录其资金增加金额，客户货款余额多少(预收款余额-应收款余额)要等会计统计出来，这样统计出来数据相当关滞后了。
（2）风险难规避：支付供应商货款、出泥运费时由会计记录减少对应供应商的应付款，出纳记录减少资金，若会计不小心漏记时，就很可能会多付款的情况发生。
解决方案：
（1）根据业务场景搭建适应业务流程《预收单》（用于客户预收货款时使用）和《收款单》（用于收回客户货款直接核销减少应收款或将客户预收款和应收款直接对应核销使用）。
（2）根据业务场景搭建适应业务流程《预付单》（用于供应商预付货款时使用）和《付款单》（用于支付供应商货款直接核销减少应付款或将供应商预付款和应付款直接对应核销使用）。
（3）借助简道云聚合表计算，轻松实现应收款、预收款、应付款、预付款实现实时数据、按单号核销功能。
场景价值：
（1）能够准确实时反映客户预收款和收款数据、供应商预付款和付款数据，数据制订录入与复核非同一人，可避免错误。
（2）应收款、预收款、应付款、预付款按单号核销使对账更加细致、清晰。
图9 通过聚合表实现收款单核销
图10 收款单
图11 应收预收款账本
图12 客户应收预收对账表
4.6 场景六：业务数据中心
痛点难点：
原来在EXCEL表上记录的数据主要为跟踪应收预收款、应付预付款、资金收支，数据统计缓慢、容易出错，根本难以实现运营业务数据实时统计和分析。
解决方案：
（1）利用简道云的聚合表、数据工厂、仪表盘以及标准表单数据，轻松实现销售看板、销售看板(销售员)、采购看板、应收应付看板、财务出纳看板、应收款实际余额预警展示。
（2）运用仪表盘的快捷筛选功能，可默认或快速查询昨天、今天、上月、本月、上年、今年数据。
场景价值：
（1）各业务看板能够准确实时反映公司销售、采购、应收应付、资金的业务运营数据。
（2）《出纳资金看板》结合《应收应付看板》可以指导公司整体运营资金收付安排。
（3）《应收款实际余额预警》当超出设定欠款额度时，能够指定时间提醒相应销售员、会计，这样有效地控制客户应收账款余额。
图13 销售看板_今年 图14 财务出纳看板_今年
4.7 场景七：财务系统
痛点难点：
（1）原来使用EXCEL表记录数据，会计、出纳难以做到数据相互核对。
（2）报销签批以纸质签批操作、效率低，查询困难。
（3）无正式财务账(账务混乱、无做记账凭证)、无标准资产负债表和利润表。
解决方案：
（1）根据业务场景搭建适应业务流程集合多种功能《报销支出单》。
（2）《记账凭证》用于计提每月租金、计提每月工资、计提每月水电费、其他收入等日常业务单据外不能处理的账务处理。
（3）借助聚合表功能其他应收款、其他应付款实现实时数据、按单号核销功能。
（4）与财务账务处理相关的各种业务单据(销售出库单、销售退货单、预收单、收款单、预付单、付款单、报销支出单)在其“流程完成”时通过智能助手自动生成相应的记账凭证。
（5）按会计基本准则要求和标准的账务处理要求,建立完整的财务结账对账体系
1）《锁定日期单》用于锁定结账期间月份最后一天日期，防止在结账操作过程中结账当期业务单据有新增数据发生变化。
2）做好业务数据与记账凭证数据核对
3）科目汇总表数据核对
4）通过《财务结转》单实现损益结转(主营业务收入、主营业务成本、期间费用等结转到“本年利润”)和年末时将“本年利润”结转到“利润分配-未分配利润”。
5）通过《期末结账》单，锁定已结账期间(已结账期间的月份不能新增业务单据和记账凭证)，并支持反结账操作。
（6）标准财务报表
1）一键生成《资产负债表》，包含有自动检测日常错误功能，防止结账资产负债表有错。
2）资产负债表一键核对。
3）一键生成《利润表》，包含有自动检测日常错误功能，防止结账利润表有错。
场景价值：
（1）财务出纳可根据《出纳资金账本》实时数据，轻易做到日清月结，及时核对账上与实际资金余额。与财务账务处理相关的各种业务单据自动生成记账凭证，可体现更加智能和节省记账凭证处理时间。其他应收款、其他应付款按单号核销使对账更加细致、清晰。
（2）财务会计原来用EXCEL做出流水账的月度盈亏表大约需要13日至15日时间处理，现在结账生成利润表、资产负债表，只需要两至三天处理，即月每月2号至3号即可出财务报表及财务报表分析图表。
图15 报销支出单
图16 记账凭证
图17 资产负债表自动检测错误函数
图18 资产负债表、利润表打印
图19 数据工厂(科目汇总表期初期末)
图20 出纳资金账本
4.8 场景八：财务分析
痛点难点：
原来数据比较混乱、无任何财务分析。数据混乱、不清晰，无财务分析，管理者做出所有决策时都只是拍脑袋、凭个人经验。
解决方案：
通过数据表单、函数库、仪表盘和数据工厂强大功能做出炫丽多姿数据图表分析和财务分析。
（1）报表分析
1）财务报表分析
2）资产负债表期末数趋势分析
3）月度资产负债表比较、比率分析
4）各月资产比率表
5）各月负债和所有者权益比率表
6）利润表漏斗分析
7）月度利润表、各月利润表
8）月度利润比率表
9）利润表月报、季报环比、利润表月报、季报同比
（2）期间费用
1）期间费用图表分析
2）期间费用月度环比
3）期间费用月度同比
（3）往来款项分析
1）应收账款实际余额账龄分析
2）应付账款实际余额账龄分析
3）其他应收款余额账龄分析
场景价值：
财务分析在于“业财一体化”的财务数据基础上，进一步实现财务数据环比、同比、比率、图表直接呈现出来，给企业经营决策提供更加清晰的数据依据。
图21 财务报表分析
图22 利润表月报环比
图23 月度资产负债表比较、比率分析
图24 利润表漏斗分析
图25-1 应收账款实际余额账龄分析（一）
图25-2 应收账款实际余额账龄分析（二）
五、总结与展望
简道云强大主要在于大多数行业业务端基本上能90%以上贴合业务场景需求来应用，自从沙石信息系统上线后，公司走向规范运营，数据实时反映企业经营现状，结合数据分析、财务分析，给公司领导提供更多数据作为运营决策支持。
对中小微企业来说，资金有限、标准软件又无法满足企业的业务场景需求时，使用简道云自行搭建“业财一体化•ERP”就成为最好的选择之一。
期望未来有更多的中小微企业能使用简道云实现“业财一体化•ERP”，从而在数字信息化加持下逐渐茁壮成长起来，在行业激烈竞争中脱颖而出。
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