上海十院：零代码赋能医院招聘智慧管理

一、企业简介

上海市第十人民医院（暨同济大学附属第十人民医院）创建于1910年，1993年成为卫生部首批“三级甲等”综合性医院；2004年医院整体移交上海市人民政府实行属地化管理；2019年8月，占地3100平方米的，集基本技能培训、临床OSCE考站、授课研讨、AR/VR虚拟技术等为一体的现代化临床教学中心投入使用；2020年7月，占地36708平方米的集临床、基础和转化为一体的临床医学科创园区正式揭牌投入使用。

医院目前实际开放床位数1860张，出院人数逾11万，手术例数逾7万，平均住院日5.88天，申康关注病种排名前五的有14个，近三年获批上海市首次开展新技术5项，在医院内部运营及管理中体现了公益性，充分调动了医务人员积极性，保障了发展可持续性。

二、业务需求/挑战

我院目前拥有在职职工3364人，高级职称人员430名，医生队伍中博士生比例44.91%、研究生比例85.51%。医学人才是实现医院高质量发展的基础与保障，人才招聘工作在人才储备和医院发展过程中发挥着至关重要的作用。

但随着社会全行业信息化的纵深发展，医院原有以填表格、查邮件、线下面对面完成的招聘工作，问题暴露愈发明显：

（1）招聘工作量巨大：随着医院的快速发展，年度人才招聘需求逾300人。在此招聘规模下，我院作为三级甲等综合性医院往往在招聘季备受医学毕业生的关注。因而HR面临巨大的招聘工作量：处理简历数过万、招聘季组织面试千余人，传统招聘方式效率低，导致较高的工作负荷；

（2）招聘各环节彼此孤立：如需求填报、收发简历、面试邀约、面试考核等分别借助不同的工具和平台，导致各平台信息孤岛，无法共享。更使得医院HR耗费较大精力在重复、低效甚至无意义的琐碎事务中，在不同的平台和办公软件间进行数据的重复填报；

（3）招聘工作全流程缺乏规范性，招聘工作科学和公正性难以保障：由于欠缺完善的招聘系统，招聘工作各环节依赖于HR的人工主导，工作流程往往较为主观、个性和随性，缺乏规范性。招聘过程无法记录，因而难免存在人为干预，过程监控和效果评价欠缺，招聘工作科学和公正性难以保障。

（4）求职者体验待提升：异地求职或者遇到突发公共卫生事件如新冠疫情，无法完成线下面试，招聘工作应变力不足；求职者不同阶段、不同平台反复填报信息，体验感较差。

三、解决方案

3.1 需求分析

招聘管理工作流程可划分为四大部分，如下图：

从用户角色、系统数据逻辑、系统应用逻辑、不同平台衔接的角度，绘制如下的医院招聘管理系统框架图，其中招聘系统数据库设计、综合考核平台集成设计、第三方平台的接入及人事不同工作模块的衔接是招聘管理系统设计的难点。

招聘系统数据库设计：数据库是整个招聘系统的的核心和基础支撑，数据库的设计需保障最优化存储、方便数据查询与交互传递的功能。主数据库的数据来源包括四个方面：求职者通过Web浏览器直接访问招聘系统，填报包括数据和附件的岗位申报信息；人事管理部门在系统发布使用前期设定的基础数据信息、用户角色、组织架构等；学科主任填报的用人需求经过人事部门审批通过后形成招聘需求数据库，为主数据库提供岗位数据信息；综合考核过程中产生的简历流传与审批记录、面试邀约、录用与反馈信息、心理测评成绩、笔试、操作考试、面试成绩。

综合考核平台集成设计：基于招聘管理工作流程中的招聘实施环节对招聘考核平台进行集成设计，具体包括学科主任与人事管理部分不同权限设置的简历审核；根据审批意见系统自动发起面试邀约、录用通知消息，并根据求职者的回复情况设置消息重复发送；人事管理部门定期维护题目、选项、答案的笔试题数据库，面试现场系统自动随机出题、判分；求职者扫码签到后，系统推送心理测评与笔试任务；操作考核及面试考核。综合考核平台数据与招聘系统主数据库进行数据的双向传递。

接口设计：医院招聘管理系统需要与外部短信运营平台和企业微信做接入。系统通过H5页面接入企业微信，短信运营平台接入,同时对于人事内部其他工作模块通过数据库的传递进行模块的衔接。

四、典型应用场景

4.1 场景一：整合招聘全流程管理，单平台搞定招聘繁冗节点

痛点难点：

医院招聘流程如上图所示，包含招聘计划、招聘发布、招聘实施、招聘评估四大模块，其中涉及的具体招聘工作环节众多。在招聘管理系统开发前，招聘工作除了线下纸质表格填写外依托较多工具和线上平台：如邮箱用于求职者简历投递、人力资源处下发需求征集通知，接收的简历转发给相应学科主任查看、学科主任提交用人需求表格。

Excel用于简历信息的摘录、面试邀约回复统计、面试结果汇总、整理招聘报表；第三方短信平台用于面试邀约及录用通知；此外大量工作需要通过线下填写纸质表格，如求职者和考官的签到、求职者笔试答题、面试现场考核打分等。使得医院HR耗费较大精力在重复、低效甚至无意义的琐碎事务中，在不同的平台和办公软件间进行数据的重复填报。工作负荷重，工作效率低，工作体验感差。

解决方案：

根据招聘全流程，梳理招聘工作中的重点和难点，据此设计基于简道云平台的招聘流程，并搭建表单和仪表盘，通过数据联动、数据关联等，实现不同表单间的数据传输和流程衔接，通过数据库工厂功能整合招聘全流程数据信息，通过仪表盘实现招聘过程中时点数据的实时展示。

招聘系统中各表单间的逻辑关系如下：

场景价值：

据了解，目前各大医院的招聘工作仍然以邮箱接收简历、Excel进行信息统计为主的“人力搬运”工作模式，而市面上常见的招聘系统也往往仅针对招聘流程的局部模块进行。

十院人力资源处自主搭建的招聘管理系统实现了几乎为零现金投入、贴合医院招聘需求的贯穿招聘全流程的职能管理系统。大幅度删减了医院HR的繁杂工作量，大大提高工作效率，如以往邮箱下载简历、人工信息摘录、汇总统计等工作不复存在。

系统通过流程与表单实时记录求职者面试录入的过程性数据，使得面试考核的更加公平公正公开；单平台搞定招聘繁冗节点，HR及求职者无需在不同的平台和办公软件间进行数据的反复、重复填报，提高了HR的工作幸福感，给与求职者更好的体验感。

后续也是直接省去了数据汇总分析的步骤，后台自动联动分析数据高效快捷。使得至少需要2人配合完成的招聘工作，1人即能轻松搞定，可为单位节省至少1人的人力成本；大大降低了招聘各环节时间成本：通知、汇总、整理用人计划并上会周期：1月→1周；简历筛选、通知面试、决定招录周期： 1月→3天；各种信息打印、入职签订：半小时→2秒；HR通过系统工作效率提升90%。

4.2 场景二：短信平台对接，面试邀约与录用实现智能发送

痛点难点：

传统招聘工作涉及面试邀约或者录用通知时，HR首先需要从简历中摘录求职者手机号或电子邮箱，然后通过电话、短信或者发邮件的方式联系求职者，再手动汇总求职者的反馈信息，如遇求职者未第一时间反馈时还需反复联系，耗费时间和人力，工作量大，工作效率低。

解决方案：

要实现HR与求职者的快捷沟通，需要解决3个问题：

首先解决系统如何直接发送短信的功能需求：通过智能助手功能接口对接腾讯云的短信平台，使得表单数据提交时触发执行短信发送，其次系统如何识别需要给哪些求职者发送短信。

以面试邀约为例，求职者简历投递后，不同角色进行流程审批。通过关联数据字段，设置简历审核通过信息为过滤条件，从而确定短信发送人员范围；最后系统如何准确识别哪些求职者尚未反馈从而智能提醒。

求职者接收到短信后通过短信中的链接进行信息反馈，短信通知表单中通过关联数据字段，进一步设置短信未回复为过滤条件，从而实现智能识别并再次提醒。

具体的流程图和逻辑关系如下图：

场景价值：

常规HR耗费大量时间将求职者联系方式等信息导出再导入短信平台的重复操作，电话联系、反馈统计、反复确认的工作环节得到删减，通过智能短信平台，仅需一键点击，即可完成沟通联系的所有工作。同时求职者通过点击短信中的外部链接，能够获知更多关于面试、岗位、医院的信息，从而实现工作减负，沟通增效。

4.3 场景三：随机出题、自动判分、实时记录——来自一张二维码的一气呵成

痛点难点：

对于HR，下面的场景可能异常熟悉：word编辑笔试题——根据回复参与面试人数打印——面试当天人工批卷——成绩汇总登记，并且由于批卷的工作量较大，笔试和面试不得已需要间隔时间开展。造成工作量大、工作效率低、工作时间冗长，人工评分和登记中还容易发生低级错误。

解决方案：

通过简道云设计智慧笔试平台，设计两张表单的联动（题库表单及试卷表单），使得试卷表单自动随机从题库表单中获取指定数量的题目，通过公式判断对答题自动评分和汇总得分，最后通过智能助手即时记录入招聘报名主表单。

具体的流程图和逻辑关系如下图：

场景价值：

智慧笔试平台上线后，综合面试中关于笔试环节的工作量降为0，并实现了无纸化办公，提高了分数记录的准确率。同时笔试平台能够实现随机出题，有效避免了同伴间的讨论与抄袭，提高了考试的公平性和科学性。

4.4 场景四：数据驾驶舱，实时数据展示、汇总与分析

痛点难点：

招聘工作开展过程中，需要随时了解及向上汇报招聘的各种数据：如不同学科/岗位已经组织面试人数、录用人数、签约人数、缺额人数等；根据简历的学历层次、学校类别、简历来源等分析生源情况、评估招聘效果；需实时跟进拟录用人员签约和入职进度；根据需要随时进行报表编辑，如需求与录用情况汇总报表。

在传统招聘工作中，上述工作全部需要HR手动完成，并且数据的上报有时较为紧急，HR常常疲惫于数据汇总的事务性工作中，加班成为家常便饭。同时由于招聘面试工作时间跨度大，面试与招录信息经常发生变化，导致HR的数据统计与汇总工作的需要反复进行。并且平面化的统计报表包含的信息要素有限，无法通过报表获知招聘的全部信息。

解决方案：

汇总的数据来源包括招聘报名表和用人需求报表，其中招聘报名表中通过智能助手实时记录招聘实施环节的各种数据如面试反馈情况、笔试面试成绩、操作考试成绩、录用签约情况等。通过数据工厂实时汇总计算各类需求数据，并最终通过仪表盘设计数据驾驶舱。

数据工厂对数据计算过程如下：

场景价值：

通过数据驾驶舱实现了招聘全流程信息监控和招聘进度的实时查看、过程数据实时查看、分析和处理。如面试邀约发出后，各岗位的参加与拒绝情况的实时报表、需求与录用情况汇总报表、简历来源统计、学历统计、录用与入职人员信息表等，所有报表信息实时更新，并可进一步穿透至个人信息查看。

使HR从繁杂的事务性工作中解脱出来，信息需求者不再受时间场地的限制，随时随地了解招聘工作进度，保障了信息展示的全面性，完美解决不同信息需求深度。

五、总结与展望

简道云低代码平台的使用打开了日常工作的新思路，有了招聘管理系统搭建的成功经验，人力资源处逐渐尝试所有模块业务的信息化转变进程，并在实际工作过程中卓有成效，人力资源处信息化转型的成功实践已在上海市兄弟单位和省外公立医院中多次进行经验分享。

目前十院通过简道云搭建了应用模块63个，其中涉及人力资源本科室的业务模块35个，如：员工入离职管理、360员工考核管理、自助证明开具等人事服务管理、职称晋升等人才发展管理；科研处的业务模块6个；教学办的业务模块6个；医务处的业务模块6个；院办、设备等其他职能科室业务模块10个。满足不同业务科室不同业务场景的各种需求，数据存储量181.201万条，使用智能助手95个，积极主动探索各工作模块的数据互通，满足院内工作人员（含第三方）7373人的日常工作访问。

在简道云的陪伴下，上海十院不仅大幅度提高了常规工作效率，更激发了员工对于工作不断优化提升的创新活力，促进流程优化和工作重塑。