苏州建设监理：监理企业信息化转型的低成本解决方案

一、企业简介

苏州建设监理有限公司是苏州地区首家获得工程监理综合资质的监理企业。

现公司注册资本金1000万元，拥有住建部工程监理综合资质、水利部工程施工监理乙级资质，是江苏省第一批项目管理试点企业、苏州市参与城市轨道交通建设试点企业、江苏省全过程工程咨询试点企业。公司主营业务涵盖各专业监理、工程造价、可行性研究分析、工程技术安全经济咨询、以及建设项目全过程管理服务等。公司多次获得：全国工程监理先进单位、中国建设监理创新发展20年工程监理先进企业、江苏省工程监理示范企业、江苏省守合同重信用企业、江苏省3A级信誉咨询企业、苏州市劳动保障4A级信誉单位、苏州市劳动关系和谐企业、苏州市五一劳动奖状等荣誉。

二、业务需求/挑战

作为监理企业，苏州建设监理在进行信息系统建设的过程中，面临诸多需求和挑战：

2.1 组织变革和管理调整

信息化转型伴随着组织结构和管理方式的变化。为了适应这种变化，要进行一系列的管理调整，如优化流程、调整职责划分等。

2.2 成本控制和投资回报

信息化转型可能需要投入大量资金，包括硬件、软件、人力等方面。我们要进行成本控制，对投资回报进行分析和评估，以确保投资的合理性。

2.3 数据安全和隐私保护

在信息化转型过程中需要处理大量的敏感数据，如客户信息、合同条款等，要确保系统安全可靠，防止数据泄露或丢失。

2.4 技术平台挑战

为确保选定的技术能够满足业务需求，要在众多的技术方案中进行选择；此外，信息化系统的实施过程可能涉及复杂的系统集成和定制开发，给我们带来一定的挑战。

2.5 员工技能挑战

为更好地应对信息化转型带来的变化，要掌握新的技术和工具，这就需要投入大量时间和资源来培训员工，这可能增加现有员工的工作负担。

三、解决方案

基于以上问题，苏州建设监理经过多方调研和产品选型，综合考量以下方面，最终决定联合简道云平台开展我司的信息化转型工作。

从2020年开始使用简道云以来，苏州建设监理的信息化平台已经完成了从探索到实践的转变：从最初的考勤打卡到现在的人事、后勤、经营、财务、培训、项目管理、事业部运营等各个方面，简道云全方位支持了公司的信息化系统建设。

四、典型应用场景

4.1 场景一：业务流程管理

痛点难点：

在业务流程管理方面，苏州建设建立迫切需要解决流程的复杂性和多样性问题，打破数据孤岛和信息不对称的现状，通过实时的监控和反馈，加强业务管理达到降本增效的目的，具体体现在：

公司业务流程涉及多个项目、多个部门和多个阶段，其复杂性和多样化带来了信息不畅通、流程混乱等问题。

不同部门和项目之间存在数据孤岛问题，导致决策缺乏全面的数据支持，影响工作效率和质量。

公司为加强业务管理，需要能够实时监控业务流程的执行情况，并及时获取反馈信息，以便进行调整和优化。

传统的手工统计和人工管理方式效率低下、成本高昂，且容易出现错误，导致项目延误、成本增加等问题。

解决方案：

引入简道云之后，苏州建设监理对公司的主营业务流程进行了梳理，框架如下：

图1 主营业务流程梳理图

对应公司的部门分工，将业务流程拆解为经营管理、项目管理、人事管理、财务管理四个应用板块，借助简道云的流程管理工具建立标准化的业务流程，确保各个部门和项目之间的流程一致性和协同性。通过表单关联和智能助手，实现信息共享和集成，解决了数据孤岛和信息不对称的问题。通过数据工厂用自动化、智能化的方式提高效率、降低成本，并减少错误和漏洞的出现。使用仪表盘实时监控和反馈的功能，及时发现问题并进行调整和优化。系统内的业务应用场景如下：

图2 中标登记触发合同评审及项目监管流程图

图3 用智能助手实现人员调配与其他表单的数据同步

图4 用数据工厂处理财务数据满足看板要求

图5 用仪表盘同步展示合同、项目及回款状态信息

场景价值：

使用简道云平台对公司的业务流程进行信息化改造和重构后，苏州建设监理的业务效率得到了极大的提升，相较于之前的业务模式，我们的合同评审效率提升了66.7%，业务数据统计效率提升了96.7%，系统使用成本降低了50%。

4.2 场景二：组织协同优化

痛点难点：

信息化转型必然面对组织结构和管理模式的变化。为了适应这些变化，要进行一系列的管理调整，如组织架构调整、业务流程优化等，信息化系统要做到：

一般的系统都会设计部门、角色来进行组织授权管理，对于传统矩阵式的管理实现起来已很成熟，对于类似事业部或项目部负责制的扁平化、松散式自主管理的授权，尚有不足。

公司之前使用的定制系统，新的需求从提出到落地至少要经过需求评估、反馈、研发、测试、上线等一系列的过程，调整成本高，效率低。

转型过程中，伴随组织和流程的变化，新的业务需求随之产生，需要新的应用来应对这些需求。如果没有应用搭建能力，就要定制新的系统来实现。采购成本、时间成本、系统迁移成本都是我们要面对的问题。

解决方案：

对于松管控的组织授权，苏州建设监理引入了简道云互联组织的概念，通过内部组织搭建行政级别的组织架构，通过互联组织完成事业部以及项目部级别组织授权，由于事业部和项目部可以单独建立组织框架、搭建管理系统，从而使扁平化的松管控模式得以实现：

图6 公司组织框架图

图7 简道云组织角色图

对于流程优化，简道云开发的系统，本身没有复杂的代码，维护和迭代非常方便，需求明确以后很容易定位需求点并采取有效的维护措施。即使是复杂业务流程的变更，也可以使用流程管理工具轻松实现。以假勤申请为例，从第1版的简单审批逐步迭代为第8版的按类别、按部门逐级审批，这期间与组织的变革需求同步进行：

图8 假勤申请第1版的简单审批

图9 假勤申请第8版按类别、按部门逐级审批

场景价值：

互联组织的引用，使系统授权内外兼容，降低了组织授权的维护难度，使得扁平化的管理模式在系统内得以实现。而具备自主搭建的能力，一方面减少了动辄几十万的系统更新成本，另外相较于之前几天甚至几个月的迭代计划，简单的需求基本可以在几分钟内解决并同步上线。

4.3 场景三：业务场景定制

痛点难点：

各领域、各行业甚至是同行业各公司的管理水平不同，对系统的需求现状亦会千差万别，如何满足个性化的需求？能否实现：

解决方案：

为了解决这个问题，苏州建设监理加入了简道云的全员无代码开发计划，并选拔优秀人才建立了无代码开发专属人才库，通过整体规划，将工程项目管理级的应用研发交由一线人员进行。

目前已研发上线了建设质安云、建设项目云、建设投资云、建设进度云等项目管理应用，以材料报验为例，针对业务流程，细化至材料进场报验、复试取样登记、复试结果登记、使用报验、不合格退场等，与业务实际场景一一对应。通过数据看板展示报验状态，监控业务流程；通过打印功能导出业务报表；通过数据管理表格自动汇总材料报验台账，通过数据关联自动呈现取样指导。具体场景如下：

图10 材料进进场/使用报审表

图11 报审后自动形成流程跟踪表

图12 报审后自动形成试验台账

图13 报审后自动形成Word格式文件

场景价值：

通过一次填报，形成多张报表，跟踪业务状态，极大减少了数据的重复录入和统计工作，这只是众多一线业务场景的一个缩影，而其最大的价值是让一线人员拥有了“系统研发”能力，从根本上打破了业务与系统的界限。

五、总结与展望

工欲善其事必先利其器，企业的信息化转型，自然要寻找一款趁手的工具，简道云的无代码开发，以其低成本、低门槛、高安全让“自主”开发信息化系统成为可能。通过全员无代码开发+组织互联的模式，苏州建设监理构建了更为自主、更为开放的系统平台。