万润控股：数据管控+业务赋能 | 中小房地产企业高效数字化解决方案

一、企业简介

万润控股集团创建于长沙，以“新地产+新实业”为龙头，以房地产开发、产业多元化经营为主业，深耕湖南、贵州、川渝区域。企业以成为“小而美”的全方位、全周期地产综合运营服务商为发展理念。

集团地产开发板块涉及住宅、商业、公建、城市更新、产业地产等领域。目前总体货值储备接近300亿。自开发首个住宅项目长沙境界城以来，集团累计在开发面积达160万平方米，待开发面积接近400万平方米。并已形成5大产品系列，秉承艺术筑家、文旅筑城将使万润成为文旅地产新锐。

二、业务需求/挑战

近年来，房地产行业进入下行周期，行业规模及企业利润不断下滑，随着城市化进程放缓，人口红利消退，地产增量空间逐渐缩小，进入更为存量竞争时代，考验的是企业运营管理能力。作为中小房地产企业，在土储和资金上缺乏优势，只能在管理精细化提升上寻求突破。因此，通过信息化提升管理水平，实现企业数字化转型是必然的选择。但要想在企业内真正落地数据化管理，面临着诸多困难，主要以下几个方面：

2.1 业务标准不统一，日常工作管控难度大

房地产行业项目多为异地管控，物理距离远，日常工作布置和沟通多通过微信、Excel文件等方式。项目间、部门间数据标准难以统一，造成数据统计时效性差、错漏多，多个条线统计同一数据，重复工作量大，一线人员疲于应付等问题。最后导致很多管理标准落实不下去；

2.2 原有标准化业务系统，无法满足当下现实需求

原有业务系统都为按当时业务特点标准化定制，随着房地产行业的变化，已不适应现实业务的需求。哪怕简单业务要求的调整，也面临开发周期长、开发成本高，甚至无法实现的情况。系统无法为一线业务人员提供帮助，反而造成一种负担。

2.3 企业多元化发展，各类业务信息化需求多样

作为多元化发展的控股集团，公司业务围绕房地产上下游均有涉及。信息化的构建面临诸多痛点：

（1）业务类型多元，但前期业务规模都不大，公司难以投入高成本引入专业系统；

（2）业务公司间既要独立经营，又要在控股集团大层面上，实现上下游数据打通整合；

2.4 组织及员工信息化、数字化管理意识不足

传统管理方式，仍依靠经验判断、线下操作居多，大部分人员对于信息化的认识仍停留在OA流程审批的阶段，加之原有业务系统构建以记录、审批为重点，业务人员提出的系统需求长期得不到满足，造成员工对于应用系统缺乏体验感、参与感，多将其作为一种额外工作，而非工作辅助的手段。

三、解决方案

确定公司信息化任务后，经集团高管、业务部门与帆软行业顾问的多次交流，确定了引入简道云产品实现目标。集团内部也确立了公司数字化转型的工作指导方针： “以应用搭建信息化为手段”，“以全面数字化为最终目标”，“以实现业务赋能为核心”，“以各类数据互通形成网络”。

3.1 长期规划、框架设计

要从一个传统企业转型为数字化企业，是一个长期的过程。因此，在公司内部，从领导层到各级员工，先清晰信息化、数字化的工作的价值、目的和路线。为此，先拟定并通过了集团数字化战略5年规划，及系统应用全面落地框架，并组织公司全员参与的数字化建设启动会。

3.2 试用产品、全面学习

作为一个新领域，对于零代码产品的功能和应用，一开始公司上下都没有直接的体验，为加强集团领导对产品的信心，同时自身也能全面了解相关功能，信息化团队边学边干，尝试独立搭建业务应用。在学习简道云产品功能的同时，也大量研究帆软网站上提供的各类优秀案例、模版，学思维、学方法、学技术。

在1个月时间内，团队完成了试用应用demo（计划管理）的搭建，并在集团内部推广使用，大大增强了领导层对简道云的信心，也让所有员工在使用过程中，对简道云搭建出的系统有了初步感性的认识。

3.3 引入共创、规范方法

为了能加快系统建设，同时让内部团队掌握系统搭建的方法论。引进了简道云项目团队，进行系统共创（成本招采模块），经过三个多月的共创期，完成并通过成本招采模块的系统搭建和验收。

公司信息化团队也通过这段时间，学习并研究出了内部系统搭建的全流程，从应用立项、需求调研、应用搭建、过程管控、成果验收、组织培训、试用推广、版本迭代的全周期流程闭环。

3.4 自主建设、多线并进

随着公司信息化团队的成熟、系统建设方法论的形成。工作进入全面自主建设阶段，通过内部分工、业务优先级、数据关联性等方面，逐步开展各应用的搭建，一般3-4个应用同时搭建。系统主框架大树分支逐步实现落地。

3.5 落地推广、授人以渔

在实际工作过程中，经验总结出系统搭建工作占20%，培训推广占80%工作量。前期几个应用搭建，主要精力都在培训、日常答疑上。为解决这个问题，信息化团队发起信息化合伙人培训，主要培养两类人才，一是具备简道云应用搭建能力的合伙人，作为信息化团队人员不足的补充（原系统搭建人员长期只有2-3人）。

经2个月培训及考核，符合标准人员5人，根据需要可能配合日常搭建工作；二是业务系统日常培训及管控的合伙人，此类人员不需负责应用设计搭建工作，主要是各条线的业务骨干，全面熟悉本条线应用的使用、内在逻辑，负责日常应用使用培训答疑、出现数据异常的处理、监控业务系统的使用情况等，大大分担了信息化团队此方面的工作量。

建设成果（2022年5月~2023年5月）：

信息化人员：2~3人

应用总数：16

表单总数及仪表盘总数：表单179+，仪表盘：41+

应用涵盖业务范围：房地产计划、工程、成本、招采、财务、营销、招商等

平均应用搭建到上线时间：1周~1个月

四、典型应用场景

4.1 场景一：实现线上计划管理及考核

痛点难点：

房地产计划管理是项目运营管理的基础，房地产项目存在周期长、投资大、关联内外相关方多，情况多变等特点。

利用简道云系统，公司实现计划管理工作线上化，从计划制定、过程跟踪、计划调整、计划考核全周期管控。

解决方案：

（1）各类计划编制、汇报、跟踪

将计划分为三类管理，分别是项目主项关键节点计划、项目日常月度计划、公司临时督办工作三类，通过简道云系统依次实现各类计划编制、汇报、跟踪。

对于项目主项关键节点计划，预先设置标准化计划模板，每次编制时，只需调用模板（数据联动），自动生成标准计划，大大加快计划编制速度，并有效规范各项目按标准执行。

对于项目日常月度计划管理，从月初各部门自行上报计划自动汇总，经计划管理部门修调后，形成全员可见的计划清单，每周员工可通过自动调取本人负责计划，快速进行周报汇报，全员也可即时开到各项计划进展（仪表盘）。

对于公司临时督办工作，作为对项目计划的随时补充，由各主管部门下发后，抄送关系人，并通过智能助手自动加入项目月度计划统一管理。

（2）计划汇总评分，生成考核结果

对于项目计划的评分考核，传统的方式是通过线下表格进行，往往周期长、进展慢，且不公开透明，缺少客观依据，员工对自己的计划清单和考评结果没有查看的通道。

通过简道云，团队实现了系统自动调取每月计划考评的所有相关计划。基于对计划进展情况的汇总，可以实现对每项工作的客观评分，再借助数据工厂，自动得出每个部门、每个员工的加权得分，并通过仪表盘公开展示实时部门评分排名、员工计划量和评分情况。

计划系统线上评分的实施，将原来绩效考核对人的主观评价转变为对事客观评分，使得绩效结果客观、科学、可信，改善了绩效文化，为公司营造了部门间、员工间相互学习彼此督促的良性工作氛围。

场景价值：

简道云搭建的计划管理系统可以根据公司的情况、运营标准、考核模式灵活设置，达到了市面上成本高且高度定制化的计划管理系统不能达到的效果，更让人惊喜的是系统还可以即时获取业务变化，进行随时调整。

计划管理系统上线后，实现了项目主项计划、公司月度计划、员工工作周报的全覆盖、全落地，解决了原来线下一直为达到的效果，且大大减轻了员工日常计划编制、汇报的工作量，日常运营会议直接利用计划看板进行汇报沟通，代替了每次PPT会议材料的准备。

4.2 场景二：项目成本及招采全周期管理

痛点难点：

房地产项目的成本和招采管理，以及后续的合同执行，是否可以实时掌握动态成本的变化，直接关系到项目最终的利润收益。公司一直缺乏一个简单并符合企业管理模式的成本招采管控系统，日常成本管理仍依赖线下表单，造成数据统计不及时，出现问题无法找到原因，业务过程中缺乏有效的管控，招采工作流程原OA无法继承或调取上一阶段的数据，无法与目标成本控制联动等痛点。

解决方案：

成本招采系统的建设，公司联合了简道云项目团队，采取了共建共创的方式。经过前期的需求梳理，搭建成本招采系统，包含从目标成本及合约规划编制，以指引具体合同的招标全过程，到合同执行过程中产值、签证、付款各环节，直至最后合同的履约评价、供应商库的全周期管理。

最终，团队将成本、招采和后期管理、支付以合同为中心串联在一起，形成了一个简单易用，适应企业现阶段管理水平的业务系统。

招采成本系统主要功能逻辑示意图：

（1）招标全流程审批管控

公司对招标全流程较为重视，从需求环节开始一直到合同签订，均要经过审批核定，原来这些工作通过OA完成，从合约规划、需求提出、招标过程、合同审批一系列环节，相关的数据无法继承或快速导入，造成申请人员工作量大，且容易出错，审核人员需要每次审核同样的内容，且无法直观看到先前的相关结果。利用简道云系统，建立招标各环节数据的强关联关系，下一环节可以直接数据联动上一个环节内容，大大加快了填写效率，又可以对每个环节的工作时效进行评估，加快了招标工作进度。

（2）签证及动态成本的实时形成

在项目动态成本管理、传统线下管理时，一直存在多个痛点：例如签证不能及时上报、预估签证未知风险、动态成本统计数据滞后等。

通过在工程联系函或设计变更单中加入签证预估字段，强制项目部在发生相关事项前上报预估签证，防范了后期签证遗漏的风险；并且系统监控预估签证、申请签证、确认签证的时间和数量，对于长期未申请、确认的，上级成本部门及时介入，大大降低了后期结算的风险。

通过数据联动/查询，在签证申请、确认时可以联动上一阶段数据，在快速填报的同时，对于不符合上一阶段数据的，发起提醒，便于审核人决策。通过数据工厂或聚合表，把每个合同的合同金额、预估签证、申请中签证、确认签证数据进行整合，可实时看到每个合同的动态成本情况，便于成本监控，领导的经营决策。

（3）合同全面信息的汇总查询

房地产开发项目合作单位众多，合同是项目管理各施工队伍的主要依据，因为合同涉及的信息纷繁复杂，项目管理人员往往不能掌握合同执行的全面信息，在与施工单位沟通、谈判的过程中，往往处于被动。

借助简道云系统的优势，通过数据查询等功能，团队把每个合同的所有相关信息，包括基础信息、主要条款、招标过程、签证情况、产值进度、付款情况、履约评价、合同风控等集成在一起。输入合同编号/名称，系统就可以自动把所有数据查询出来，为项目、领导决策提供了大量准确的信息，让新加入团队的人员也可以即时掌握前期的准确信息。

（4）供应商入库规范和后期评价的线上化

原招采供应商数据管理都依赖线下表格，存在供应商信息不全、寻源途径不清、后期信息变更不及时、评价打分复杂等问题。

万润团队通过简道云搭建的简单易行的供应商管理应用，轻松解决了这些痛点。首先，因为供应商入库信息填报字段是标准化的，不会存在错填、漏填的问题，同时记录供应商来源途径，便于后期的跟进。

其次，供应商评价方面，由原来对单位的评价，改为对合同的评价，每次合同履约评价打分时，通过与合同相关流程联动，可以看到合同的各类信息，给上级领导做判断和审核提供了有效依据。另外，通过系统可以线上发起履约评价，利用流程设置，多人背靠背同时审批，最后利用聚合表，快速得出综合评分，大大加快履约评价工作效率。

场景价值：

成本招采系统是万润建设的第一个复杂系统，通过该系统的上线，实现了成本、招采相关决策、审批的有数据可依。系统的最大价值就在于把成本、招采和后期管理、支付以合同为中心串联在一起。实现了以目标成本指导招标采购，以合同执行实时得到动态成本，通过目标成本和动态成本对比，实时掌控经营状况。

4.3 场景三：销售回款计划跟踪助手

痛点难点：

房地产项目销售后的回款跟进环节一直缺乏高效、灵活的工具，原有销售系统作为定制化业务系统，无法适应多变的业务需求，如随着销售方式、政策的多样化，同一套房源有多笔回款、多种款项类型，原系统无法随时调整类型；公司各级管理者需要随时看到回款进度的多维度报表；一线员工有移动端的填报、查询需求等。

鉴于这些情况，万润利用简道云系统搭建回款跟进的应用，补环原销售系统不足。

解决方案：

（1）回款计划及日常跟进

利用简道云系统，在销售人员填报成交信息时，必填生成每套房源的整体回款计划。系统把对回款的管理，从原来的每套精细到了每一笔，一方面便于销售人员跟进回款工作，一方面对未来每个月的回款金额有了更为准确实时的预估。

利用简道云双向关联的方式，销售人员可以在房源界面直接填报每次回款的记录，保留了每次跟进记录，落实了对销售人员的日常跟进工作要求，项目财务、主管领导等相关人员也可实时查看每套回款的具体情况，全过程记录。

（2）多维度的销售回款分析报表

利用简道云数据工厂功能，对回款数据进行加工后，添加各类辅助信息，如回款计划日距当日实时天数等，再通过仪表盘做出各类图表，直观地对所有回款情况，进行各角度的分析。

系统将本月、本周、本日的实时数据报表代替了原每日手工报表；对销售回款明细表的延迟超期进行不同颜色的预警，提醒各级销售人员及时处理；将销售人员实时销售、回款业绩排名进行展示。

场景价值：

简道云回款跟踪系统的上线，大幅提高了回款工作的效率和规范性，每笔回款都形成了明细计划，对销售人员工作有了更客观的掌控。对于计划延后的及时预警，使得销售主管可以及时介入干预。每周回款会议，可以直接打开简道云报表进行分析决策，完全代替原线下报表的统计。

4.4 场景四：项目商铺招租运线上管理

痛点难点：

集团项目社区商铺多且分散，而招商及运营人员少，日常管理难度大，原纸质表单的管理难以满足集中管理的要求。对于招商管控流程也不正规，对于后期租金收取、商铺转售等情况处于一种无序管控的状态。

解决方案：

借助简道云平台自建商铺招租运管理系统。

（1）搭建商铺信息基础表单，记录商铺的各维度基础信息，及商铺租赁标准，用于后续招商审批时的审核依据。

（2）利用流程表单，招商合同审批流程。其中，利用简道云公式编辑功能，实现属实初始租金、租赁起止时间、租金递增率等数据后，子表自动生成租金计划清单。为招商人员与客户谈定租赁条款提供了快速计算工具，并增强了合同租赁条款的规范性，便于后期管理。合同审批时，相关条款数据为自动引入，且不可修改，规避了原来都为手动填写，出现为按标准或错漏的情况。

（3）利用智能助手功能，合同审批后，租金计划自动进入租金应收清单，并修改商铺对应已租状态，防止重复出租等情况。后续租金收取登记表，利用流程表单，实现商业运营人员与财务人员的线上登记、后续对账等。保证租金记录的准确性。

（4）利用简道云表单的打印模板功能，可以自动生成租金缴费通知，即提高了运营人员工作效率，又记录了每次催缴的工作进度。

（5）在产生合同变更、退铺、租金减免等情况审批时，利用表单的数据关联、数据查询功能，可以调取合同执行、租金收取情况，对于不符合标准的，利用校验功能，阻止提交，给审核提供依据，同时规避违规操作的发生。

（6）最后，通过数据工厂整合多张表单，用仪表盘搭建各类分析报表。实现对招商及收租任务完成，各项目商铺出租情况、出租业态分析，各租户缴租情况及每笔租金的预期情况的全面细致分析。

场景价值：

利用简道云搭建的商业管理系统上线后，实现了集团对各项目商铺资产的全面细致管控，线上更为标准化、自动化的功能，减少项目招商运营人员的工作量，也为招商谈判过程中租赁条件快速测算提供了有效工具。

4.5 场景五：会议及纪要管理系统

痛点难点：

会议管理一直以来的痛点一是会议通知都通过微信群，时有会议遗漏的情况；二是会议安排时，参会人员已有会议安排的时间冲突；三是会议纪要不能及时形成，各部门分别存档在员工电脑，历史纪要经常难以查找。

解决方案：

（1）会议通知：通过简道云建立会议管理系统，每次新建会议时，可以通过数据查询查看到相关会议室、参会人的已有会议安排，避免了会议冲突的发生。会议通知发出后，参会人钉钉自动收到会议信息，并通过表单自动提醒的功能，可以在会议开始前一小时再次收到会议提醒信息。

（2）会议纪要管理：利用表单智能助手功能，在会议建立后，自动新增一个会议纪要提交的待办到记录人处，可以督促记录人按时提交会议纪要。

（3）历史会议查询：通过表单的权限组功能，可以让员工查询到自己参加的所有历史会议，查询相关会议资料、会议纪要。

场景价值：

简道云会议系统上线后，提升了会议管理的效率，减少了行政会务人员工作的同时，让全集团会议时间安排更为有效合理。更大的价值是会议资料和纪要的线上集中备份存档，对于后续查询的便利性大大提高，并避免了相关重要记录遗失的风险。会议系统上线前，会议纪要形成率不足70%，会议系统上线后，实现了90%以上的纪要形成率。

五、总结与展望

经过一段时间的开发和使用，万润集团认为：

第一，集团领导层对业务的管控力更强了，随着数据的汇集上线，相关报表的线上化，管理层可以直接在电脑、手机端看到实时的各类数据，大大增强了领导的工作掌控感。

第二，全员数字管理意识逐渐建立，科学决策思维逐渐提升。传统工作环境下，做一些工作决策时，往往没有数据的支持，只能凭经验、靠印象来拍板，现在无论是领导下决策，还是员工发流程都要先看一眼数据，再加上有些流程通过校验等功能实现了提醒或自动决策，对工作科学严谨有很大帮助。

第三，全员日常工作的执行力增强了。对于员工的日常工作，原来依靠线下的上报、监督、总结、评价都很困难，只能领导主观判定。现在，很多业务线上化后，大部分员工的重要工作全部流程化、透明化，原来是领导催员工，现在是流程追工作，员工的执行力反而越来越好。

第四，业务系统的建设不是简单的把现有流程搬到线上，而是首先对业务进行重新的审视，把原来低效的线下的业务流改造为更适合线上的，高效的业务工作流。通过信息化的建设，万润集团发现了原有业务流程的问题，信息化反向也促使业务更为合理。