常州三恒：智能助手配合完成的订单管理系统

一、企业简介

常州三恒机械有限公司成立于2013年，位于长三角美丽城市常州，交通非常便利，占地面积800余平方米，员工11人。公司主要业务是现货标准齿轮定制非标齿轮，引进了优良生产设备并配置投影仪齿轮检测中心等专用检验设备，专注生产齿轮。

公司本着以人为本，以诚取信的经营理念，以优良的生产工艺，专注的开发技术人员为客户提供贴心的服务，一切以客户的要求理念出发，努力制造小模数齿轮。提高全员的防范意识和建立科学的管理体系，是企业发展的需要，全员一致重视产品生产和产品品质，使企业的产品质量和品质再上一个台阶，把放心质量的产品和贴心的服务奉献给广大用户。

二、业务需求/挑战

三恒机械在使用简道云之前，大部分业务数据是使用电子表格和纸质表格记录的，如派工、仓库管理等，记录过程漫长且容易出错。以订单管理为例，订单和订单相关的全部表格均是人工填写，填写时间长，步骤繁琐，且容易把一些信息搞混淆。三恒机械的订单填写流程是在提交一份订单之后，对应的还要去填写销售合同、发货单、开票单（财务使用别的管理软件去对发票做管理）和销售记录表等信息，用于年末对账和财务结算。整个过程十分的麻烦，且订单有时候因为客户原因要修改的时候，也要对应的找到相关的表格一并修改。尤其是使用纸质表格时更是麻烦，还要重新填写相关表格。

因此，在这个情况下，公司需要一款可以统一记录订单的系统，且可以直接联动订单相关表格的功能，即提交了订单信息，销售合同、发票对照表、送货单等相关表格自动生成，无需人工填写，包括订单信息修改时也是自动更新，减少人工的工作量。

三、解决方案

三恒机械在了解了简道云的应用方面之后，非常认可简道云在数据管理和智能工厂搭建方面的能力，也非常的符合三恒机械现阶段在数据管理方面的需求。公司准备在未来一年左右的时间里，利用简道云为三恒机械的新厂房搭建一个量身定制的，涵盖有智能派工、智能仓库管理、绩效计算等高度信息化的模块。

千里之行，始于足下。当下三恒机械最需要的还是一个智能的订单管理系统，因此下面以订单管理系统为例，展现已经调试好并投入使用的订单管理系统。

三恒机械最开始使用的数据联动的方式简化了订单信息的填写量，为了和后面自动生成的销售合同、发货单、开票单可以自动填写一些信息，三恒机械建立了一个客户数据库，里面记录了公司所有客户的基本信息，公司名称、联系人、经营地址、收获地址等等一些很重要的信息。之后在订单信息表中，以客户名称为联动依据，自动将客户其余的基本信息填入订单表中，并将出客户公司名称以外的字段设为不可见，保持表单整洁美观。就像海上的冰山一样，露出一小部分，一大部分隐藏起来默默的自动填写。

订单提交之后，三恒机械使用几个智能助手作为填写后续相关表单的工具，分别是订单提交时智能助手填写表单数据、订单修改时智能助手修改相关的表单数据、当订单不需要开发票时智能助手删除或者不生成开票对照的表格。最后再利用打印模板帮助三恒机械把合同和送货单之类的要打印出纸质文件的表格做了一个标准化。每次只要提交一个订单信息表之后，只要勾选中要打印的合同就可以直接下载并打印，无需调整格式。

三恒机械花了一个月的时间搭建并调试了一个具有这种功能的系统，直接帮助公司填写了除订单信息以外的其他表格，现在整个订单管理系统大部分都已经成熟，也可以根据订单管理系统，三恒机械正打算衍生出相似的功能的派工和库存管理系统。

四、典型应用场景

4.1 场景一：订单管理

痛点难点：

订单管理混乱，很难从海量的订单中根据指定信息找到对应的订单，且提交一个订单就意味着要填写多张相关的表格数据，订单的开始和结束时间表现的不够直观，管理和填写的工作内容重复又繁琐，工作时间大部分都浪费在了这些重复填写表格的工作上，工作效率低。

解决方案：

既然订单存在着大量的要重复填写的数据，且一个订单表关联着销售合同、发货单、开票对照表等表格，则可以用智能助手代替人工完成除了订单信息表填写以外的所有工作，即用智能助手填写订单销售合同、发货单、开票对照表等表格等。利用智能助手填写订单信息表相关的其他表单，只要让订单信息表生成一个代表订单编号的流水号，既可以用流水号去给不同类型的表单做一个“身份证”。那么在修改订单信息表的时候，智能助手也就可以根据这个唯一的“身份证”去修改对应的表单，实现数据的实时更新。

场景价值：

使用该系统之后，可以把填写相关表单的时间大大的减少，提升了工作效率，也不用为了文件的保存和查找而发愁。以前经常出现因为忘记文件保存位置，或者是电脑损坏造成的文件丢失问题，再使用该系统之后，登录简道云即可找回所有的文件。而且该场景还可以应用在其他的方面。比如派工方面，先填写一张包揽有所有工序、工序负责人、所用设备、工序时间等信息的“派工表”，之后也是通过智能助手去把“派工表”分解成对应数量的“工序表”，再对不同工序的负责人设置不同的权限，即可达到对应的工序负责人只能查看对应的工序表，使得界面简洁，也可以防止工序内容泄露。总之，这个只一个套路。基于智能助手自动填写的一个套路，运用得当可以在各个场景下使用。

图1 手动提交的订单信息表

图2 自动生成的合同

图3 合同的打印模板

图4 利用仪表盘以订单信息表为数据源制作的看板

图5 智能助手界面 （这里包含了国内和国外的订单管理系统所用到的智能助手）

五、总结与展望

随着企业的发展和升级，未来对于数据的管理会往更加便捷的方向发展，查看、填写的步骤也会越来越简洁。简道云的“零代码”搭建数据管理平台的方式为企业降低了IT人才的门槛，没有专门学过IT技术的人也可以很快上手简道云。

三恒机械用了几个月的时间培养了一位简道云的系统管理员。经过一段时间的学习，他搭建了一个应用来管理内部生产和订单管理之类的重复性较高的工作。此举降低了车间的管理成本，且车间的工作人员也可以用手机随时查看订单的图纸和数量，相比于以前还要跑办公室去查看、打印图纸，此举为生产效率的提高做出了一定的贡献。尽管现在只完成了订单管理这一个模块，但是以后的时间里，三恒机械将会继续打磨这一套系统。

在未来的计划中，三恒机械将会先做派工模块，之后做绩效的计算，促使员工多劳多得，最后再把所有的模块整合起来，变成三恒机械独有的数据管理平台。同时会将这一套系统介绍给友商，利用简道云的企业互联功能与友商之间搭建专属的沟通平台，实现友商之间的业务无纸化，为企业经济发展持续赋能。

——常州三恒机械技术员 黄子粒