宏昆集团:零代码赋能阿米巴经营,打造员工宿舍酒店式管理新实践

一、企业简介

宏昆集团创业于1993年,从5万元投资四张台球桌起步,在时代大潮中浮沉30年,将这5万元翻了10万倍,逐渐将业务领域拓展至酒店、商业地产开发、高端物业管理等领域,市值达百亿。

2021年,宏昆总结过往成败得失,积极面对变化,实施战略转型,重组成立了宏昆酒店集团和正琨文旅集团,聚焦于有限服务连锁酒店、城市温泉。

2022年,正琨文旅集团全面推动落地阿米巴经营模式,旗下共分成54个四级巴。通过实施阿米巴经营模式,让员工与企业成为“精神共同体、命运共同体、目标共同体、利益共同体”,激发了员工的主观能动性,释放了员工的潜能。阿米巴经营让每位员工都与经营者想法一致、朝着共同目标前进,形成强大的合力,为企业可持续发展提供强大的动力。

二、业务需求/挑战

伴随正琨文旅集团阿米巴经营模式的推行,各个阿米巴公司都要求独立核算,公司之间的往来交易记账需要应运而生。其中,集团的员工宿舍公司管理下辖的两处宿舍楼区,总计提供734个床位,服务于正琨文旅集团及宏昆酒店集团的总部和门店员工。

(1)酒店行业人员流动性大,周期内调转入离的人员多,要实现长效管理并不容易。

(2)以往信息传递靠传统的手工记录,新任巴长是宿管大姐,复杂的Excel表格处理和公式计算应用对她是个挑战。

(3)以往疫情期间,派出所对于登记入住的人员流调,需要提供本人相关信息,手工记录的文档识别性差,处理费时、费力。

(4)除了管理入住员工,阿米巴运营创收还要求宿管销售、管理部分床品、被褥、水卡等,涉及库管、钱款交易,核对账目带来不小压力。

(5)集团希望通过信息化系统加强宿舍管理,但依靠传统的编程方式上定制系统,开发成本高,开发周期长,很难满足推进中的阿米巴管理规则的调整、变化。

三、解决方案

原先,公司通过简道云搭建“阿米巴交易平台”,帮助正琨文旅实现交易结算线上化,摆脱往来纸质单和邮件的束缚,实现业务移动化,极大提高了业务流转效率,业务反响良好。基于此前的成功经验,本次宏昆通过简道云打造“阿米巴宿舍管理系统”,帮助公司节省几十万元的定制软件开发费用。

通过需求的沟通和原型功能设计,仅我一位开发人员用时三天就完成开发“酒店管理系统”,实现宿舍管理、人员管理、员工消费管理等多种场景,形成酒店行业员工宿舍管理一站式解决方案。

四、典型应用场景

4.1 场景一:宿舍人员管理

痛点难点:

(1)员工宿舍入住流程冗长

老的操作方法下,先由行政部门填写纸质“入住申请单”,员工拿着纸质单据到宿舍办理入住,宿管员要抄录员工的信息、登记床位号,发水卡、电卡、钥匙;

(2)纸质管理容易出现纰漏

中途员工换宿,还要涂改本子上的记录,稍有不慎就会记错;

(3)财务结算复杂且机械

员工离宿后涉及归还物品和结算天数记账,需要人工计算。

解决方案:

(1)提前在系统内预设宿舍信息:楼层、房号、床位号(含床铺位置等,便于安排管理)

(2)设计在线“入住申请单”

(3)利用OCR识别功能,身份证可以拍照上传,系统自动填写姓名、身份证号填写到相应的位置上。行政人员发送需求,宿管就可以承接安排。

(4)可以关联收款公司,便于自动记账,同时抄送部门负责人,花了多少钱随时知晓。

(5)在线查询库存、不用翻本子,销售即出库。

(6)行政发起退宿,宿管承接,同时清点物品、完成赔偿。

(7)下铺员工离宿,上铺想换下来,也不用在本子上涂改信息。换宿单整体搬运员工住宿记录,收费不断档。

场景价值:

基于简道云搭建的宿舍管理系统,相比之前在数据录入、信息查找和档案归档都有了极大的业务效率提升,总体时间节约达到了10倍以上

4.2 场景二:宿舍巡检管理

痛点难点:

(1)收费核对信息废人废时

手工记录下,入离时间间隔较长的,宿管员需要查找之前的申请单核对,有时需要电话沟通,时间成本投入大。

(2)纸质记录跨级调取不现实

每天住了多少床,每晚收入多少钱,没地方看。集团阿米巴管理要求的“心中有本账”难以做到。

(3)没有巡检记录,微信报备太随意

宿管员每天巡检的动作没有地方记录,执行是否到位不清晰。

解决方案:

(1)系统自动夜审功能,通过“夜审巡检单”记录每个检查点位,清晰明了。

(2)通过简道云智能助手,完成巡检后触发的自动夜审,清楚记录床位占用情况。

(3)通过数据分析,生成每日占用床位单,每日销售物品收费单,账目大屏上一目了然。

场景价值:

(1)实现财务精细化管理,减少流转跑签,账目确认效率提升40%

(2)提高组织人才效率,减少培训投入,人力成本节约近2万元/年

(3)实现员工宿舍数字化管理,床位占用率提升8%,一定程度提升了资源利用率。

4.3 场景三:管理信息共享

痛点难点:

(1)获取一堆数据,不会分析处理

阿米巴管得如何,月度汇报还要自己整理数据,做PPT,费时费力。

(2)想查信息先注册,复杂繁琐

出租率怎么样?想知道线下载个应用,再注册个账号,操作步骤冗长。

(3)想获取自己家的数据,还要支付开发费用

每个企业都会面临多应用系统数据散落、不好调用的情况,如果需要获取数据还需要二次投入,耗费金钱和时间成本。

解决方案:

(1)简道云可以嵌入企业微信“工作台”,权限预置,登录/使用都方便。

(2)简道云的开发平台API文档可以帮助我们技术处理,便捷地获取数据到本地自有数据库,进而加工BI看板和报表。

场景价值:

(1)阿米巴管理者可以通过看板展示宿舍使用情况,每月节省半天汇报准备时间。

(2)月末总部财务中心人员在帆软BI平台直接获取宿舍账目信息,时间效率提升10%。

4.4 场景四:阿米巴拓展应用

痛点难点:

(1)市场信息瞬息万变,需要及时获取、整合

阿米巴模式下,各个板块精细运营需要更准确了解市场信息,前线采集后要求快速同步给运营管理部门;

(2)经营参照要积累大量信息,分析趋势

传统在微信群内流转的信息,不好储存,需要分析时提取不便捷;

(3)分析客户需求,需要问卷采集信息

外部问卷系统采集后,提供的导出文档零散,不便于和自身产品信息结合处理。

解决方案:

(1)通过简道云打造一系列采集工具:《酒店竞品数据收集》、《客户需求调研》、《竞品数据每日采集》等。

(2)通过简道云API便捷地获取数据到本地自有数据库,进而加工BI看板和报表。

场景价值:

(1)运营决策者可以快速捕捉采集看板数据中的趋势,调整策略,时间效率提升近10%。

(2)自采数据节约采购、调研成本约3万元/年。

五、用户总结与展望

简道云,零代码领航者

简道云大大降低了开发门槛,只要开发者对业务充分了解,就能搭建出需要的应用。而且过程迅速,投入少,大大节省了产研能力。很多功能的应用效果非常棒,比如OCR识别、打印模板、自动推送等。我感觉简道云应是当前最好的零代码开发工具。

功能稳定,百变应对

在新型业务模式初始期,面对很多调整和不确定,要求公司的应用可以紧跟业务要求变化。简道云可以帮助我们及时应对这些变化,灵活调整,不在受限于开发排期。

数字永远是生产力

除了阿米巴管理,简道云还应用于集团的其他业务板块,比如,财务流程管理、运营信息采集等。数据获取的稳定和丰富,帮助公司更好的衡量业务、优化业务。数字就是生产力。

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