屯留游泳馆：“数字化”助力智慧游泳馆的快速发展

一、企业简介

长治市屯留区支点体育文化有限公司成立于2018年4月，主要经营游泳馆，开展游泳培训、游泳健身、举办游泳赛事、文化艺术交流活动策划，体育项目咨询，体育文化用品经营等活动。2018年7月份开始经营长治市屯留区游泳馆，游泳馆经过公司不断的改造与完善，硬件环境优美，水质优良。游泳馆由之前的季节性开放（游泳旺季开放）变为常年开放，最大限度满足游泳客户的需求。疫情三年仍坚持能开则开，为本地区的全民健身作出了应有的贡献。

二、业务需求/挑战

1.1 游泳馆最大的特点就是暑期人流量大，因此管理上第一个问题就是如何面对大客流量高效的调度，同时节省人力成本。今年是疫情过后的第一年，加之学校双减政策的实施，游泳人数激增。中小学学生游泳培训需求旺盛，开设游泳培训班较多。

1.2 原先的游泳馆系统只是局域网单机系统，无法通过线上等渠道触达用户，用户体验的环境相对封闭。用户只能在线下到前台办理相关业务。

举个简单例子，游泳次卡，用户每次都需要带实体卡入馆，通常是前台人员通过人工记录本，对次数进行打空、划扣记录，假如操作错误就容易导致误会。

游泳实体1.0卡，泳客入馆时必须携带 泳客持卡入馆，前台打空记录入馆次数

游泳实体卡2.0，泳客自己不知道剩余次数 游泳卡或者手环刷闸机的nfc读头出入游泳馆

游泳卡3.0，持手机或持二维码游泳卡出入游泳馆 关注公众号办理相关业务，用户专属二维码游泳票

后来使用了先进一点的单机系统，支持实体卡刷闸机的nfc读头，这样可以在入馆时对用户的次数进行扣除，但时间一久，用户很可能会忘记自己剩余的次数，而这个也只能通过电话联系馆方工作人员核实，或者到场后刷卡核实。一旦出现误会，则双方都会付出较高的沟通和时间成本。

用户在游泳馆办理的次卡、年卡都有有效期限制，通常有效期一年。用户常常忘记游泳卡的到期日期，到前台或者打电话咨询到期日期、剩余次数，咨询时间只能是上班时间，电脑打开状态才能完成。非常的不方便。

泳客入馆时在前台领取手环刷闸机入馆，经常在出馆时忘记归还手环，导致手环遗失率高，更衣柜无法使用，影响泳客用柜需求。

基于以上痛点，2023年6月份长治市屯留区游泳馆使用简道云搭建的数字化管理平台，解决上述问题。使用手机轻松扫码办理各项业务。 “码上办”破解了传统游泳馆经营难题。数字化是智慧经营的起点，将人、服务、业务全面数字化。

三、解决方案

运用简道云流程表单搭建了客户订单、出入馆选号、培训报名、商品销售等业务流程，运用简道云的外链扩展功能生成报名链接、运用微信ID绑定用户的功能搭建用户注册登记表单、运用微信机器人插件推送消息功能将用户的需求实时传输到工作人员的手机上，运用聚合表、智能助手、数据工厂等工具生成所需的报表仪表盘。

用户端：用户关注微信公众号“长治市屯留区游泳馆”就可以进入掌上游泳馆，在手机上自助操作完成报名培训、预定游泳票、出入馆手机选手环号码、微信支付、查询信息、在线客服、在线购物等服务。

工作端：游泳馆工作人员在该系统中实现处理客户订单、出入馆收发手环、培训报名、排班排课管理、游泳馆信息发布、商品购销等业务。

业务操作全程实现了在线化，智能化、移动化。覆盖游泳馆相关的客户、学员、教练、游泳馆工作人员，既解放了前台工作人员的工作时间和工作强度又提升了客户、学员、教练的操作体验。实现了传统经营无法达到的效果。利用数字营销带来了整体营收的增长。破解了传统游泳馆经营面临着封闭系统固有的难题和挑战。

手机上的数字游泳馆 点击业务，扫码办理 在线客服

泳客界面 学员界面 教练界面

四、典型应用场景

4.1 场景一：线上报名、在线下单

痛点难点：

原先营销方式简单，发传单，线下门店宣传等线下方式。管理极度依赖人工，成本高、难度大。体验差。游泳培训报名需要面对面报名，前台工作人员将报名信息写在纸上。培训班是根据4个不同的选择进行组合，满足用户的不同需求，不同教练（9个教练）、不同的期间（共5个期间）、不同的时间段（每天5个时间段）、不同基础的学员（学员水平不同分3个层次）、报名信息采集任务大，排班排课复杂，理论上有9*5*5*3=675个不同的班级课程组合。原先需雇佣大量的工作人员才能完成此项任务。一个班一张表，查找班级难，信息汇总耗时费力不精确，教练还不能及时了解报名情况，管理手段的落后必然会导致业务管理上的手忙脚乱。

解决方案：

运用简道云搭建的报名模块，客户只需关注公众号进入“我要培训”就可报名，客户自助选择不同时段、不同期间、不同教练、不同基础阶段的班级，系统联动出相应班级报名链接，点击链接即可报名。报名成功后系统通过微信机器人实时推送到前台工作人员的手机上。微信支付语音提示报名交款信息。工作人员实时收到消息提醒，处理报名业务。利用简道云轮播图功能，将教练二维码和教练照片放在首页轮播，客户扫描教练二维码即可了解教练消息，点击该教练班级链接即可报名。

场景价值：

信息互联互通，极大提高了经营效率。顾客可以在网上报名游泳培训，减少顾客到现场报名的时间和人力成本，同时也方便了游泳馆的管理。培训报名打破时空的限制，随时随地可报名。数据显示半夜22:52还有客户在报名，这在以往是做不到的。系统自动汇总班级信息，教练实时了解报名情况。利用教练二维码报名，做到了个性化营销。操作简单，一目了然。在线营销降本增效显著，打破线下有限空间，链接人群私域更大的空间，节约人力成本大约10多万元，扩大营收大约20多万元。综合效益增加30多万元。

“我要培训”学员报班，报名模块 前台工作人员收到的报名提醒 学员报名详情-班级-教练

前台工作人员收到学员的报名费 企业微信上收到报名信息推送 报名信息实时统计

4.2 场景二：散客、学员进出游泳馆

痛点难点：

以前，泳客进入游泳馆，到前台领取手环收取押金，前台将手环号码和客户信息记在纸上。泳客出馆归还手环退还押金。前台登记信息和押金收还工作量大，客流量大的时候泳客等待时间长。无奈的情况下直接收发手环出入馆，泳客出馆时经常发生忘记交回手环的情况。手环遗失率高，且不能追溯，造成更衣柜被占用不能使用，重新配手环周期长，影响正常经营。

学员出入馆靠手工在纸上记录划扣培训次数，效率低容易错。培训次数需要人工计算，培训信息查询不便。

解决方案：

运用简道云搭建的入馆、出馆流程表单，客户入馆前就在线自助选择已购买的游泳票，选择手环号提交，客户提交信息后，前台实时收到消息推送，根据消息推送的手环号，前台为客户准备好手环，客户领取手环时前台将入馆时间刷新一下，系统记录客户入馆时间。客户出馆时，同样在手机上提交出馆手环号码信息，前台收到手环后，点击手环已收，记录出馆时间。系统根据入馆时间和出馆时间，自动计算在馆时长，超时需要加收超时费用。若客户忘记交回钥匙，系统可追溯到客户，前台打电话让客户尽快交回手环。未交回手环的客户下次入馆系统会提示有未交回的钥匙信并收取超时费用。

学员入馆，由教练统一点名，通过手机或者扫描班级卡二维码出入馆，批量记录入馆学员出入馆时间和培训次数。同时，教练可以现场拍摄教学视频，上传教学视频供学员学习。培训统计报表系统自动生成。

场景价值：

利用简道云的微信ID功能系统自动识别客户，信息做到了可追溯，手环遗失率几乎为零。培训教学井然有序，学员培训记录可通过手机扫描专属二维码查看。每年节约配手环的费用3000多元，更衣柜的使用效率大大提高，周转效率提高，加上系统设置的超时计费功能，可为游泳馆带来20000多元的营收。

泳客提交订单后，付款 前台收到订单信息 前台处理订单，游泳票状态确认

入馆选择手环钥匙 经营日历上处理流程 领取手环入馆

学员入馆界面 泳客出馆 前台在经营日历中处理

4.3 场景三：游泳馆商品销售在线化、智能化

痛点难点：

以游泳馆前销售商品，前台工作人员记在纸上，晚上汇总、对帐。经常要花费大约2个小时左右算账、对账、盘库，非常辛苦。

解决方案：

通过手机点击商品销售按钮，销售商品在线化，用户通过手机选择商品提交订单，系统自动计算金额，库存。自动生存各种报表，再也不用晚上算账对账了。经营数据一目了然。

场景价值：

节约了员工的宝贵时间，交易实时概览，自动生成经营报表。

入库 销售 付款

五、总结与展望

系统上线实现了数据动态化、分析可视化、运营精细化、营销自动化。长治市屯留区游泳馆在四年的时间里（2019-2023），经历从实体卡打空划扣的1.0时代到实体卡刷闸机的nfc读头的2.0时代再到如今数字化游泳票3.0时代，科技的日新月异给游泳馆带来了不断的提档升级。实现了数字化管理和精准化服务，带来了以下成果：

（1）提高了游泳馆的管理和服务水平，让泳客、学员、教练和前台工作人员等各个相关人群的体验更加便捷和高效。

（2）优化了游泳馆的业务流程，提升了工作效率和服务质量，减少了人为错误和管理成本。

（3）增强了游泳馆的信息化建设和数字化转型，提高了游泳馆的竞争力和品牌形象。

（4）为游泳馆的未来发展提供了数字化平台和数据支持，为后续业务拓展和数据分析提供了基础。

总之，游泳馆数字化管理平台的搭建，使得游泳馆的管理和服务更加智能化、高效化和便捷化，为游泳馆的高质量发展提供了坚实的基础。

个人感悟：

我是一名冬泳爱好者，当感知到游泳馆的管理难题时，看到前台工作人员忙碌的身影时，看到他们加班加点辛苦时，看到暑期大量客户涌在前台咨询问题时，就想通过数字化的工具帮助他们解决一下难题，减轻一下他们的工作难度和强度，同时给客户更好的服务体验。

精准服务好每个客户没有数字化不行，数字化的营销是扩大营收的利器。连接产生价值，经营业务转变为经营客户，可留存、可触达、可分析、可持续。

数字化是智慧经营的起点，将人、服务、业务全面数字化。每一个小小环节的数字化应用，汇成一个完整的数字化管理平台，游泳馆的智慧化、数字化转型之路前景广阔。

屯留县支点体育文化有限公司

零代码开发者：杨卫红

2023年6月16日