俊发物业：快速响应个性化需求，零成本助力效率翻番

一、企业简介

云南俊发物业服务有限公司成立于1999年，是涵盖了物业服务、资产运营管理、房屋经纪、俊客科技、俊客严选、俊客会、美居七大业务板块运营为一体的美好生活服务商，是国家一级资质物业管理企业。

2011年起，俊发物业连续十年蝉联中国物业服务百强企业、中国物业满意度领先企业，2020年位列中国物业百强第24名，现已进驻昆明、玉溪、大理、开远、西双版纳、成都、贵阳、无锡等城市，服务项目70余个，在管管理面积超2800万平方米，服务60万业主，服务项目多次被评为市级、省级、国家级物业管理示范项目。

二、业务需求/挑战

2.1 系统建设面临的挑战

（1）开发过程质量把控不及时：以往用传统方式建设系统，过分依赖专业研发人员，开发过程难以及时掌握开发质量完成情况，无法及时调整。并且一般项目开发建设周期长，等到开发交付以后才发现问题再去调整，则难度加大，返工成本高。

（2）快速响应业务需求变化有难度：在业务发展变化过程中，业务部门要求信息系统能够快速响应业务需求，支撑业务建设。传统开发封装的软件往往很难由企业内部自行调整，一般要通过软件供方的开发团队用较长周期完成系统开发调整，才能满足需求。

（3）业务场景不全面：核心业务系统虽然已上线应用多年，但还有一些业务场景没有上线，管理不便。例如：

1）新员工入职办理效率低：原来是线下办理模式，员工去到现场，填写纸质资料办理，各个项目需要安排HR专人办理，每月平均要耗费40人天；

2）新员工应聘登记体验不好、效率低：原来通过现场填写表格，员工整理汇总录入系统，数据准确性难以保证且管理效率较低；

3）物资采购难管理：物资采购计划、采购订单、出入库管理等还未线上化，故线下管理工作量较大、迫切需要找到工具管理帮助实现物资台账清晰、业务流程清晰。

2.2 选用简道云的原因

2022年在大环境下蛰伏，催生了我们去挖掘新工具的决心。当时研究了好几款低代码平台、RPA等相关工具，最后决定使用简道云零代码平台。因为简道云操作简单、上手很快，适合没有开发基础的人员自己搭建系统应用，比较适合推广全员开发；它能快速响应系统业务需求，快速搭建应用做mvp验证价值，可灵活调整；并且免费版功能已能支持大部分业务需要，付费版功能可以按需采购，相对而言，平台使用成本很低。

三、解决方案

3.1 系统搭建过程

（1）产品选型阶段：通过产品调研，对比产品功能、易用性等维度，最终选定简道云作为企业内部小应用落地的工具；

（2）需求调研及方案阶段：工具选定后，与业务部门进行需求调研，收集了关于人力资源业务相关、物资采购相关、家政服务相关的业务需求；结合业务需求与产品功能匹配度，我们初期决定使用快速入职应用场景做试点（MVP）。因为该场景相对独立，初期可不涉及接口对接，快速上线后容易验证效果。根据试点效果，再逐步上线其他应用。

（3）实施推广：我们联合需求部门确定了先试点再推广的策略，先用简道云按照需求快速搭建出了快速入职的demo供单项目试用半个月，该应用上线后试点项目反馈评价不错。于是，根据试用情况进行调优后进行推广，组织培训、全员使用；在第一个试点应用场景效果显现后，我们在公司内部进行了宣传推广，又动员其他业务部门，开始使用简道云进行应用搭建。后续又接连上线了其他几个应用场景。

3.2 应用搭建效果

IT部门在一个月内先后搭建了9款应用帮助业务从线下转为线上管理，平均效率提升都在85%以上。

四、典型应用场景

4.1 场景一：快速入职办理

痛点难点：

原先的新员工入职管理全部是线下管理。主要流程为：新员工来了要填写几份入职相关管理表格，再由HR人员手动将员工的入职表格数据整理汇总到一份EXCEL表格里面，最后导进EHR系统。

这套管理流程存在的问题如下：

（1）填写内容较多，员工手工填写耗时较长且易填错，员工体验不好；

（2）多份表格需填写，填写过程需要有专人指引，否则容易填错；

（3）为此每个项目还得安排两个专人、每周花两天时间集中办理新员工入职。

解决方案：

（1）通过与业务调研，收集现有管理表单模板进行分析，设计成在线表单，提供链接给员工填报入职信息。

（2）通过直接扫描身份证识别关键信息替代人工填写，提高准确性。

（3）通过与HR沟通，建议将入职填报链接前置，在员工收到OFFER时即可一起通过邮件发送给员工提前填写，节约双方时间。

（4）根据业务需求，设计线上打印模板确保满足实际管理需要。

（5）HR可通过后台一键导出所有信息直接导入EHR系统，免去人工加工处理的工作量。

场景价值：

IT团队总共花了2-3天时间进行应用搭建和调优，推出的快速入职应用大大优化了新员工入职填写的体验，大大提高了HR员工办理入职的效率，新人入职效率提升两倍以上。

同时利用OCR识别身份证获取关键信息自动填充提高了数据准确性、减少HR人工整理汇总环节、解放HR员工工作时间到更富价值的工作上。

图1 员工填报界面 图2 系统生成员工档案表

4.2 场景二：招聘管理

痛点难点：

原先招聘部是线下管理，人员来应聘需要现场填写表格，效率低且容易因书写潦草等造成HR线上转录时出现错误数据。HR因为需要转录入、整理表格，工作效率较低，员工体验也不佳。

解决方案：

通过简道云搭建应聘者填写表单，生成填写链接可以提前发给应聘者，应聘者在来现场之前便可填写完毕，面试通过后，填写可自动复用于新员工入职表单，在办理入职环节可以减少重复填写工作。HR的工作效率也提升了。

场景价值：

提高了应聘员工的满意度。同时也提高了HR人员的工作效率，HR原来需要专人一天都守着协助员工填写表格办理手续，现在只需要一人兼岗完成。

4.3 场景三：物资管理

痛点难点：

原先业务是利用excel表格管理，物资的出入都是人工在共享文档上协作更新，物资实际的出入库和表格的更新不能同时完成，会导致更新不及时，准确率也不高。

解决方案：

通过简道云搭建了集中仓库管理所需要的几个流程表单，实现物资管理的线上协作，同时通过上线扫码出入库，把物资的实际出入库与物资的库存数据做到了联动，并根据需求生成了相关的数据看板，方便业务管理。

场景价值：

综上所述，通过简道云的扫码出入库、库存联动更新、数据看板搭建，让物资管理变得更容易。从原来物资台账更新不及时、准确性差到现在物资台账跟随业务动作及时更新、数据准确性也得到了提升。帮助业务做到了及时的更新，保证了台账清晰、流程清晰、管理清晰。经过初步评估，本次优化对于员工作业效率提升预计在1倍以上。从经济角度来看，本次系统模板搭建投入2人天即可上线，节约了软件建设费投入。

五、总结与展望

从去年使用简道云以来，先后上线了10来个应用，为公司节省了系统建设成本、节约物耗数十万元，为HR、工程等部门带来人员工作效率提升85%~200%，还为管理者带来了清晰的数据看板，管理更可控。

通过简道云的使用，我们看到了信息化建设的更多可能性，相比传统系统建设，它能更快速响应业务需求，能快速搭建应用，能快速实现商业价值。建设周期短了，试错成本低了，价值制造的周期也加快了。

未来我们将继续利用简道云构建更多更适合企业发展需要的应用，也会考虑将简道云与现有系统进行集成联动，创造更大的价值。