大自然物业:老牌物业借力简道云,搭建企业自己的费控平台

一、企业简介

浙江大自然物业管理有限公司作为一家浙江知名老牌企业,创建于2001年,深耕物业行业22年,拥有国家物业管理企业一级资质,是浙江省AAA级物业服务企业、温州市物业协会监事长单位,也是一家专业化、社会化的大型物业管理企业。

公司下设22家分公司,企业累计管理面积达到300多万平方米,涉及高端住宅、别墅、销售展厅、银行、写字楼、高档会所、宾馆等多种物业类型。

二、业务需求/挑战

浙江大自然物业分公司数量多达20多家,分布在浙江省内各县市及周边省份,各分公司人数规格从数十人到上百人。面对公司上千人的团队,我们对业务流程的统一快捷、数据更新的时效性、办公平台的共享便利性等许多方面都提出了更高的信息化要求。

但在信息化过程中,我们发现需要重点考虑到如下问题的解决:

2.1 第三方软件功能利用率低,定制化软件周期长、成本高

大自然物业具备多年的物业管理经验、较早部署信息化,积累了大量富有特色的管理经验及业务流程。

公司要实现管理上的哪项业务流程及功能,极有可能会同时使用二至三款甚至更多个APP应用,每个APP应用取它本身20-30%的功能,2-3个应用硬凑成70-80%的功能,长此以往会造成企业信息化的APP像雨后杂草,越买越多、越多越无序的场面,同时也造成了人力及财力上的极大浪费。

2.2 软件开发自主权低、信息化建设无法跟随企业节奏

软件定制或第三方软件,对企业来说其实是没有自主权的。

虽然定制软件声称源代码都能给企业,但一般公司拿着源代码视如“天书”,如要自已修改或开发门槛过高、有心无力,终将视为垃圾文件处理。

公司业务经营的忙闲、各种事项的安排都有自身的步伐节奏,如果是定制软件基本是跟随开发公司的步伐。包括整理数据、提交功能、组织人员培训等,耗时耗力,企业正常运营容易受到较大影响,一段时间过后员工反而会形成抵触心理。

2.3 对业务申请流程提出更高的“费用管制”要求

想要深入建设公司信息化,就必须对业务审核流程提出更高的“费用管理与控制”要求。

比如,我们不能把一线人员提交的申请单,作为简单的“通知领导”行为,公司更需要一线员工提交时有“业务费用数据作为依据”、领导审批时有“历史记录及费用数据作为参考”、申请过程有“审批效率、时长仪表盘作为记录”、同时还需要囊括“集仓库入库、出库物品”等管理场景,更重要一点是数据的呈现方式是简单化、喜闻乐见的数字大屏。

三、解决方案

在现有的办公平台(钉钉)上,选择极易上手的“简道云”应用搭建平台,短时间内就能形成企业自己的开发能力,对于上述所遇到的诸多痛点就能迎刃而解。

解决步骤:

(1)2022年购买30用户的“简道云”标准版,初步熟悉开发过程,初步构建小范围内使用的APP,在使用成效与接受意愿得到肯定的反馈后,于23年直接升级为上百人的企业版用户。

(2)公司领导及业务主干直接参与APP功能的建设与构思,APP搭构步伐与节奏完全设公司自己安排快慢,随时可以修改APP的功能与流程。

(3)企业具备自行搭构APP能力后,公司领导层在深度构建业务管理流程中就会碰撞出智慧的火花,实现更深层面的费用管控。对该业务流程功能的实现只是业务管理上的一个实例,后期会不断的对某一业务流程实现深度的挖掘与管控。

采用“简道云”构建企业自身的APP,企业完完全全能把APP掌控在自己手中,随时搭建新应用、及时修改与更新;构建APP过程中完全跟随企业自身的步伐与节奏,集多类APP所需的功能于一体化繁为简、化杂为简,同时也呈现大家喜闻乐见的科技数字大屏。

四、典型应用场景

4.1 场景一:结合费用管控的申请流程

痛点难点:

面对20多家公司近几十个项目所提交的申请单,申请者以及审核人需要审批依据。但审核过程中,我们需要工作人员把审批标准(费用数据)打印在纸上查看或通过电话沟通询问,这种配合方式让人感觉力不从心。

解决方案一:

在“费用管控”APP中的申请流程中加入“费用额度的管控”,并且该费用数据会随申请步骤的不同实时更新,只有达到设定的费用数据范围内才能发起申请。在使用上述方式后成效立杆见影,现在申请时相关数据直接显现,直接减掉了原来申请前要进行3-5次的费用数据的电话沟通,大大节约的申请沟时间。

本项功能对于企业经营成本、流程申请与审批都带来了非常重大的积极作用。

图1 申请单状态

图2 费控数据大屏

图3 物品或费用申请页

图4 申请页内的“参考数据”、历史记录等信息

解决方案二:

根据不同的业务流程,将 “费用管控”分成“受月度管控”、“受年度管控”及“不受管控”三种类型。

同时实现了申请单“受月度管控”通过申请,转变成“受年度管控”的功能。

例如:工程部每月支出500元(折算年度支出为6000元),受到了“月度管控”,但本月想买台2000元的机器,可通过“解除月度管控”申请单,取消1次本月500元的管控,待完成申请后,自动又恢复了“受月度管控功能”。

图5 三种费控类型

图6 特殊事项本月费用不足时,可以取消月控,待申请完成后,自动恢复月控

图7 解除本月费控的申请页

场景价值:

面对普遍的流程申请及审批,市场出现专业的“费控系统”。但第三方过于专业或定制开发的APP,又走上了企业信息发建设中“多”、“杂”、“乱”、“费时费钱”的老路,通过“简道云”就能较为轻松的实现,此项功能前景巨大。

4.2 场景二:审批效率的提升

痛点难点:

审批层级较多、审批人员处理不及时、造成整个申请单从申请到审批通过,再到具体落实往往效率太低,会使申请人及审批人怨声载道、相互推责。

解决方案:

直接搭建“审批效率”功能,从业务申请的整个生命周期中集成钉钉信息通知功能、启用“简道云”的自动审批功能、使用相应的聚合表、数据工厂等功能,得出整个申请的使用时长。

场景价值:

此项功能上线后一般的流程审批由原来的5天左右直接缩减在2天内必定落实完成,极大节约了时间与人力成本。

4.3 场景三:物品输入自动生成“拼音首字母”方便搜索及入库操作

痛点难点:

汉字在搜索时普遍遇到查找困难,“简道云”在插件市场的“汉字转拼音”插件,功能能实现但需支付费用。。

解决方案:

经过深入研究,其实“简道云”平台上相应的文本查找等函数完全可以解决此类功能。比如先将几个汉字的“物品名称”分解成“单个汉字”,“单个汉字”再匹配相同汉字的对应“拼音字母”即可。

场景价值:

此项功能的实施,明显加快了仓库物品入库、管理的搜索速度,大大提升了仓库管理员的积极性,成批物品入库由原来2-3天完成的量,直接1天之内就能完成。

图8 添加“物品名称”页面

图9 3500字的“简体汉字”搜索数据表,可自行加入其它汉字或字符

五、总结与展望

企业管理中的各项流程错综复杂,多元化的企业更是如此。

很多企业还在采购市场成形的第三方软件,但是,面对比软件设计人员更专业的业务精英,业务一线人员常常更有自己的流程思路与管理方法。

针对“第三方软件”和“定制的软件开发”所存在的明显痛点与不足,低门槛的APP应用搭建平台是一副药到病除的良方,在大大节省时间、人力、财务提升使用人员的积极性外,更是未来企业经营运作过程中的得力助手,相信在快速发展的信息化环境中,零代码平台必将成为更具信息化时代“个性化”、“前瞻性”特点的“蓝海”未来。

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