极客智芯：25智能助手+14数据工厂+27仪表盘+API，助力超万家客户订货自动化

一、企业简介

深圳极客智芯科技有限公司是苏皖OPPO投资的一家智能设备生产加工/批发零售公司。

位于交通便利，通讯便捷，地理位置优越的广东省深圳市宝安区，依托苏皖OPPO的线下渠道和管理模式迅速成长，2023.9成立至今，产品销量已超70万件，销售额已突破千万元，服务于苏皖超万家客户，未来也会将业务拓展至全国以及海外。

2023年年底，极客智芯获得“一带一路十周年·国礼品牌”授权，为业绩腾飞插上了翅膀。

极客智芯秉持以下经营理念：人无信不立，商无信不昌，国无信不强；竭尽全力，努力打造成一家守信誉、重承诺，以客户为中心的服务型企业。

二、业务需求

公司成立初期已经感受到业务的复杂性，相较于苏皖OPPO仅是代理商的层级，深圳极客智芯既扮演了工厂的角色又履行着省代理的职责。从源头发货到苏皖27个区域，再通过客户/业务订货将货物流转到万家客户的门店里，每个环节对货物流，资金流的把控都要相当精准，才能稳住大盘，掌控通路上的各环节数据迫在眉睫，各层级的进销存，订货、退换货等，导致的库存变动，资金的往来都直接影响当下订货的节奏，以及工厂备货的时机，所以基于这些难点痛点，一套既能订货又能有强大的BI数据支撑，既能各环节互通有无，又能将数据盘活各系统的平台真的是重中之重！

在开展信息化之前，传统管理方式带来了许多投入冗余。没有成熟的信息化系统会给传统工厂发货、代理商批发采购、渠道铺货和门店核销带来以下难点和痛点：

1、数据不准确：

很多操作都需要手动记录和处理，容易出现数据录入错误和遗漏，导致信息的不准确性。这会影响到库存管理、销售数据和订单处理等方面的准确性。

2、沟通不畅：

信息传递需要通过电话、微信或人工沟通，效率低下且容易出现信息传递不及时或失实的情况，容易导致误解和错误决策。

3、难以追踪和分析数据

无法实时追踪和分析销售数据、库存情况和订单状态等信息。缺乏数据支持会导致管理者难以做出准确的决策，无法及时调整供应链环节。

4、资源浪费：

可能导致重复劳动、人力资源浪费和时间成本增加。信息无法实时共享和交流，可能导致各个环节之间信息孤岛的情况，增加了组织内沟通和协调的难度。

5、风险控制不足：

企业在风险控制方面面临挑战。例如，无法实时监控库存情况，可能出现库存积压或断货现象，影响销售和客户满意度。

所以，一套能覆盖货品进销存生命周期跟踪，并且能实时与财务系统交互，打破时间和空间界限的系统平台，迫在眉睫！

三、解决方案

3.1 方案概述

借助于苏皖OPPO信息化系统在简道云上的成功案例，加以优化和改进，丰富应用场景，结合更多的“智能助手”和“数据工厂”全面实现：货物进销存数据双系统之间的自动化，减少人力投入，释放更多的资源来投入到更需要关注的业务细节中，真正的降本增效，这才是简道云带来的价值！

1、统一表单在线提报，随时随地录入，实时流转、自动更新，大大减轻统计难题

巧用智能助手+数据工厂，将日常重复复杂的工作交给系统，再大量搭建仪表盘，将这些数据活灵活现的展示出来，汇总、分析、处理，辅助业务决策，盘活所有数据！

2、打通简道云和金蝶财务系统，解放文员、财务制表做单，高效办公

通过API接口打通财务ERP，从而使经销商、代理商与公司建立连接，让订货、回款、余额、对账等数据实时互传，避免后端工作人员反复制表核对订单，也大幅提高正确率！

3、实时认款，实时传输，让银行转账成为“在线支付”

为了避免客户打款，微信群告知，财务银行拉流水，登账，再到订货，这一系列复杂的打款过程，自动认款的“网银机器人”通过基础映射表，自动校验银行流水，并实时传输金蝶对应客户名称，再通过API传输至简道云，实现订货余额的增加，全过程2分钟左右完成！最后统一订货、对账等入口，对各环节进行在线审批，一方面实现了对经销商的规范化管理，一方面做到了数据的精准有效留存，为下一步的统计分析打好基础。

4、一物一码，打通工厂出货到终端销售的每个环节

进销存想让库存准确，必须得给每个商品增加唯一标识符，也就是SN码，并且出入库、核销的各个环节，准确无误地操作，必然可以轻松掌握，每个环节，每个层级的通路库存，实销数据等等。

3.2 方案实现效果

截止目前半年多的时间近3万条订单，10万条子表单数据，通过以上25个智能助手和14个数据工厂的加工、流转，穿梭在订货系统的各个环节，盘活了整体业务数据，打通财务系统，业财一体，共享数据，推进半自动向全自动的蜕变！

四、典型应用场景

4.1 场景一：25智能助手+14数据工厂+27仪表盘+API，玩转一整套订货场景

4.1.1 痛点/问题/需求：

对于拥有超过1万+经销商客户的传统渠道批发零售行业来说，及时准确地处理每一笔订单和打款数据，并实时反馈给客户处理进度，这是难上加难的痛点。

1、信息沟通耗时长：客户与公司的连接是业务员，业务员与公司的连接是文员/财务，电话或者QQ/微信群传递订单需求、客户的打款截图，各层级各环节都需要花费大量的时间在核对订单、账款核对上，如遇到统计错误，会造成更多的人力去跟客户协调。

2、账款处理容易错：之前公司层面经常会有“无人认领款”的出现，原因1，客户的打款账户和实际在公司订货的账户很难完全匹配上，所以才想办法通过短信或者微信截图提报的方式报给公司财务做打款的匹配，也正是因为人为提报，人为审核，会导致款项匹配不上等情况。原因2，也会存在客户某张卡交易上限或其他原因，偶尔会换银行卡往公司汇款，之前并无报备，导致无法认领。

3、订单进度难告知：“打款收到没？”无反馈，“订单审核没？”无反馈，“货到哪里了？”无反馈，以上听到的问题都是经常发生的，客户只能通过问业务员，业务员问财务或者仓库才知道货物和打款的情况，没有被动的收到提醒消息，都是主动去问往往影响生意、影响客户满意度。

4、定制软件成本高：种种问题将解决方法引导至“线上商城”，多少都研究过。市面上现成的软件往往也只能解决通用的功能和单一的场景，像传统渠道批发零售行业都有自身的订货规则与商业逻辑，想落地往往需要定制化开发，多变的行情经常会变化规则，灵活性也是很重要的考量，无法快速适应企业需求，时间成本和资金成本都是关键因素。

5、订货规则难精准：为了防止货源分配不均，省公司层面需要按市场点位进行分货，也为了货物合理的流通，就必须按照客户的周转情况，进行补货，简单理解就是根据客户对货物的消化能力进行补充，人为定策略往往都是根据历史经验以及跟客户关系做判断，缺乏数据支撑的依据，容易决策失误，导致库存的囤积，影响销售等问题发生。

6、纸质对账问题多：客户多，分布广，以往都是月初打印上月纸质账单给到业务员，再一家家现场让客户签字核对。苏皖很多乡镇，业务员把自己负责的客户都跑下来得花好几天的时间，况且也存在恰好老板不在店里，白跑一趟的情况，另外，纸质易丢失，客户签名也容易作假，导致各类问题的发生

4.1.2 解决方式：

客户订货全场景流程图

表单明细

1）“网银机器人”+API串联简道云和金蝶单据，轻松订货

网银机器人自动认款

销售单简道云传输至金蝶

收款单金蝶传输至简道云

送货单

2）进销存数据和客户余额数据的实时展现

实时库存/余额

库存价值分析

库存价值数据工厂

3）铺货环节重要考核指标——上柜率的搭建

实时上柜率分析

实时上柜率明细

实时上柜率（型号）

4）进销存重要考核指标——周转率的搭建

周转报表

5）丰富的销售报表——看清销售的本质规律

销售频次分析

销售报表

订货明细报表

同环比分析报表

政策客户数统计

6）目标管理，面相一线的管理利器

目标管理

4.1.3 场景价值：

目前该系统投入人力仅仅只有2~3人，日常维护资料（客户、商品、银行账户等）即可服务于1万多人的正常使用，大区业务经理省去拉各种数据做表的时间，每人每天节省1~2小时，整体系统库存精准、账户余额精准，公司核心的业务流稳定运行，并且这一套逻辑完全快速复制于其他批发零售企业。

更多的场景价值总结如下：

1、受众面广，服务性强

各层级渠道商客户、业务人员参与订货，打款、对账等日常操作，客户自己可以跟进自家门店的实时订单情况；业务人员也轻松掌握负责的每家客户实时进销存数据；公司管理层可以关注大盘的所有数据。

2、时效性强，准确率高

实时库存，实时余额，实时传输金蝶财务系统，这几个“实时”充分缩短每日繁杂的订货流程，将以往来回沟通确认订单，变成弹指间的及时传达，效率极高；多种校验机制，确保每一单传到财务系统里的单据就是最准确的单据，避免删单改单等操作，大幅提高准确率，也释放了很多人力，避免在纠错的问题上花费大量时间。

3、降低成本，节省开支

经济下行，对各行各业冲击都很大，批发零售业也不例外，上了系统后可释放出很多人力成本，通过各环节数据的流转，合理管控库存，加速商品流通，大幅降低库存积压占用资金的风险。简道云的应用搭建基本满足订货场景的使用，也省去了高昂的定制开发其他软件的费用，所以整体起到了降本增效的价值。

4、海量数据，轻松呈现

辅助管理层直观感受到业绩的变化，数据源就在简道云上，轻松获取加工，数据工厂化繁为简，使每天苦不堪言的“表哥表姐”得到释放，一张张精美的仪表盘，生动展现并洞察每一项业务的变化，决策于千里之外已不是梦。

总结，通过前期深度沟通和磨合，搭建出来的系统就是企业需要的，给企业降本增效，为企业保驾护航！

4.2 场景二：串码出入库管理，完美跟踪工厂源头到各层级的进销存数据

4.2.1 痛点/问题/需求：

零售批发行业对于库存管理一直是重中之重，因为库存涉及到企业占用的资金，合理的备货，才会有合理的销售。只统计发货数量，到货数量以及销售数量往往存在以下痛点：

1、数据精准性大打折扣：从工厂到区域再到门店各个环节确实有发货单和收货单跟进货品流转情况，但是弊端就在于，终端做事的人是否每一步都能有精准的记录，往往很多实际情况是从A、B区域互相调货；A区域分给多名业务员，业务员之间也会相互调货，只要有一个人不记录自己的收发货动作，那整个环节的库存就对不上，久而久之整个区域的库存准确性将会大打折扣。而且在导购员销售的时候，以往只上报数量，偶尔也会因为月底需要达到业绩而虚报销量，导致账实不符，实际盘库的时候会发现库存多了，如果各个环节没有一套标准的动作和系统支撑的话，库存管理真的不堪设想。

2、数据时效性存在滞后：很多时候因为实际业务场景的复杂性，一环套一环的，如果一步没有操作则会影响其他环节，有些时候业务员手头有事可能就忘记上报收发货情况了，导致遇到问题才想起来，某个环节的数据没有跟进，时效性是存在滞后的。例如：实际收发货，工厂库管按照以上流程到了主子表合并的明细串码后，还需要人为再汇总一份苏皖27个区域的明细，匹配收件人、收件地址等信息，还要将之后的物流单号回传告知到当地，这一系列放在微信群里做，那就太混乱了。往往工厂发了什么，发了多少的消息不能第一时间触达每个收件人，群里消息一多就会漏看，直到到货时才清点数量，这时再去回看群消息确认，来来回回效率非常低。

3、数据出错后很难溯源：接着痛点1说，工厂到区域，区域在分配给多个业务员，业务员再带到门店，导购员再根据门店分配的库存，在销售时进行核销。每个环节相关人只会关心自己的数据，不知道自己区域库存整体的变化情况，说不准还会存在销售了忘记上报，到货了入错数量等等问题，没有一张整体的报表，区域负责人是很难管理自己区域成百上千家门店的。

4.2.2 解决方式：

串码管理系统流程图

工厂贴标，PDA扫码出库

串码出入库核销记录

串码库存看板

型号出入库看板

主子表合并箱码

发货签收明细

核销报表

4.2.3 场景价值：

每个货品都会被分配一个唯一的条形码，通过扫描这个条形码可以快速准确地识别该货品及相关信息。对于批发零售行业来说，类似的场景应用可以快速的复制落地，为库存的合理性、科学性保驾护航！

对于货品进销存各环节的意义，串码管理系统可以实现以下作用：

1、进货环节：可以快速记录入库货品的种类、数量和属性，避免因人为操作错误导致的信息丢失和混乱。

2、销售环节：可以帮助员工快速准确地识别货品，避免出错发货或者货品错漏等问题，提高销售效率。

3、库存管理环节：可以实时监控库存情况，及时调整进货和销售计划，避免库存积压或者缺货，减少资金占用和滞销风险。

条码管理系统对库存管理带来的优势包括：

1、提高工作效率：减少人工盘点和记录的时间和成本，简化库存管理工作流程。员工可以通过扫描串码快速完成商品的入库、出库、盘点等工作，提高工作效率

2、提高准确性：避免因人为疏忽和错误导致的库存信息不准确和混乱。因为每个商品都有一个唯一的标识符。这有助于减少库存错误和过剩，从而降低成本

3、实时监控：可以随时随地监控库存情况，及时调整进出货计划，保持库存量在适当范围内。企业可以追踪每个商品的来源、去向以及在供应链中的流动情况，这有助于提高供应链的透明度和效率

4、数据分析：可以通过系统记录的数据进行分析，了解库存周转率、销售状况等信息，为企业的管理决策提供参考。另外，还可以用于分析消费者行为、销售趋势等，帮助企业做出更精准的市场预测

总结，利用简道云搭建的条码管理系统对企业的价值主要体现在提高工作效率、提高出货率和客户满意度，从工厂到各层级代理，门店商品的数据了如指掌，这样有利于企业提升竞争力和盈利能力。通过条码管理系统，可以更加高效地管理库存，提升运营效率，降低管理成本，实现良好的经营结果。并且此类系统的搭建，可以快速复制应用于零售批发行业中，作用尤为显著！

4.3 场景三：思路延续，串码管理可复制落地，轻松拿捏二手机买卖业务

4.3.1 痛点/问题/需求：

二手机买卖是公司的一个分支业务，对于此类场景来说最大的痛点在于二手机出入库的管理，以及对库龄的分析。因为二手机每天都是在贬值的，采购时的低位，出货时的高位如何精准地把握是需要系统去记录并且分析的。另外，也因为二手机收回来的时候会存在与卖家描述不一致的情况，需要质检，发现问题需要追偿，追偿结果是否成功，追偿多少金额，财务是否需要重新做账等等都是考验。

二手机买卖流程图

串码状态明细

进销存看板

销售看板

4.3.3 场景价值：

这类场景的业务，基本都可以用到“智能助手”和“数据工厂”的结合，不少二手机买卖，甚至大一些到所有二手物品的买卖，都是通用的逻辑，加以自己的特性与需求，可快速落地运作起来。无需购买专门的进销存软件，省时省力省钱。

四、总结与展望

简道云先后为体系内多家公司搭建与之行业所对应的系统，使核心业务可以顺畅地流转，把数据盘活，发现更多藏在数据背后的规律与商机。灵活便捷，随时随地设计，符合并满足各环节相关方的需求，为企业带来更多可能。企业从无纸化到信息化再到数字化，一步步发展，不断改进迭代，再通过系统反推实际业务场景，从而也得到更多优化，达到降本增效的初衷。

极客智芯这大半年用简道云运转下来，最深的感触就是，前期能把业务分析透彻，每个业务环节之间的关联性，每份数据千丝万缕的关系理清楚，那才能结合智能助手、数据工厂发挥出最大的效果，每一张仪表盘都是数据的精华所在。运行这大半年始终能做到简道云和金蝶数据一致，非常难能可贵，真的减少太多人力反复制单，反复核对校验的工作。以下是当时使用了三个多月时候的年度报告，“小投入，大回报”个人角度来说已经挺满意的了，能为新公司带来这些效果，很是欣慰！

未来的路还很长，我们与简道云双向奔赴，互相成就，继续根据实际业务挖掘更多进阶功能，突破边界，做到数据为我所用，来应对企业成长路上的各种困难！