川航物业：中小企业信息化“破壁”利器

一、企业简介

四川川航物业管理有限公司（简称“川航物业”）成立于2021年3月16日，其前身为四川航空股份有限公司后勤保障部，根据母公司“主辅业分立不分离，从成本中心向成本效益中心转变”战略规划，2021年改制成为川航的全资子公司。川航物业业务涵盖办公物业、产业园区、政府国企物业、精品住宅等多元化业态。秉持“成为具有航空品质的后勤服务领跑者”的企业愿景，以“传递真善美爱 构建幸福生活”为企业使命，践行“淳朴匠心 精细严美”的服务承诺，将“一体（深耕公司自有物业为主航道，坚持为公司提供人性化的管理和服务）两翼（“客户满意度”、“管理规模”，追求客户至上，适度扩张，持续提升单位面积的效益）三驱（坚持安保、清洁、绿化、维修等基础服务为牵引，深度挖掘客户潜在需求的增值服务为增长点，科学运营资产实现价值兑现为驱动，优化公司营收结构，为增长发展提供动能）”作为未来发展战略，为客户提供有生命的空间，有温度的服务，致力成为客户最信赖的合作伙伴，成为独具特色的行业标杆。

二、业务需求/挑战

由于川航物业依托母公司四川航空而建立，其业务重心最初放在了衍生自航空服务相关领域，如航空办公楼园区物业管理、园区保洁、机场商铺物业管理等；服务区域也根据母公司的业务布局从成都、重庆、昆明延伸到西安、哈尔滨、杭州、北京等外站基地。随着业务领域的不断拓宽，业务量的不断增加，原有较为粗放的信息化管理模式开始暴露问题，主要体现在以下几个方面：

2.1 业务数据管理困难

2.2 日常审批事务困难

公司日常类审批事务例如公司线下报销单、用印审批、酒店房价调整单、人员绩效审批单、档案借阅申请等有着发生频度高、流程变化快、需要数据权限隔离等特点。这些日常审批类业务日均发生量约为35单，但均没有能够承载其特点能力的系统，故只有通过线下纸质审批方式开展，由于领导出差、单据驳回修改等情况审批耗时最长可达1个月以上。

2.3 既有系统限制

在母公司发展业务的背景下，公司部分系统是依托在母公司信息化平台中运行，此举引发的问题包括：

母公司信息化平台的运维统一由母公司技术人员负责。对于高速发展的物业公司而言，系统规则的调整适配是业务发展所需，也是管理理念不断优化的落地手段之一，这都要求物业公司的系统具备极高的敏捷性。而目前，诸多的业务变更并非都能及时的获取系统适配的响应，例如仅申请新增物料档案通常就需要10天左右的时间。

业务人员反馈新增物料档案耗时过久

母公司的信息化平台缺少部分物业公司业态下特有的功能，或是无法完善的支撑物业业务。例如物业公司供应链系统对于集采平台需求、对客户业务需求、品质管理相关功能等。

除了业务构建模式的差异外，更多的体现在主数据的管理层面。由于业态的不同，同一类主数据的分类维度对于母公司和子公司来说存在一定差异性，造成数据后期归类汇总的困难。

2.4 信息化系统无法建立

对于有一定复杂度（多表单逻辑关联、数据计算、格式限制、审批流转）的系统级业务场景，没有适合的工具和人来实施，最终只能通过Excel表单、签批表单等替代方式来实现，但这种落地方式就带来了上述诸多问题。例如人工整理耗时久、数据规范性差、采购计划下发无法监控、数据分类困难、业务人员操作不便等。

没有系统支撑时通过Excel实现物资采购计划表申报汇总

2.5 数据分析困难

由于缺少专业的数据分析功能支撑，总体工作存在数据收集汇总难、调整耗时久、数据穿透查询困难、美观程度不足等等问题。

例如当公司领导要查看各部门利润指标执行情况时，需从各部门开始依次收集、汇总，并确认不同业务板块、不同维度的数据，无法满足公司领导当日查看数据的诉求。

与此同时，不仅数据分析的源头存在着系统分散，数据规范性导致待分析的元数据质量欠佳的问题，数据呈现手段也比较单一，更谈不上高效、美观的展现出分析成果。

三、解决方案

3.1 问题分解

为了进一步实现公司业务标准化、流程化、数据化的管控。为管理项目提供创新生态服务，提升企业品牌影响力，公司管理层计划对公司各软硬件系统进行整合，从实际业务出发，支持公司全生命周期发展及业务拓展的需要，在保留原有系统的基础上对川航物业信息化进行全面升级。

在选择适当的解决方案之前，我们势必需要对公司信息化建设的特点进行剖析，才能更有针对性的在可行的资源条件下推进信息化工作开展。经过调研、分析、汇报，我们逐渐明确了当前阶段公司的信息化发展的客观环境和需求，其主要体现在两大方面：

1.总体业务运行平台管控；

2.敏捷的业务功能开发；

3.日常业务规范性管理；

4.多系统数据对接整合；

5.数据中台分析展示；

6.移动端功能高效应用。

1.人力投入不足，只有一人负责信息化相关工作；

2.系统最终用户能力参差不齐，部分用户对系统学习适应能力较差；

3.并非所有系统最终用户都有PC端，部分只能使用手机开展业务；

4.公司已使用钉钉开展部分业务，需要尽量避免重复的基础档案运维工作；

5.信息化投入产出的价值考量。

3.2 总体规划

在此背景条件下，总体按照两个平台的策略进行实施应用。

一个平台指物业信息化大平台，用以实现物业主营业务开展，能够解决如1、4、5点提到的问题，这些业务规范性较强，对数据质量、存储量、流动性要求都较高，需要具有一定的技术架构的“大型”系统统一规划和实施。

另一个平台使用简道云平台来进行实施搭建。2018年开始使用简道云平台以来，一路也见证了简道云平台的发展历程，最初便对简道云的产品设计理念、应用场景的优势深有感触，在产品更新迭代下，平台在保留原有产品特性的基础上不断更新“装备”，使得更多必要的、复杂的业务场景、管理思路得到实践。因此，简道云平台能够很好的满足我们技术需求2、3、6点，同时对于用户使用系统门槛较低，与钉钉有良好的联动，其业务的开展也可以一定程度上摆脱PC端，即使非组织内部用户，仍可以通过公开填写链接、查询链接支撑业务开展。

3.3 应用架构

因为主体对业务范畴进行了划分，简道云平台更侧重于解决数据需要大范围收集、具有简单业务逻辑、具有敏捷性要求等特点的系统建设需求。

即便是灵活的零代码平台，为了保证基础数据的通用性，也需要尽量参照、使用同一套基础数据档案，因此，划分系统应用的总体原则为：主体业务在物业平台（应用）实现，具有独立专项的应用单独建立适配。

简道云工作台列表

3.4 实施思路

确定了应用的划分规则，具体到每一个小系统（功能），在收集到业务需求后，按照如下流程图进行需求的分析与系统实施上线：

简道云系统实施思路

STEP 1：可行性分析

可行性分析主要包含价值可行性分析、技术可行性分析和环境可行性分析。

价值可行性分析主要是对需求的合理性和必要性进行分析，在此环节同样也需要对业务全链条，业务相关数据进入、存储、退出的全生命周期，业务参与人情况、需求上线时间要求等因素进行初步了解，以确定此需求提出的合理性，是否有必要在简道云系统上运行，是否有其他技术工具可以更好的实现业务需求，是否在要求的时间内能够实施系统投入使用等等。

2.技术可行性分析

技术可行性分析指是否在简道云平台现有技术条件下能够顺利的实现业务需求。如果涉及一些超出平台技术框架的需求，或是需要耗费极高代价才能实现的部分功能，再通过拆分业务环节或是寻觅其他系统来进行实现。

3.环境可行性分析

环境可行性分析指最终系统用户是否有使用简道云平台的条件/能力，业务需求的细化调研是否有关键的业务骨干进行配合，是否有相关的测试用户参与等。

STEP 2：需求分析

明确业务需求可行后便进入需求分析阶段，在该阶段需要参与业务链条各环节的关键用户共同参与，梳理业务流程链条，审批流程，提出业务流程中的管理要求、使用痛点和期望结果，并对初步的系统设计思路进行判断，以便及时修正达到最佳的系统应用效果。

STEP 3：系统实施

需求明确后便进入系统实施环节，由系统负责人进行搭建配置。

STEP 4：系统测试

系统配置完成后系统负责人先进行内部测试，其次再有业务关键用户参与测试，最后由最终使用用户测试。

STEP 5：系统上线运行

测试完成后系统上线投入运行。

四、典型应用场景

场景一：发票管理系统——确认收入、计算税费全自动

4.1.1 业务背景

在开具发票之前，前序的业务环节是需要不同的生产部门预提每月收入数据，即预估当月可能发生的收入数，用于财务账务处理，每月核算公司收入数据。在预提收入后，根据业务实际发生情况（实际的费用结算周期）由不同部门相关业务人员向财务部发起开票申请，通过后财务人员通过税务平台直接开具发票（目前暂无业务系统进行对接直接开具发票），然后登记发票台账，用于每月企业增值税、所得税等计算。此外，因为每月预提收入后财务人员会缴纳当期增值税，所以需要定期核对业务部门预提数据与开票数据的匹配关系，以此为依据调整税额。

4.1.2 业务痛点

1.人力资源虚耗

一方面是每一个环节的业务都需要人为干预沟通，不论是填报时的通知、催填，亦或是数据出现问题后的反复沟通、核对，都增加了大量的沟通成本；另一方面是填报、核对数据工作量也较大，理论上大部分的数据只是在不同的业务环节增加少量信息即可，但是按照目前模式每一个环节都要填写全量的业务信息，造成重复工作的同时也增加了出现错误的风险。此外，财务人员每月核对冲销预提情况基本要耗费5天时间，极其费时费力。

2.数据质量问题

因为数据表设计更偏向业务端，数据规范性难以保证，再加上不同参与人员临时的统计分析修改、增加批注等操作，导致数据极其混杂，最终造成的结果即是无法与其他数据表建立勾稽关系，数据分析难以开展等。

历史预提数据填报表

历史发票台账登记表

3.业务规范性问题

因为业务都依托于Excel、Word等工具开展，存在很多可以人为操作的“余度”。数据填报后仍可以随意进行修改，发票作废只需要人为沟通，无手续、无监控、无记录，都给业务的开展带来了一定的风险。

4.审批效率问题

业务审批均通过打印纸质文件线下审批，发票相关业务审批环节虽然不多，但是一旦涉及审批领导外出，且未正常授权业务的情况，或是授权领导也外出，则会完全让业务陷入停滞。并且，纸质审批的签批记录规范性也难以保证，签批的顺序、时间点等信息可能缺失，同时也产生了大量的纸质资料，需要定期归档。

4.1.3 解决方案

1.业务流程梳理

发票管理各项子业务的开展总体都比较混乱，首先便是梳理业务流程体系，理清存在几个业务场景，每种场景涉及多少环节，每个环节的参与人有哪些，为后续在简道云设计表单、流程、逻辑等打好基础。

发票管理总体业务流程

2.系统实施方案

预提开票聚合表（实时读取预提表和开票申请表数据，进行数据整合）

申请开票表单

开票申请审批流程

智能助手实现自动化新增、变更数据记录

税费计算表单

发票台账总览

冲销预提仪表盘

3.技术资源投入

4.1.4 场景价值

在简道云上通过各类功能的组合应用，很轻松将业务痛点一一解决，将发票全流程规范的管理起来。其实现的价值有如下几点：

场景二：供应链管理系统——零代码也能做大系统

4.2.1 业务背景

每月公司物资管理责任部门会收集所有部门的物资采购需求，经过职能部门、公司领导审批后下发采购计划，各部门根据采购计划通过集采、单独采购等方式根据物资价值发起直接采购或是比选采购，供应商送货后，各部门计划专员验收确认，再由库管员入库，后续正常开展日常业务，进行物资领用等。业务人员还需要定期进行库存物资盘点，出入库明细监控，收发存查看了解物资用量等。

4.2.2 业务痛点

1.业务开展效率低

由于数据规范性欠佳、纸质单据签批等问题导致业务开展效率较低。例如在发起采购计划时各部门需要分别自行填写采购申请表单，数据和格式非常不标准，尤其是物料名称、规格型号、仓库信息等；由于数据的不规范，公司总体计划管理员花费大量时间整合数据，进行数据加工汇总；在此期间，由于各部门计划专员也是二级汇总人员，实际的物资需求是由各仓库库管员和班组长共同填报，所以数据不尽准确，故总部的计划管理员需要花费大量的时间与各部门计划专员反复沟通，对物资进行增减，最后通过线上OA审批下发。仅仅物资的计划管理过程这一事务就会从每月19日持续到次月初，约耗时15个自然日。

2.数据规范性问题

整个供应链管理涉及数据量极大，不论是基础数据还是业务数据，发生频度和数量都比较庞大。基础数据就包含物料分类、物料档案、计量单位、仓库信息、物料属性、参考成本等等，不同数据之间还存在很多关联性。业务数据方面从采购计划数据到请购数据、入库数据、出库数据更是环环相扣、紧密关联。而在目前的管理模式下，并没有制定好数据的管理标准，极易出现异常数据。例如南孚七号电池，在表单中的物料名称就出现过“电池”、“7#电池”、“南孚电池”、“7号南孚电池”等众多名称，完全无法确定物料的唯一性；物料名称中存在特殊符号、存在规格型号信息、存在品牌信息等问题极多。最终造成的结果就是物料的后续盘点、分析工作无法顺利开展。

历史物资领用台账

3.数据质量问题

一方面是由于数据规范性的欠缺，另一方面是所有业务环节数据的“脱节”，无法从系统层面管控数据流，使得很多业务数据失真，例如下发的物资计划实际采买了多少，到货验收了多少，入库了多少，入库价格是否根据计划执行，领用、损耗了多少物资，这些业务数据都只能通过业务部门自行整理记录，无法得到真实的确认。以及部分生产部门自行根据班组划分逻辑仓，逻辑仓的管理和实物仓脱节，也给数据盘点带来一定的困难。

仓库里以前使用的物资领用登记表

4.纸质资料问题

由于没有系统支撑，大量的业务环节只能依赖纸质表单的签批，不断的产生出越来越多的纸质资料，纸质资料的存放、保管、处理是一方面问题，更大的影响是领导和相关管理人员无法及时、准确、有效的获取这些业务数据，在需要分析决策时只能依靠人工收集加工数据，数据的真实性、有效性难以保证。

4.2.3 解决方案

1.总体解决思路

基于供应链管理现存问题和系统复杂度，需要实现业务系统化运行，绝不是一蹴而就的事情。因此，将供应链的实施分为两个阶段：

阶段一：业务关键节点管理

在此阶段，主要开展三个关键点工作：

阶段二：业务全链路管理

在此阶段，补足缺失的业务环节，从采购计划申报、审批，计划下发，请购单发起，采购订单发起，送货单，到货验收单，入库单，出库单，实现全业务线上运行。

规范后的物料档案基础信息表

采购申请表单

打印模板设置后自动形成采购计划汇总输出文件

数据工厂功能对计划数据进行加工

“入库单”、“出库单”聚合表

通过聚合表实现业务开展时异常数据的控制

通过数据工厂整合不同来源数据，加工形成分析表数据源

物资出库成本分析表

2.技术资源投入

4.2.4 场景价值

平行对比正式系统级的供应链管理，在完整性，逻辑复杂度，功能性上来说成熟的产品固然有其优势，但通过在简道云实施供应链的初步管理，不论在系统实施速度、功能灵活性、丰富性、易用性等多方面来说都是非常令人惊喜的，更不论实施成本、人员投入层面的问题。通过实施供应链管理系统，公司的供应链管理能力快速的实现了数字化的转型管理，取得了可人的成果：

系统上线后库房替换为扫二维码申请领料出库

场景三：值班管理系统——一键出结果，格式文本玩出“花”

4.3.1 业务背景

公司每日都会安排不同领导值班，值班领导需要在晚间和早晨两个时间点分别在微信群中报送当日总部和所有外站分子公司（分散全国各地）运行总体情况，为了更清晰的展示结果，报送的文字已经形成了标准化的格式。并且后续领导可以根据值班信息的记录在一周内申请补休假。

4.3.2 业务痛点

1.信息收集难

晚间值班领导需要在报送之前收集各部门（分散全国各地）当日值班情况，各部门提交的渠道不尽相同，可能的渠道包括QQ、微信、短信等等。值班领导需要从不同渠道汇总收到的信息，如果遗漏了某些渠道，信息可能会出现缺失的情况，网络因素也有可能导致信息的缺失。

2.数据整理难

由于格式化文字的要求，值班领导在收集信息后还需要进一步对其进行加工整理，最终形成格式化的报送通知，如果提交的部门信息格式不规范会进一步加长值班领导处理时间，一旦信息有误重新提交的话值班领导也需要重新修改整理信息，通常收集整理需要耗费约2小时。

3.请销假不规范

值班领导的请销假理论上需要限定值班后一周内，目前全部流程都是直接通过值班管理员口头传递信息，不但耗费时间，而且没有规范的记录。

4.3.3 解决方案

单独来看此需求只需要建立数据收集表单和对收集结果进行加工即可，但真正的难点是各部门提交的格式都含有5部分信息，而最后汇总的信息需要把各部门同类型的信息整合到一起，这就说明需要把各部门提交的信息先拆解开来，根据类型整合，再汇总成总的报送数据，同时由于各部门通过公开链接填报数据，还需要考虑到一个部门重复提交数据的情况。

这些在其他工具难以实现的功能通过简道云的功能搭配让我们得以实现：

中间数据表分解存储各部门填报的数据

对不同模块数据进行判断、加工、汇总

移动端一键查看当日值班情况

补休假申请表单

2.技术资源投入

4.3.4 场景价值

值班管理系统的应用从根本上解决了值班信息收集难、整理难的问题，每日仅需值班领导查看报送情况，一键复制发送即可，效率从以前的2小时缩短至2分钟内，也更便于进行后续补休假的申请，得到了所有值班领导的高度认可。

这个需求的实施真正也让我开始反思，系统最本质的作用是什么，其实并不是做出多么高大上的功能，多么酷炫的效果，业务开展过程中不乏这类看似很微小的系统需求，虽然功能简单，但是没有合适的解决方案依旧会让大家不胜其烦，好的系统是以解决用户的痛点为目标，快速、完善的让用户切实体会到使用系统的方便之处，而这也正是简道云让我们能够高效实现的成果。

场景四：酒店事务审批——复杂审批轻松驾驭

4.4.1 业务背景

物业的分子公司存在部分事务型审批业务，主要用于分子公司申报至物业公司总部直属的管理部门、分管领导、公司领导进行签批。

4.4.2 业务痛点

1.审批无系统支撑

没有适合的工具来开展审批事务。分子公司的审批事务特点是对灵活性要求非常高，因为业务经常发生变化，由此可能引发事务审批相关负责人、审批流程、业务信息都发生调整。公司固化的OA系统显然无法及时响应这种需求。

2.审批条件复杂度

一方面是由于业务分管领导的复杂性，需要在审批时加签或灵活选择需要参与会签的部门，也需要根据一定的业务变量判断审批涉及的不同层级领导，并且在涉及某些业务的情况下通知相关分管领导。

4.4.3 解决方案

事务审批流程配置

2.技术资源投入

4.4.4 场景价值

事务审批这类看似简单的业务相信大多数的企业都大量存在，特别是涉及多部门、多领导层级的审批，其系统易用性、流转效率、信息展示合理性经常都会成为审批参与者头疼的问题。太过固化的系统难以灵活进行调整适配，太过简单的系统不支持加签、设置驳回重走流程模式，内部系统无法很好支持移动端开展。也是有简道云平台，完美的解决审批事务的各类痛点，大大提升日常事务审批的便捷性。

场景五：绩效考评系统——让系统的事系统来做

4.5.1 业务背景

每月公司所有领导干部层级也需要自行申报月度亮点工作，经由各自部门主官、分管领导、公司领导评分判定绩效考评结果。

4.5.2 业务痛点

1.数据传递困难

绩效管理专员需要反复传递申报考评数据，副经理、经理、分管领导、总经理，逐级往上汇总传递考评数据，每一环节还需要责任领导签字确认，涉及人员众多，数据的收集传递耗费了大量时间。

2.数据加工困难

考评数据在不同领导层级流转时，绩效管理专员还需要根据不同领导管理的不同人员群体进行评分的汇总排名，部分人员涉及多个分管领导，还需要分别计算不同的权重占比，一旦数据发生修正，更是需要重新全部计算（可能影响总分造成排名变动）。每月收集、整理、传递数据需要花费近5日。

3.考评结果不直观

因为每一层级领导评分后，由于占比权重的不同及分数的不同，再加上分管人员不同，造成数据汇总至某一高层领导后，无法直观的看到的分排名，需要绩效管理专员提前对数据进行汇总加工处理，形成较为直观的分数排名，以便领导进行评定。

4.5.3 解决方案

不同人员评分权重公式设置

人员排名设置公式

2.技术资源投入

4.5.4 场景价值

我们仅通过简道云平台5个表单的设计，就基本解决了公司绩效考评的痛难点问题。虽然绩效考评全流程暂未上线（因为特殊情况限制），但是从功能上来说，将单据切换或新增流程表单也能够顺利的解决签批方面的问题。

需求的实现再一次验证了简道云产品的特点，灵活快速的表单设计、公式配置、UE设计、移动端支撑，都是成功应用的基础，公司的绩效考核工作也从5天的时间缩短至1天，不论是绩效管理专员，还是考评的各级领导都对系统给予了极高的肯定。

五、总结与展望

一个系统实施落地后，最终的反馈评价也是体现在用户口中，而评价最多也最直接的词汇就是两个：“好用”、“不好用”。作为一个系统的开发人员而言，我理解用户真的太容易说出“不好用”的评价了；“系统界面好丑”、“系统看着混乱”、“系统用着卡”、“系统有bug”，甚至于由于用户自身因素出现的“系统没这个功能”、“我密码记不到了”都很容易让用户给出“不好用”的评价。而公司自从使用简道云平台搭建系统应用以来，不论是发票管理的财务人员、业务人员，到供应链计划员、库管员、班组成员，再到事务审批、绩效考评、值班的各级领导，近乎所有使用系统的人都给出了“好用”的评价。这真的是对于我构建系统以来最大的认可，也是最欣慰的事情。

定量来看，发票管理财务人员以前花费5天时间核对的数据现在实时可查，半天时间计算税费现在5分钟内可以解决；供应链计划流程从每月15天的流转缩短至5天内，计划员花费3天甚至一周清理、整理的数据现在也实时可查；值班领导2小时繁琐的收集、整理数据现在直接1秒提取结果。综合估算，各类系统的应用每月节约业务处理时间约600+小时（每天按8小时计算）；对于建设专项系统的成本投入，购买简道云相关权限费用实施系统为公司节省了成本约50万元.

当然我明白，这些成果全都离不开这么一个趁手的核心工具：简道云。诚然，简道云平台固然有其产品的局限性，例如“数据表事务处理机制”、“流程审批意见管理”、“聚合表的数据格式支持”、“数据量较大时的取数效率问题”等，但是这些问题，只要多加思考，也都能找到替代的解决思路方案，并且，简道云也在不断的积极响应用户需求进行产品的更新迭代。