真方物业：使用简道云管理项目和人员的成功实践

1. 用户介绍

上海真方物业管理有限公司创建于2009年，是中国物业管理协会成员，是中国中小企业协会三星级信誉单位。主要从事各类物业的管理服务，服务内容包含环境保洁、绿化养护、绿化租摆、安保服务、基建设施及楼宇设施设备的维修维护等管理。目前拥有物业服务人员700多名，管理团队30余人，分别服务于100多家企事业单位，拥有丰富的物业管理经验，凭借超前的管理理念、创新的思维和精诚的服务精神在社会上赢得了良好口碑。

2. 业务需求/挑战

（1） 薪酬体系繁多，工资核算费时费力易出错。

（2） 考勤情况需业务人员人工统计，浪费大量精力。

（3） 项目预算使用情况不明，项目财务管理存在盲区。

（4）各个部门只负责自己的数据记录，数据不互通，需要反复沟通。

3. 解决方案

为了解决上述痛点，2023年初，真方物业开始进行信息化建设，在试跑阶段对比了零代码主流竞品，简道云以庞大的用户基数、丰富的行业案例、高效的数据分析和展示能力以及完整的服务体系获得真方物业的青睐，在试用期间完全满足真方物业现阶段需求，解决真方物业信息化的燃眉之急，获得总经理、各部门管理者以及员工的一致好评。真方物业选用简道云助力其信息化建设道路，先后完成了5个主要模块的搭建与应用，包括项目管理、人事管理、财务管理、采购管理-进销存、行政管理，总体效率提升80%。

在系统建设初期，真方物业以最核心的场景痛点人事管理为切入点验证简道云可行性，期间使用简道云实现了病事假扣款、加班费、以及代发工资多种薪酬模式自动计算，之后开始将简道云应用到各个业务模块，围绕“岗位增删、入转调离”以及“有哪些项目、项目岗位编制人员数量”两条主线先后搭建起财务管理、人事管理以及项目管理等模块，将公司核心业务基本线上流转，同时使用看板展示公司经营状况，打破了数据屏障，公司运行状况等一目了然。

信息化的建设离不开执行保证，为了达到更好的效果，真方物业与简道云服务商上海帆科云软件有限公司通过远程的方式进行紧密地协同，一方面进一步梳理使用场景需求，探讨对应解决方案。另一方面，及时了解一线员工使用反馈，对软件应用功能进行拓展，提升用户应用体验，保障数字化转型的成功。

4.典型应用场景

4.1 场景一 人事管理

痛点：

以往的考勤方式为项目经理排班后，对应员工在excel表格上打勾签到，病事假天数、加班天数、实际出勤天数月度汇总统计费时费力，此外，业务经理通常管理多个项目，需同步更新工资构成，进一步增加了考勤管理的繁琐程度；存在数据孤岛现象。

解决方案：

使用简道云搭建考勤管理相关表单，项目经理排班后，可以在考勤表一键关联项目人员考勤信息，在线填报员工的考勤情况，简道云根据填报信息自动统计出勤以及出勤异常情况。

同时，排班以及出勤统计表所调用的人员信息来自基于简道云搭建的员工档案表，档案表实现了员工入转调离的一站式管理，根据员工的在职状态、岗位情况等实现自动更新，保留历史岗位、薪资、职位等档案，方便后续调用与归档。

场景价值：

（1） 考勤方式由线下打勾转到线上填报，同时支持移动端填报与查看，相比以往的填报方式更便捷更规范。

（2） 基于简道云扎实的数据分析能力，自动统计考勤记录，相比之前的人工核算的方式，减少重复劳动量90%，节省业务经理精力，提升工作效率。

（3） 基于简道云数据关联能力，自动归档员工档案表，实现一张表员工全生命周期管理，实时同步各部门信息，数据公开透明。

4.2 场景二 薪酬管理

痛点：

考勤异常带来的工资扣减统计困难，按照岗位或者项目划分的薪酬扣减共有18种，不同项目产生的加班费月度累计汇总不便，造成薪酬计算规则复杂，数据孤岛给财务人员带来额外复核计算工作量。之前OA系统设计要求申请人必须先做排班，再做加班申请数据才能汇总的搭建逻辑给使用人带来极大的不便。

解决方案：

基于简道云数据工厂，多表数据汇总，按既定规则计算员工税前薪资，降低使用难度并提升效率。

场景价值：

（1） 基于简道云数据关联能力，对齐了项目经理和财务部门之间的信息差，极大减少了反复沟通频率，减少财务部门额外工作量50%。

基于简道云数据分析能力，按照工资发放周期自动计算不同岗位薪资，财务部门在项目人员薪酬计算上的工作量减少50%，准确率达到100%。

4.3 场景三 项目管理

痛点：

之前的项目管理依靠线下表单流转，项目立项、进度计划和项目结项资料等分散各处，项目归档复杂；此外，项目支出包含员工费用报销、项目采购支出、外包人工费用等对外付款类别，需要由采购部门、业务部门等与财务部门协同处理，以往使用线下表格流转，容易出现错漏、项目关联情况缺失等问题，预算使用执行情况没有实时更新；同时，项目存在多次结算、分期开票的情况，传统方式管理复杂，且涉及多表单联动和多公式嵌套，修改复杂易出错。

解决方案：

使用简道云搭建项目管理相关表单，管理立项到最终结项的各个阶段，自动归档项目相关信息；同时，使用合同管理模块对合同台账进行管理，并对即将到期的合同进行预警；对项目支出以及收入明细进行流程审批，同时支持以项目维度统计财务执行状况，包括预算执行情况、已开票、待开票、应收应付等。

场景价值：

（1） 项目立项到结项资料自动归档，避免信息重复录入与反复查找核验，相比以往的管理方式更高效精准。

（2） 基于简道云聚合表和数据工厂等数据分析工具，实现以项目为维度收支、开票等财务执行情况的自动计算，至少节省人力50%，财务人员在项目收支计算时间缩短了50%。

（3） 基于简道云的数据预警功能，根据合同到期时间，实现提前30天提示相关部门负责人进行合同逾期处理，规避风险，保障了公司的用工与财务安全。

（4） 还通过仪表盘条件格式对即将逾期合同等进行特殊显示，同时，通过仪表盘展示合同的执行情况，实现了公司管理者“看板管全局”的效果。

5.总结与展望

基于简道云，真方物业围绕人员管理和项目管理两条线搭建了10+模块应用，总体效率提升了80%，减少财务以及项目经理工作量一半以上。简道云获得了公司上下一致好评，IT部门未来会根据公司业务发展，继续深化简道云应用。