从生产到人事：简道云重塑轴承企业审批生态

一、企业简介

无锡三立轴承股份有限公司成立于1985年，是精密球轴承的生产企业。生产内径尺寸自10mm到300mm的各种型号、规格的单列角接触球轴承、双列角接触球轴承、成对组配轴承、汽车轴承和各种技术要求的非标轴承，产品精度等级为P0、P6、P5、P4。产品广泛应用于工程机械、机床、水泵、汽车、纺机、石油、矿山、冶金、农业机械和造纸等行业。多年来，三立轴承一直坚持使用优良的原材料，选择合适的供应商。凭借着优良的产品开发能力和严格的质量把控，三立轴承不断地拓展着产品线和应用范围。

秉持着“立诚、立信、立业”的经营理念，三立轴承一直致力于将公司打造成一个优良的角接触生产企业，来为客户提供更好的产品和良好的服务。

未来，三立轴承将持续努力不断进步，将“SLC” 变成中国轴承行业的优良品牌。

二、业务需求/挑战

1.设备档案不直观，管理效率难突破。

公司之前在设备管理与点巡检环节的挑战可概括为“新旧混杂下的系统性断层”。尽管企业在生产流程信息化上已有多年积累，核心系统基本覆盖订单、仓储等主干业务，但在设备管理领域仍面临多重矛盾：一方面，车间内有部分老旧设备仍在高负荷运转，缺乏传感器接口或数据采集能力，而近年引入的智能设备又因品牌协议差异形成数据孤岛，导致设备健康状态难以全局监控；另一方面，点巡检仍依赖纸质工单和经验判断，不同班组对同一设备的检查标准存在偏差，结果整理和汇总需要浪费较多的人力，效率低下。此外，没有直观的设备全生命周期档案，对设备以往所有的点巡检，维修记录的查询比较混乱，需到档案室翻阅大量文件后才能获取到需要的材料。

2.多线协同低效，数据孤岛拖累报价周期。

公司长时间存在复杂报价流程中深陷“多线博弈”的困境。当客户提出定制化需求时，业务部门需联动技术、采购、生产等多部门核算成本：技术团队需根据客户图纸确认工艺可行性，若涉及非标零部件，需反复与供应商确认交期和价格波动风险；采购部门需在erp中抓取原材料的采购价格；生产部门则需评估设备排产冲突和工时损耗。更棘手的是，客户方的需求调整会导致我方成本重算，而双方沟通依赖邮件或线下会议，版本迭代混乱，历史修改记录难以追溯。即便内部达成一致，报价仍需历经部门总监、财务风控部审核利润率、总经理终批等多层级流转，纸质签批与电子流程混杂，销售员为催促审批不得不“盯人防守”，若遇领导出差，周期可能从3天拉长至两周，最终导致客户因等待期过长转向竞争对手，整个业务中Excel仍是各部门协同的“隐形枢纽”，效率与准确性难以兼得。

三、解决方案

公司最初为解决设备管理问题进行系统选型，在测试简道云的【设备管理和点巡检】方案后发现功能非常契合，可以生成并扫描设备标签码，进行线上的点巡检录入，维修流程的全自动派工等，在对大量数据进行分析后，公司设备管理方法论也更加的完善。在使用简道云的过程中公司发现简道云并不仅限于设备管理，而是能灵活搭建各种系统的业务平台，于是在仅有ERP供应链，库存和财务模块的基础上，公司领导亲自在简道云开发了客户管理模块，统一管理客户信息和订单进度；接着把最耗时的业务流程搬到了线上——销售报价时自动调用系统里的物料和成本数据，审批从几天缩短到几小时；技术部门用线上流程规范产品开发步骤，减少返工问题。此外，行政人事部门也用平台实现了用章审批电子化、培训记录自动归档、车辆调度实时查看等功能，从生产到办公的各个环节都逐步实现了线上高效协同。以下是公司的一部分跨职能流程图：

四、典型应用场景

1.客户作业管理系统

问题：公司目前主营业务是对非标品轴承从设计研发到生产制造的全链路。销售部门是有了商机后，技术部门会根据客户提供的需求说明，图纸文件等，去进行定制开发，设计出产品的各项属性，BOM结构，工艺路线，以及去画原型图，小批量试生产等，同时会需要很多部门协同把定制产品进行成本价的核算，最终形成报价进行财务，领导的审批。整个跟客户签单的流程是非常复杂的，并不是一个人或一个部门就能全部承载，以往公司主要通过“人派人”，“人找人”的协同方式，各模块数据存在不同的excel中形成数据孤岛，管理层难以及时追踪订单进度、成本偏差及问题根源。

解决过程：

① 在简道云中构建【客户拜访与跟进】成为客户主数据，成为公司核心资产，不跟其他业务应用直接融合，而是通过跨应用功能，让其他业务应用可调取客户数据进行后续的流程。通过定位，拍照等字段让销售人员出外勤，客户拜访的时候也可以准确真实的填写跟进动作，同时每次需填写下次的待办和预计跟进时间，系统会根据动态时间做到及时提醒，防止出现遗漏的待办。为了更好的管控数据权限，简道云提供的权限组帮助公司做到了每个销售只能查看和跟进自己负责的客户，而主管可以查看所有的客户信息和跟进记录。

② 通过简道云自研的流程引擎，公司将复杂的报价流程实现了线上化。系统可根据不同的审核意见，流转不同的审批流，比如标品则不需要技术开发和成本核算，可自动调用物料档案；非标品则会交由技术团队，采购团队，财务团队协同处理，各部门负责人在自己的节点都会在钉钉上收到待办通知，从而执行任务并上传结果，同时支持催办，转交等功能，更大程度上提高了流程处理效率，报价所有内容的新增和修改在数据中都有体现，也是保障了数据的真实性和可追溯性。③ 在客户模块中除了对主数据的维护和各种复杂协同审批以外，还使用简道云的数据分析和仪表盘实现数据可视化呈现。长久以来数据汇总一直是一个巨大的难题，上面也提到很多业务数据都分散在不同部门，不同的excel中。引入简道云后，这些数据可以全部存储在平台上，以数据工厂，聚合表等数据处理工具，实现数据处理，数据清洗，数据转换等动作，从而获取到关键指标，相关负责人或领导不需要每天去翻各种明细数据，而是通过看板来实时了解公司情况。系统也支持自定义配置一些预警功能，帮助责任人提前识别问题，从而规避问题。价值：公司的报价流程在平台上前前后后改了七个版本后定稿，一方面证明简道云的流程引擎基本可满足所有复杂的业务需求，一方面也是公司和简道云的逐步适应过程，简道云不单纯做线下纸张转线上表单，更多的是通过系统逻辑帮助企业暴露当前管理理念中存在的问题，从而优化管理更新制度。

2.技术作业管理系统

问题：公司的新品开发不只是被动的响应客户定制需求，也会结合当前市场情况和新技术前景去不断地迭代，升级产品。所以对于产品研发项目上也需要一个专业的工具来帮助公司整合资源，实现从项目策划，到项目立项，到执行，到进度跟踪以及闭环的全过程。整个项目环环相扣，需要做到所有的动作留痕，数据管控，以及开发通过后的产品自动形成产品档案，而不需要人工二次填写。

解决过程：

① 公司使用简道云搭建产品开发作业流程，流程中集成了BOM表管理、图纸版本控制，也关联钉钉实现实时通知更新。研发人员提交设计稿后，自动触发生产、采购部门预审，比如工艺可行性、材料库存匹配等。

② 简道云中提交建立了标准件库、材料性能参数库，开发新产品时可直接调用历史数据，减少重复验证；技术难点解决方案，图纸材料，标准流程文件都可以归档在表单附件或知识库中，提升复用效率。对于内部发起的工程变更请求，也会通过流程引擎自动分发至关联部门签核，更新BOM、工艺文件并通知生产端，避免信息脱节。

③ 基于仪表盘搭建开发项目进度看板，关联任务节点、责任人及截止时间，自动同步设计变更导致的进度偏移，推送延期提醒至负责人。

价值：通过简道云的低代码灵活配置能力，可快速搭建贴合企业实际的新产品开发管理体系，打破数据孤岛，实现从“需求到交付”的全链路数字化管控。

3.行政和人事

问题：行政和人事往往不是公司的核心业务，但却是和公司所有员工息息相关的，比如用车申请，用印申请，员工入职培训等。在没有信息系统之前，这些申请全部是通过纸质单据来处理，每一辆公务车、每一个公司印章当前的状态都是“黑盒子”，必须提前沟通确认后才知道是否可以申请；员工的培训是一个长时间、阶段性的工作，常常会出现培训了一半后面没人跟进，或者培训结果没有提交，甚至培训材料丢失的情况，对于员工自己来说未掌握岗位必备技能（如操作规范、安全流程），可能导致工作出错率高、效率低下，也会拖累公司整体产出。

解决过程：

① 简道云可以对公司的固定资产进行整体的管控，上到每一辆公务车，下到每一台电脑每一张桌子每一个印章都可以生成专属档案以及打印资产标签。对资产的领用，归还，维修，报废都需经过简道云留痕，系统会自动更新每个资产当前的状态和所有人，让员工一目了然，清楚的知道自己能使用的资产。

② 简道云提供文件上传和知识库功能，可以帮助公司上传保存各项工作资料，新员工都可以进入专属的培训资料库去学习从而在培训任务中填写自己的培训结果，上传学习总结等，让持续一个月甚至几个月的培训过程完整闭环。

价值：通过简道云的线上行政、人事办公，极大地简化了审批流程，减少了纸质文件的使用，还显著提升了工作效率和管理水平，这些改进共同促进了公司的数字化转型，为企业节约成本的同时，也为持续发展注入了新的活力。

四、总结与展望

目前三立轴承全公司大概有90个左右的员工会在简道云中完成各项工作，整体的员工反响是人为很方便，简道云帮助他们将很多的纸质单据和线下审批流全部信息化，数据、流程可以进入系统，提高了工作效率。同时公司负责人在使用简道云之后对公司的业务流程有了更深思考，对于那些复杂且重要、需要追溯留痕的必须通过简道云来规范，而简单且日常的工作更加提倡员工直接沟通，避免过度依赖工具，否则会加重工作负担，增加管理成本，得不偿失。最后，公司负责人提出对简道云的展望，会继续挖掘各部门的业务需求，在简道云拓展更多的场景，加深全公司的信息化赋能。