广州芳建：钢筋水泥间的数字脉搏，简道云如何激活芳建建设的管理生命力

一、公司介绍

广州芳建工程建设集团有限公司（下文简称”芳建建设”）成立于1987年，是一家拥有40多年施工经验、先进技术装备和实力雄厚的人才的施工企业，注册资金13502.2万元，具有建筑工程施工总承包一级、建筑装修装饰工程专业承包一级、市政公用工程、电力工程、石油化工和机电工程施工总承包二级，建筑机电安装和消防设施工程专业承包二级、水利水电工程施工总承包二级，环保工程、地基与基础和钢结构工程专业承包二级，房地产开发等企业资质，拥有30多项实用专利技术的高新技术企业。

简道云优质服务商广东启光咨询有限公司派驻专家团队，与芳建建设组成简道云平台建设联合项目组，自2025年3月份启动以来，经过3个月建设，已经实现了联营业务管理、自营业务合同管理、分包管理、机械管理、物料库存管理、财务管理、项目成本管理等核心业务的全面上线。

二、需求背景

1、资金管理缺少有效抓手：

①合作方无票请款：合作方无票请款，容易导致税负率异常，或者后期追票困难的情况；

②合作方无合同请款：合作方无合同情况，项目容易出现超付的风险；

③合作方超额请款：超额请款的情况，一般需要协商，能超多少额度，缺少准确的实际的资金数据支撑；

2、缺少台账和数据统计，无法提前规避风险：

①合作项目数量较多：缺少有效的数据统计渠道，手工台账不直观，目前主流的项目管理平台缺少针对联营模式管理的系统；

②一个合作方多个项目，或一个项目多个合作方：容易导致台账数据混乱或因为记录的人员习惯，导致后面的金额台账难以拆分；

③收款有限，但多方需要请款：资金不足的情况，一般需要根据当月的工程款情况和账面资金情况做合理分配和调整，缺少整体的台账则难以做决策；

3、信息孤岛现象：

由于信息系统建设滞后或缺乏统一的规划和管理，信息流转不畅，各部门和项目组之间信息交互困难，形成了信息孤岛现象。这不仅降低了企业的整体运营效率，还可能因为信息不对称而引发决策失误等问题；

4、数据无法支撑业务，个性化满足度低：

①市场上自营的管理系统不满足联营项目的业务形态，管理不直观；

②回款、付款，发票执行缺乏闭环监控，风险管理缺失，问题发掘不及时；

③项目毛利率、税负率、项目管理费、项目扣其他费……个性化指标统计困难：无法指导业务；

5、增加自营管理的管理抓手

公司需要拓展自营业务，对自营业务的管理需要增加相关的风险管控点，如合同付款、材料采购、备用金使用、成本管控等；

三、解决方案

分析上述的主要诉求后，根据业务流转的逻辑关系、提升跨部门联动紧密性以及历史数据快速上线等因素。广东启光咨询有限公司的工程师们，整合业务需求和简道云平台特点，成功协助芳建建设实现核心业务上线，下文展示数字化方案的核心，即业务流程图。

按照业务逻辑和实施推进节奏，将实施范围划分两部分：

第一部分：合作联营业务、行政管理业务

①将行政日常管理、合同管理、基础资源管理、联营收付款登记、发票登记等上线，并完成了历史数据的对齐。日常行政管理业务发生频率较高，客户在日常的行政业务中，先开始体验业务流程线上处理的变化，对系统有体感后，能有效提高后续其他业务模块上线的积极性。

②合同信息和基础资源信息是后续业务展开的必要数据，如项目信息，客户字典、物料字典等信息也是后续上线其他管理模块的基础。

③联营业务的合同→付款的路径相对较短，能提前验证相关模块业务流转功能，同时提供收付款数据做资金分析；

完成了这个阶段，基本上可以实现联营业务资金的有效管控；

第二部分：自营业务、下游合同履约业务、成本管理

①基于第一部分的项目信息、合同信息、基础资源，按照设定职责启动项目，自营业务、下游合同履约业务、成本管理可以参照第一部分的推进经验进行上线；

②模块上线后，通过数据比对，能够看到模块间的数据流转情况，同时对看板汇总的数据，进行校对和分析，过程的表单添加相应的业务管控点。完成了这个阶段的开展，基本上可以实现根据目标责任成本与实际成本的对比来进行成本管控；

四、应用场景及成果

1）项目信息管理

①建设目标：以项目为核算维度、形成项目台账、查看项目维度的相关经营数据

②建设过程：芳建建设的业务主要以项目为核算维度，因此需要先建立项目信息管理，作为数据汇集和关联的表单，同时项目信息区分自营和联营合作项目，以及登记项目核心成员，如项目经理、安全员、施工员等，供后续单据引用；

③价值体现：形成项目台账，并能够以项目信息作为主表单，查询到后续相关业务发生的数据；

项目信息登记

项目信息台账

以项目为维度的经营数据

2）合同台账管理

①建设目标：形成合同台账，后续业务根据合同维度查询合同履约情况，如累计付款，累计收票，累计结算等；合同清单需要引用目标责任成本，以目标责任成本控制合同签订的价格；

②建设过程：

施工合同登记：将施工主合同登记到系统内，上传相应的合同文件信息，后续付款需引用合同。合同的付款数据将累计到数据看板上；

支出合同登记：自营项目，合同明细引用目标责任成本的清单，并且对清单的价格进行管控，对超目标责任成本清单价格的合同进行提示；联营项目，如有做相关的合约规划，可对超签合同，利用合同套现等行为实行有效的管控；

③价值体现：形成合同台账，合同信息查询高效直接，合同汇总业务数据，提供成本管控路径；

框架合同登记

支出合同登记（履约数据汇总）

合同明细成本管控

合约规划

以合约规划控制合同签订

3）下游合同履约管理

①建设目标：

Ⅰ下游合同一般分为分包合同、机械租赁合同、材料合同、其他合同四类。下游合同在签订合同后，后续的履约行为以及履约后的结算都需要在系统内进行登记流转。

Ⅱ通过流程审批，各部门把控合同结算合理性，后续付款需引用该结算；

②建设过程：以材料合同为例管理者在的审核界面，能够联动显示必要信息，如请款审批界面，带出本笔付款涉及的合同条款、履约明细信息、发票信息等。

③价值体现：根据不同合同的业务特点，设置履约行为相关的表单进行信息登记，包括材料的出入库、分包的进度结算、过程的奖罚单，零工、零星材料等；以合同为维度进行数据归集，为实际成本形成提供有效依据；

材料采购合同

材料计划台账

零星材料采购申请台账

材料入库单

分包奖罚单

材料款付款界面

付款审核界面

4）备用金管理

①建设目标：项目前期采购物资基本是使用备用金采购的，而芳建管理层目前对于项目备用金的申请及使用情况一般是事后才能了解，甚至到了项目中后期，项目整体使用备用金的情况才能够有所了解。过程中，项目人员也会不断申请备用金；

主要诉求：管理人员希望能够及时了解申请人手上备用金的情况，对项目人员使用备用金和申请备用金进行有效的管理；

②建设过程：记录申请人的备用金余额，当备用金余额大于备用金申请时不允许再申请备用金，而备用金余额则由备用金的使用明细进行扣减，这样可以督促申请人及时填写备用金使用明细，让管理人员及时了解备用金的使用情况；

③价值体现：管理者更清晰地看到备用金的使用情况和申请人的余额状况，能够在事中就发现备用金使用存在的风险，并在下一笔备用金申请之前，处理已经出现的风险项；

备用金申请

备用金余额控制

备用金使用明细

5）财务管理

①建设目标：收支是财务管理的主线，财务部门实现了与其他各部门信息的自动联动，实现实收、实付、应收、应付的在线化管理；同时展示相关的开票收票情况，计算企业的税负率；

②建设过程：建立财务付款模块，引用相关的履约单据作为付款依据，如材料付款引用相关的入库单，同时显示该合同累计付款情况，累计收发票情况，累计到货金额等，供决策者判断该笔付款是否需要付，该付多少，需不需要追发票等情况；

③价值体现：

Ⅰ付款业务转为线上处理，提高效率；

Ⅱ同时使用关联数据功能，对于合同履约数据、发票数据的联查，提供了便捷的操作；Ⅲ发票上传自动识别，减少财务人员重复录入的工作量；

Ⅳ以项目维度、合同维度进行数据分析汇总，让管理者在统筹的视角判断公司和项目的经营情况；

合同支付界面

销项发票登记

收款登记

收款-发票数据分析

支出数据分析

分包合同数据分析

经营管理看板

6）联营业务管控

①建设目标：

Ⅰ以收定支：根据项目的回款情况，判断下游合同是否付款；

Ⅱ形成项目账户余额，用余额控制支付；

Ⅲ体现合作方余额，当项目涉及多个合作方时，需要根据合作方余额按比例支付；

②建设过程：

Ⅰ建立合作方余额：在付款申请界面，可以实时显示该合作方的资金余额，即该项目，合作方的累计收款减去扣除管理费，扣除其他费用，再减去累计的付款金额，剩余的金额；

Ⅱ建立项目账户余额：记录项目的回款、支付情况，同时回款和支付关联相关的发票，形成发票余额；

Ⅲ扣除应得利益：在回款登记时，按照相关的费率，先扣除应得利益部分，后续在付款时，扣除过程中发生的相关费用再进行支付；

③价值体现：

Ⅰ根据可用余额可以有效限制合作方超额请款的情况，

Ⅱ在回款时及时扣除应得利益部分，能优先保证本企业的应得利益；

Ⅲ形成合作方的项目余额后，能有效解决一个项目多个合作方，或一个合作方多个项目的情况，针对几个合作方的余额，能够判断该不该付，可以付多少，怎么分配有限资金的问题；

联营资金业务逻辑图

回款登记

付款申请

合作方余额情况

项目资金情况

7）自营成本管理

①建设目标：

目前芳建建设成本管理现状是根据项目动工前的成本测算清单，与所有下游合同的支出清单进行关联，同时，清单的量价需管控在成本测算清单之内，若超出，则会进行提示。

Ⅰ对项目建设过程中产生的成本，需要按照成本清单维度进行记录；

Ⅱ成本测算：按工程清单，扣除项目固定成本部分，对剩余部分进行人、材、机、管、利的成本拆分，后续合同签订及下游合同履约时均需要选择该成本清单作为管控依据；

②建设过程：所有支出型合同明细均选择目标成本清单，后续成本对比按照清单对比综合合价；

③价值体现：在合同维度控制成本明细清单合价，在项目维度对比总目标成本与实际成本，结合现场实际进度，实时监控成本-进度状况；

合同清单

目标成本对比实际成本

成本金额汇总

8）项目现场管理

①建设目标：

Ⅰ项目现场工人需要形成花名册，供后续计算工资以及登记考勤使用；

Ⅱ现场劳资员和施工员需要线上内共识当天的工人出勤情况，按工种和班组分类；

Ⅲ登记现场安全教育情况，登记安全隐患排查记录，同时推送给对应负责人整改，整改完毕后更新整改状态；

Ⅳ登记进度计划和实际进度，形成计划和实际的对比；

②建设过程：

Ⅰ建立现场花名册，登记相关信息，同时关联到施工日志、考勤上传、工资表中，根据考勤上传和施工日志登记的人数和工日数进行对比校验，当月工资表计算参考相关数据，最后形成当月工资总额；

Ⅱ建立分部分项基础表，基于分部分项拆解的基础表，增加计划时间和实际完成时间，分别在进度计划和分部分项验收上填写相关日期，形成对比；

③价值体现：公司管理层实时看到项目劳务工人人员情况，每月工资计算能够实时翻查对比，同时对现场的安全排查记录和整改进度，能及时通知对应的负责人进行整改，排除安全隐患；

劳务人员花名册

现场安全检查登记看板

项目工人月度工资表

9）人事行政管理

①建设目标：

Ⅰ公司人员证书、资质证书管理，登记、到期时间预警，人员证书状态实时更新；

Ⅱ文件盖章审批办理线上化；Ⅲ公司报销费用审批线上化；

②建设过程：

Ⅰ搭建人员证书管理相关模块，包括人员档案、证书管理、资质管理，证书关联到项目信息，由项目信息更新证书状态；

Ⅱ建立费用报销模块，根据费用额度调整流程审批人，同时项目的费用报销进入项目成本中；

③价值体现：

Ⅰ公司的证书管理形成整体台账，同时根据有效期及时提醒人员进行续期，

Ⅱ证书状态更新提高了业务经营人员对接行政部门的效率，能够实时看到哪些证书能使用到业务中；

Ⅲ费用报销模块大大提升了报销业务的处理效率，同时能将项目成本部分进行拆分，有利于成本统计；

证书台账

证书提醒

费用报销

盖章申请

五、总结与展望

芳建建设目前已经实现了合同管理、财务管理、下游合同履约管理、物料采购管理、联营业务管理、成本管理等核心业务的全面上线。

日常业务从手工台账，纸质文件流转→业务线上高效协同处理

合同&资金管理从没有抓手→事中控制，降低风险；

项目管理从个人经验管理→数字化平台管理，让项目数据清晰透明起来；

员工习惯和公司管理模式得到了深度重塑，管理效率得到了提升，数据资产得到了有效积累。未来简道云、启光咨询继续“保驾护航”。