爱丽斯星宴会：借助简道云实现高效全流程的数字化宴会管理

企业简介

2006年，爱丽斯星宴会前身-爱丽斯婚庆成⽴于⻓沙。

2020年，爱丽斯升级为爱丽斯星宴会独⽴品牌，并成为衡阳⾸家⼀站式服务婚礼酒店，品牌以“让天下夫妻相敬如宾，让天⼦⼥尽孝有道“为使命，为客户打造“新宴会星体验⼼艺术”的宴会体验。

秉承着为客户提供“多与好“的超高性价比的产品与服务，打造“快与省”的一站式省事省时的体验与享受，品牌聚焦于以宴会为主营业务的宴会酒店（婚礼堂）行业，致力打造普通人的明星宴会，以“所见即所得，所得超所见“为经营理念，以“星宴会”为服务特色，营造幸福情感体验模式，为中国家庭提供系统性的宴会解决方案，并致力于成为中国中高端宴会的集中服务商，来赋能于每一个客户的重要时刻，让每一场宴会 都有人心的触动，在满足并超越客户需求的同时，以人们对幸福美满家庭的向往为终生奋斗目标，助力客户及员工的家庭幸福建设，提升行业及整个社会的幸福指数，实现中华民族伟大复兴。

业务需求/挑战

爱丽斯星宴会作为一家宴会型餐饮企业，主要经营宴会、结婚酒、生日宴、宝宝宴和订婚宴等业务。下设三家分公司分别执行不同业务板块，包括场地，餐饮和婚庆服务，三家公司各司其职从而为顾客提供极致的宴会体验。但这样的模式同样带来了数据孤岛的问题，过去各公司各部门主要使用excel来记录日常业务数据，局限性很多，无法便捷的多人协同，无法配置数据/功能权限，无法对数据汇总统计分析，无法确保数据安全性，成为阻碍内部业务健康发展的一大难题。那么建立一套符合需求的宴会管理系统，实现从客资信息到预订信息的集中管理，各类型资源的合理调配，多部门之间的工作协同，以及客户需求和市场趋势的自动分析，是一个迫在眉睫的数字化转型需求。

对于同类型行业的民营企业来说，信息化水平普遍都比较低，甚至没有专业的IT人员，自行开发基本不可能，找软件公司完整定制开发的成本又太高，市面上很多软件又基本只做了某一特定场景，无法完全实现所有需求。后来接触到了近几年热门的“零代码”平台，在调研前期，星宴会也对比过几家“零代码”和“低代码”平台，最终因为简道云更简单的操作，更全面的功能，更符合“零代码”的定位，从而选定简道云来进行内部需求的整体设计。

解决方案

爱丽斯星宴会引入了简道云后，公司派出专人学习后，结合自身业务需求，定制化自行开发了一整套宴会管理信息系统，在全公司成功推广，各部门各角色的同事都能参与进来，在线上完成各自的工作。

（一）优化预订流程

利用简道云的表单功能，设计了在线预订表单，客户可以自行或由我方业务员来填写预订信息，包括活动类型、时间、人数、场地需求等。系统可对客户的需求进行验证和筛选，并将预订请求实时推送给工作人员。工作人员在系统中可以直观地查看预订情况，进行快速审批和确认，大大简化了预订流程，提高了工作效率。

（二）集中信息管理

通过简道云的多表关联功能，将客户信息、活动详情、订单记录等数据关联到客户信息中。工作人员可以在平台中对数据进行快捷的查询、编辑和删除等操作，实现了信息的集中管理和快速共享。同时，系统还设置了数据权限管理，确保不同角色的工作人员只能访问和操作与其职责相关的数据，保障了数据的安全性和隐私性。

（三）数据自动统计

简道云的数据分析一直是众多功能中的强项，整个宴会管理系统包含非常多的业务模块，也涉及到了三家分公司和各个部门人员，所以每天产生的业务数据是非常多且杂的，为了让关键指标更直观的更透明的展示，通过数据工厂进行了多表联合加工，结果数据再通过仪表盘的各类型组件分别展示，用于查看每家公司的业务指标完成率，各场地的预定趋势，不同菜品的点菜分布等等。为公司未来的经营策略提供了巨大的指导价值。

（四）all in one灵活扩展

在销售管理模块成功上线后，销售部门工作效率带来了显著提升。各部门提出新需求，希望通过简道云探索解决方案。在一年多的时间内，星宴会完全独立开发上线了近10个模块，包含销售、执礼、市场、客服、宴会、工程、出品、财务、人事、行政，打造出一套专属且全面的宴会管理系统。

典型应用场景

3.1 销售管理：个性化CRM提升销售效率与业绩

问题：爱丽斯星宴会在过去的销售工作中，流程复杂冗长，涉及多个环节的协同和大量的手工操作，同时三个分公司的业务模式都有所区别，导致从客户跟进到预订/签约时间过长，销售的工作情况难监控，公司的经营数据难统计，客户的体验也不佳，严重影响了业务效率。

解决过程：

（1）通过简道云搭建了销售合同管理的全流程，不仅仅是将线下的合同文件走线上审批，而是可以将客户，产品等基础数据全部串联从而审批通过后自动按需求生成制式合同文件，再打印出来线下进行签章，各部门在线上就能完成整个协同过程，不需要再拿着材料各部门跑。同时对于toB的业务来说，合同变更是家常便饭，通过简道云可以记录清楚每一次合同变更的内容实现随时追溯，可最大程度规避未来的合同争议。

（2）历史因为订单信息，回款信息，业绩目标都是存于不同的excel以及不同的责任人手上，月底要核算销售绩效/提成非常困难。通过简道云设计出销售提成方案后，销售打开绩效计算界面，输入月份，系统就会自动展示对应月份的各类型宴会签单合计和提成合计，对于销售经理来说能时刻对自己的薪资做到心里有数，不再需要月底发现问题后再去找各部门核实。

（3）在宴会同类型的行业中有个特殊属性，会区分每一天是旺日还是吉日，不同的属性会很大程度的影响产品定价。在没有信息系统之前，每个销售都得对着日历翻阅查询或者上网查询，同时各个网站的查询结果可能会有出入导致报价出错。在简道云中由专人负责每年导入一套标准的档期表后，销售每次报价，简道云会根据套餐和档期，联合计算出推荐报价。

（4）销售业绩是公司的命脉，需要透明且高效的统计和展示，以往月底需要3个人花费一整天统计的工作量，在简道云的数据分析能力下仅需配置一次，即可自动更新。通过简道云星宴会制作了非常丰富的销售看板，其中【定单表盘】一站式的展示了三家分店的签单，收入，婚宴场数和趋势，可以及时了解到每家的发展势头，同时可以分析出每年哪些时间段，哪些宴会厅预定的次数/频率比较高，从而在旺季提前加大投流或参考旺厅来对设计新宴会厅；其次可以对分店，对销售做到一些自助式的签单排名，回款排名，销售龙虎榜等，即是激励也是督促，促进销售业务健康发展。再者可以通过指标卡，进度图让领导层更加直观的掌握到公司的营收进度，从而制定后续的决策。

场景价值：作为引入简道云后第一个搭建的模块，成功的实施经验激起了各部门对简道云的兴趣，为后续的推广打下了基础。整个模块从客资的管理到具有行业特色的定价逻辑，以及后续的合同，订单管理，回款等都做到了无缝串联，摆脱了业务痛点，实现效率和收益的双提升。

3.2 成本管理

问题：宴会行业中有几大成本，一个是食材成本，另一个是人工成本，还有其他的诸如水电，布景等，其中食材成本是比较复杂的，因为食材有很高的时令属性和保鲜期要求。要想实现需求，需结合每台饭桌的点菜数据，以及菜品的成本卡，采购金额等联合计算。传统的点餐系统只能做到点餐，无法打通采购数据，若再购买一套采购系统又要花费平台对接成本。人工成本则是设计在了【执礼】模块中。

解决过程：

（1）配合简道云提供的专属一对一技术支持服务，星宴会成功通过单选按钮字段设计出了“客户点餐”的表单，可以让员工来协助点菜或让客户扫描外链二维码点餐，同时可打通销售合同，自动填充原始的客户需求，以及约定的折扣率等，最终计算餐标的实际价格，当然也可以对每道菜记录特殊要求，最大程度的提升客户的满意度。

（2）当有了点菜数据后，星宴会还在简道云设计出了“成本卡”表单，用于记录每道菜品的物料明细组成，比如“君雅特色烧甲鱼”的物料明细包括：甲鱼、雪天盐、味精、桂皮等各种调味料，以及记录每道菜品的销售定价、单位成本、毛利额、毛利率等。结合物料的成本单价可以计算出类似BOM成本的概念，结合定餐数据就可以统计出每个物料的需求用量做到提前备货。

场景价值：作为行业下的独特设计，这个模块可以让后厨员工直观的了解一道菜品的制作方式，让销售人员快速的查询每一道菜的利润情况，同时也可以优化客户传统的纸质点餐方式，提高从点餐，到备餐，到制餐的全流程效率。除此以外，系统也可以根据每一台桌位点餐的明细，自动计算这台桌位的总食材成品和总餐食利润等，减少了财务核算的工作量。

3.3 场景三：执礼服务

问题：爱丽斯星宴会秉持着“所见即所得，所得超所见“经营理念，希望帮助客户办好每一场宴会，而一场宴会是需要多个部门十几二十个人的协同配合，每个人各司其职，完成整个宴会中的责任事项。在没有简道云之前，每一场宴会，每一个角色分配哪些任务，计划执行时间，实际完成情况都无法做到信息共享，对于事务关联性较强的情况，不能实时了解上级进度，就会导致后续事务无法开展，从而造成整个宴会延误，这对于一些婚宴来说是不能容忍的。

解决过程：

（1）在爱丽斯星宴会中有个特殊名词叫做——执礼，特指主持重大仪式时使用标准雅言的行为。在简道云中搭建的【执礼】模块，覆盖了主持、化妆、摄影、摄像、礼服等多位执行人，将每一场宴会按照项目来执行，以标准的项目流程拆解工作派发给不同角色。

（2）系统会根据计划完成时间提前发送消息提醒，最大程度的避免逾期的情况出现。在任务完成后，各个角色可通过“服务确认单”填写完成情况并由客户签字确认，简道云会自动更新每场宴会的实际进度，让相关责任人一目了然。

（3）提前维护的服务人员信息表，包含了每个服务人员的工作费用，在执礼结束后，简道云同样在后台自动计算婚宴的人工服务成本，在仪表盘中实时展现。简道云中提供的跨应用功能，能够将【执礼】模块中的人工成本和【财务】模块中的食材成本结合起来，计算每一场宴会的总成本。

场景价值：爱丽斯星宴会的每一场宴会执行过程，从原来的进度、责任不清晰到现在各角色配合的有条不紊，离不开简道云的帮助。通过简道云实现了派工——服务确认的业务闭环，同时以信息化系统的功能逻辑反哺优化了业务流程，也维护了客户信任，对公司的可持续发展以及品牌影响力具有深远意义。

总结与展望

总结：

通过引入简道云应用平台，爱丽斯星宴会成功解决了业务管理中的诸多痛点和挑战，实现了从传统管理模式向数字化、智能化管理模式的转型升级。资源管理更加精准高效，有效降低了运营成本；跨部门沟通协作更加顺畅，提升了团队协作能力和服务质量；数据分析功能为企业决策提供了有力支持，助力企业精准营销和业务优化。这些成果不仅提升了爱丽斯星宴会的市场竞争力，也为客户提供了更加优质、便捷的服务体验，树立了良好的品牌形象。

展望：

随着业务的不断发展和市场需求的变化，爱丽斯星宴会将继续深化简道云应用平台的使用，进一步拓展和优化应用场景。一方面，加强与其他业务系统的集成，如客户关系管理系统（CRM）、财务管理系统、抖音资源等，实现数据的无缝对接和业务流程的全面整合，提升企业整体运营效率和管理水平；另一方面，利用大数据分析技术，深入挖掘客户数据价值，开展个性化营销和服务，满足客户多样化的需求，不断提升客户忠诚度。同时，希望简道云持续关注新技术、新趋势，对应用平台特别是移动端样式的进行功能升级和优化，为爱丽斯星宴会的行业特定需求提供更多可能性。