卫道信息：简道云助力企业项目全流程管理，人效提升50%

企业简介

上海卫道信息技术有限公司（简称：卫道信息），是一家为企业提供信息化与数字化建设、运营与服务的“高新技术“企业。自2012年成立以来，深耕于信息技术领域，始终坚持以技术创新为基石，以技术服务谋发展，不断研发、迭代新技术、新应用，并积极推动信息技术服务产品化、标准化，力争为企业信息系统的稳健运行保驾护航。

核心业务涉及：网络安全运营保障类服务、网络安全咨询评估类服务、网络安全培训认证类服务及网络安全集成建设类服务等内容。2016年卫道信息通过 “高新技术”企业认定，通过ISO 9001质量管理体系认证；2017年至今，蝉联上海市网络与信息安全服务推荐单位；2022年荣获上海市“专精特新”企业称号，2024年荣获上海市互联网行业网络与数据安全最具实力本土企业“磐石之星”称号。同时我们已累积获得软件著作权证书四十余项。在十多年的耕耘道路上，卫道信息积极参与网络安全行业的各项公益活动，不仅展现了深厚的技术实力，也体现对网络安全事业的高度责任感和使命感。

卫道信息将继续秉承“尽心服务、珍惜所托”的服务理念，不仅致力于解决客户面临的即时挑战，更将推动整个行业服务标准的提升视为己任，不断探索前沿技术与行业发展方向。

1 业务需求/挑战

卫道信息是典型的信息服务公司，公司整体的业务都是项目制进行管理，从售前跟进、方案设计、方案汇报到签单后项目立项、项目执行和验收等需要销售、技术及时协同配合和互动实现项目落地和交付，以保障项目的顺利交付和客户满意度。

痛点及问题：

1. 项目整体流程跨度大，项目多且杂，销售和技术各自有一套项目管理模式，无法有效的协同管理，导致协同困难，前后方各自为政。

销售关注商务进度、技术关注项目技术实现，各自有对应的在线文档进行管理，由于视角不同项目的优先定位也无法协调统一，往往需要通过跨部门例会强化项目重点和信息交互，难以实现力出一孔。

2. 跨部门的调用协同无法清晰打通，原先跨部门的协同一直没找到一款可以定制化流程的产品，来满足公司个性化的需求。无论是售前阶段销售调用技术参与方案设计还是签单阶段项目变更需要销售商务推进等环节均依靠销售或项目经理线下沟通，如出现项目并发环节往往出现推进缓慢或交付延期等，制约卫道的签单和交付的飞速发展，尤其是出现新项目类型时，项目要求多变，传统管理更无法有效匹配。

3. 原先的内部管理流程不清晰透明，也无法达到一些对内结算的统计要求，年底都要耗时约10天时间，3-4位项目经理协助技术总监一起核算年度工时，工时核算无法快速高效准确的核算，同时更重要的无法有效分析内部人员饱和情况和项目情况，不便于技术总监有效安排人力，以实现更高效的交付更多的项目。

4. 内部数据孤岛严重，数据分析不透明，售前阶段项目管控不直观，交付项目进度不透明，同时更无法有效的查看项目人力投入和成本分布，项目的利润更是一个黑盒，无法准确分析项目利润情况，为公司的战略发展和资源倾向提供准确的数据支撑。

2 解决方案

为了解决上述的核心问题，卫道信息选择简道云这样的零代码平台进行全面流程项目管理平台的搭建，借助简道云灵活适配和自动化的能力打通售前和交付两大核心模块，同时借助系统设计在公司内部进行业务流程的梳理和跨部门协同的规范：

在项目初期，销售可以通过售前支持申请，提供基本信息后由技术主管指派可胜任的售前工程师配合销售，在招投标阶段，销售可以通过投标书制作申请，提供标书内容后由技术主管指派可胜任的工程师进行标书的制作，配合销售进行招投标，中标后通过项目立项申请没明确工作内容后转至技术支持中心进行项目管理，后续项目执行过程中的任务派发、工时核算、状态确认都通过简道云进行管理，实现了线上化实时化，对比之前减少人工沟通，相比之前的管理模式，增加效率近100%。

借助简道云流程引擎灵活适配的特点，卫道信息充分激发销售部门、技术部门的协同的积极性，经过多轮的流程梳理和系统设计，在短暂的时间内快速迭代和测试验证，最终设计出完全适配卫道信息的全流程项目管理，下图为售前阶段项目跟进协同流程示例：

3典型应用场景

3.1 场景一：打通部门墙，销售与技术协同提效

背景及痛点：

1. 售前技术调用靠刷脸，流程冗长时效低：销售团队在售前阶段调用技术支持时，长期依赖聊天工具和邮件进行沟通，当需要技术进行方案设计、技术评估时，沟通链条往往冗长而复杂。更多依靠销售进行刷脸线下加急，一次完整的技术支持请求常常需要数天甚至一周才能得到有效响应，极大地影响了销售推进项目的节奏。

2. 售前协同不规范，进度不清晰，责任不明确：由于聊天记录和邮件分散在不同终端，同时又存在刷脸的线下个人推进，售前协同缺乏统一管理，一旦出现需求变更或纠纷，很难快速准确地追溯沟通历史，导致销售与技术部门之间相互推诿责任，团队协作效率低下，潜在的客户订单也因此流失。

解决方式：

搭建“售前协同管理”平台，4 个标准化申请单覆盖了售前支持的各类场景，无论是技术方案咨询、产品演示协助，还是报价核算需求，销售只需按照表单模板填写关键信息，就能精准传达需求，避免因表述不清导致的沟通误差。同时，技术部门动态更新的服务清单和报价模块，让销售随时掌握技术支持的可提供服务范围与成本信息，在与客户沟通时能够快速给出准确的服务承诺，提升客户信任度。销售人员看板如同一个智能监控中心，销售们通过它能实时查看所提交工单的详细状态，从技术人员接单、任务处理进度，到是否出现延期等异常情况，都能一目了然。

场景价值：

1.智能调度提效：系统自动推送任务至对应技术人员，技术主管可基于表单数据调配工时，依工程师专长与负荷灵活调度。据实际应用数据统计，该模式使技术支持任务平均完成周期缩短 40%，资源利用率提升 35% 。

2.量化考核激励：技术主管通过系统对工程师任务完成质量、效率进行评价，量化考核机制使团队成员工作积极性显著提升，员工主动承接复杂任务的比例增加 28% 。

3.沟通效率飞跃：线上化管理实现销售与技术信息实时共享，减少重复沟通与信息差，整体互动效率提升近 30%，跨部门协作响应时间从平均 2 小时缩短至 40 分钟。

4.全流程可追溯：申请记录、沟通内容及处理结果完整留存，形成业务档案。当出现问题时，问题追溯效率提升 70%，因沟通不畅引发的责任纠纷减少 65%，为企业业务合作构建信任基础，助力市场竞争力提升。

3.2 场景二：项目交付透明化，良性绩效激发员工活力

历史背景与痛点：

过去，技术支持中心的工作管理主要依赖线下人工统计，项目经理、职能工程师、驻场工程师等所有技术人员的工作数据，如项目工时、工单进度等，都需要通过纸质表格填写、人工汇总核算。

1. 传统管理耗时耗力，进度不透明、数据不准确：这种原始的管理方式需要耗费大量人工，而且极易出现数据记录错误、统计遗漏等问题。每当项目进入关键节点，大量的工时数据和工单信息需要处理，人工统计往往需要耗费数天时间，且难以保证数据的准确性，

2. 项目管控不透明，质量风险高：数据汇总不实时且不准确，导致项目进度监控滞后、资源调配不合理，严重影响项目交付质量与效率，问题出现时往往需要耗费更大的精力进行处理。

解决方式：

通过简道云零代码平台搭建了技术中心项目交付系统，通过简道云表单快速设计项目立项-项目分配和项目工时汇报等信息收集表单，通过移动端即可现场填报项目进度发起项目验收，完成项目交付的线上化管理，同时重点聚集在工程师看板及管理者看板两大功能模块。工程师看板就像是个人专属的工作仪表盘，工程师登录系统后，能实时、直观地看到自己全年累计的工作量（工时），精确到每一个项目、每一项任务所投入的时间。同时，正在进行中的各类工单信息，包括工单内容、客户需求、交付时间节点等，也在看板上一目了然，方便工程师合理安排工作节奏，及时跟进任务进度。管理者看板则是项目管理的指挥中枢，管理者通过它可以总览所有技术人员的工作动态，快速掌握整个技术支持中心的资源使用情况，为项目决策和资源调配提供精准的数据支撑。

场景价值：

1.提升工作效率与数据准确性：告别线下人工统计的繁琐流程，系统自动实时更新数据，避免了人为统计错误，让技术人员从重复的数据整理工作中解脱出来，将更多精力投入到实际技术支持工作中，大幅提升工作效率，保障项目交付进度。

2.强化项目进度监控与资源调配：管理者通过看板能及时了解项目进度和人员负荷情况，根据实际需求灵活调配资源，避免出现部分人员任务过重、部分人员闲置的情况，实现人力资源的优化配置，保障项目顺利推进。

3.激发团队良性竞争与技能提升：通过不定期公布工时排名，在技术团队内营造了良性竞争氛围。工程师为争取更高排名、获得更多绩效，会主动学习新知识、提升服务技能，进而提高整个团队的技术水平和服务质量，增强团队竞争力。

4.助力绩效管理与人员评估：精确的工时数据为绩效管理提供了客观依据，管理者可以更科学地评估技术人员的工作表现，制定合理的绩效考核方案，激励员工积极性，促进团队稳定发展。

5.实现管理透明化与决策科学化：信息化管理让技术支持中心的工作情况变得透明可视，无论是工程师个人工作数据，还是团队整体工作进展，都能随时查阅。基于准确的数据，管理者能够做出更科学的决策，推动技术支持中心管理水平不断提升。

3.3 场景三：工程师忙闲一表打通，协同高效

历史背景与痛点：

销售与项目经理在调用工程师时，传统依赖电话、聊天工具询问工程师工作安排的方式，暴露出诸多痛点。由于缺乏统一的信息共享平台，每次调用都需反复沟通确认，不仅沟通成本高昂，而且经常出现工程师因忙碌未能及时回复的情况，导致业务进度被迫延迟。此外，这种碎片化的沟通还容易造成信息传递误差，影响资源调配的准确性，甚至可能因重复询问给工程师带来额外负担，降低团队协作效率。

解决方案：

通过简道云数据工厂的功能，实时整合工程师的任务派发信息，无论是售前支持还是项目交付任务，均能实时汇总，在系统内动态公布任务时间段、任务简介与任务地点。销售和项目经理调配资源，只需登录系统，就能清晰掌握每位工程师的工作安排，无需再进行繁琐的人工询问。这种透明化的信息呈现方式，让资源调配更加高效、精准。

场景价值：

场景价值具体如下：

1.提升人力资源利用率：以往因信息不透明，常出现工程师闲置与项目紧急缺人的矛盾情况。数据工厂上线后，项目经理能根据工程师任务间隙，及时调配资源，如在某项目临时需增加技术人员调试设备时，快速锁定有空档的工程师，避免人力资源浪费，工程师有效工作时长平均提升 20% 。

2.保障资源调度准确性：过去人工沟通易出现信息错漏，例如工程师工作地点变更未及时传达，导致人员调配失误。数据工厂实时更新任务地点、简介等信息，确保销售与项目经理获取的信息精准无误，资源调度准确率从原来的 80% 提升至 98% 。

3.减轻工程师工作负担：工程师不再频繁被询问工作安排，得以将更多精力投入技术攻坚。同时，清晰的任务展示也便于工程师提前规划工作，提升自身工作效率。

4 总结与展望

1.价值总结

通过 简道云平台，企业在管理层面实现了质的飞跃。它们成功破解了销售与技术部门间的沟通互动难题，打破部门壁垒，构建起高效协同的工作模式。个性化看板的应用，不仅让工时数据的统计、导出变得便捷高效，确保数据的准确性与可追溯性，还能针对特殊情况快速完成费用与工时结算，每年节省近 30 个人天的统计时间，极大提升了数据管理效率。

对销售人员而言，看板成为了实时掌控业务进展的利器。他们可随时查看申请单处理进度，精准把握项目成本支出，为客户沟通与业务决策提供有力支撑。技术部门借助简道云，实现了对项目全流程及工程师的精细化管理，从项目派单、文件管理到驻场工程师调配、工时统计等环节都实现了线上化、数字化，显著提升了管理者的工作效能。

在实际应用的半年时间里：累计处理 200 条售前申请、300 条技术派单、72 条投标书申请，高效支撑近 150 个大小项目的推进，工作效率提升近一倍，充分证明了简道云零代码平台在企业管理中的可行性与优越性。

2.未来展望

未来，我们将持续深化简道云平台的应用。在功能拓展方面，计划进一步丰富统计看板的维度，除现有的工时、工单数据外，新增客户反馈、项目利润分析等模块，为管理层提供更全面的决策依据；同时，探索开发自动化流程功能，实现申请审批、任务分配等环节的智能流转，进一步提升工作效率。

在数据应用层面，将加强数据挖掘与分析，利用简道云平台积累的数据，构建项目管理与人员绩效评估模型，通过数据驱动优化资源配置，精准识别业务瓶颈，提前预判风险，为企业发展提供前瞻性指引。

此外，还将推动简道云应用在企业更多部门和业务场景中的覆盖，促进跨部门数据共享与协作，打破信息孤岛，打造一体化的企业数字化管理生态，让简道云成为企业数字化转型与高质量发展的核心引擎。