上海星申机械：采购付款管理数字化实践案例

一、企业背景

上海星申机械有限公司成立于 1999 年 10 月，隶属于上海通汇企业管理有限公司，在汽车零部件服务领域占据重要地位。公司占地面积达 21700㎡，其中厂房面积约 14000㎡，具备较为完善的生产服务设施。其业务范围广泛，主要为汽车主机厂提供筛选返修、在线服务、总成装配、物流服务、飞检审核与第三方服务，业务覆盖上海、沈阳、武汉、烟台、无锡等多个城市，服务网络辐射全国。同时，公司还为国内多家主机厂及汽车零部件供应商提供零件 JIT（准时制生产）配送业务，确保零部件在准确的时间、准确的地点供应，有效提升了供应链的协同效率。此外，作为国内多家主机厂及汽车零部件企业指定的第三方，公司多年来致力于提供专业的第三方服务，通过创新的第三方质量监控模式，成功遏制了零件和供应商的质量问题，在行业内树立了良好的口碑。这种首创的质量监控模式，为保障汽车零部件质量、推动行业健康发展发挥了积极作用。

二、核心痛点

1.数据孤岛严重

在传统管理模式下，上海星申机械的采购、库存、财务部门之间数据相互独立，缺乏有效的信息共享机制。物料编码规则不统一，导致在不同部门系统中同一物料可能存在多种编码形式，这不仅增加了数据管理的难度，还容易引发物料识别错误。例如，在采购环节，由于编码不一致，采购人员可能误购不符合生产需求的物料；在库存管理中，库存动态更新延迟，管理人员无法及时准确掌握库存实际情况，常常出现超采或短缺现象。超采导致库存积压，占用大量资金和仓储空间；而短缺则会影响生产进度，造成停工待料的损失。

此外，手工统计报表工作繁琐，需要耗费大量人力和时间。各部门数据统计口径不一致，使得管理层难以获取准确、实时的关键指标数据，如采购成本、库存周转率等。这严重影响了管理层对企业运营状况的判断和决策制定，无法及时根据市场变化调整采购策略和生产计划。

2.流程效率低下

采购申请流程繁琐，依赖纸质签字流转，涉及多个部门审批，跨部门协作周期长。在紧急订单情况下，传统流程无法快速响应，导致错过最佳采购时机，影响生产进度。例如，当生产部门遇到突发设备故障，急需采购维修零部件时，繁琐的纸质审批流程可能会使采购时间延长数天，造成设备长时间停机，给企业带来巨大的经济损失。

发票与付款信息的核对工作全部依赖人工完成，财务人员需要逐一比对发票、入库单和采购合同上的信息，不仅耗时耗力，而且错漏风险高。一旦出现数据不一致的情况，需要花费大量时间进行追溯和核实，这不仅影响了付款的及时性，还可能引发供应商的不满，破坏合作关系。

3.供应商协同不足

公司对供应商资质和报价历史缺乏统一管理，分散在各个部门的信息难以整合利用，导致在与供应商谈判时，议价能力受限。采购人员无法全面了解供应商的综合情况，难以在价格、交货期、质量等方面争取更有利的合作条件。

同时，公司未建立完善的供应商交付评价体系，对供应商的交货准时率、产品质量等关键指标缺乏有效监控和评估。当出现质量问题时，难以追溯责任源头，无法及时采取措施督促供应商改进，也无法为后续采购决策提供有力依据。这使得公司在供应商管理方面处于被动地位，影响了供应链的稳定性和整体竞争力。

三、解决方案：简道云采购付款管理平台

面对上述诸多痛点，上海星申机械有限公司积极寻求解决方案，经过深入调研和评估，最终选择基于简道云的低代码开发能力搭建一套全新的采购付款管理系统。简道云作为一款功能强大的低代码平台，具备快速开发、灵活配置的特点，无需专业的编程技能，企业内部人员即可根据实际业务需求进行系统搭建和功能调整。

该平台覆盖了 “采购计划 - 供应商协同 - 入库验收 - 付款对账” 全流程，实现了业务流、数据流、资金流的三流合一。通过整合各个环节的数据和业务流程，打破了部门之间的数据壁垒，提高了信息传递的及时性和准确性，为企业的采购付款管理提供了一体化的解决方案。在系统搭建过程中，公司成立了专门的项目团队，由业务部门和信息技术部门人员共同组成，确保系统功能能够紧密贴合实际业务需求。项目团队充分利用简道云的各种功能组件，如表单、报表、流程引擎等，经过数月的努力，成功搭建了功能完善、操作便捷的采购付款管理平台。

四、核心功能模块与应用场景

1. 物料全生命周期管理

物料基础信息表：公司在简道云平台上建立了标准化物料库，统一了物料编码规则，采用 “材质 + 规格 + 用途” 的编码方式，确保每个物料都有唯一、准确的标识。这一编码规则与企业的生产实际紧密结合，方便各部门快速识别和查询物料信息。同时，物料基础信息表关联了 BOM（物料清单）表与生产工单，使得采购需求能够精准匹配生产计划。当生产部门制定生产工单时，系统根据 BOM 表自动计算所需物料的种类和数量，并生成相应的采购需求清单，采购部门依据清单进行采购，避免了采购的盲目性，提高了采购的准确性和及时性。

库存统计看板：库存统计看板是物料全生命周期管理的重要可视化工具，它实时展示各仓库物料的存量、库龄、安全库存阈值等关键信息。通过设置自动预警规则，当物料库存低于安全库存时，系统自动触发采购申请流程，提醒采购部门及时补货。例如，在生产旺季，某关键零部件的消耗速度加快，库存统计看板实时监测到该零部件库存接近安全库存阈值，系统立即向采购部门发出预警，采购部门根据系统生成的补货建议，迅速启动采购流程，确保生产的连续性。实时展示各仓库物料存量、库龄、安全库存阈值，设置自动预警规则（如：低于安全库存触发采购申请）。

此外，生产部门发起领料申请后，系统自动扣减库存并生成补货建议，采购部门依据建议生成采购订单，实现了库存管理与采购管理的无缝衔接。这一过程避免了人为误判导致的停工待料情况，提高了生产效率和库存周转率。

2. 采购全流程数字化

采购统计看板：采购统计看板聚合了供应商报价对比、订单执行进度、采购成本波动分析等关键信息，支持按物料类别、供应商维度进行数据钻取。通过这一看板，采购人员可以直观地了解不同供应商的报价情况，对采购成本的变化趋势进行分析，及时发现潜在的成本控制机会。例如，在采购某类常用物料时，采购人员通过采购统计看板发现近期某供应商的报价明显低于其他供应商，且该供应商的交货准时率和产品质量也符合要求，于是在后续采购中增加了与该供应商的合作份额，有效降低了采购成本。

供应商管理：公司在简道云平台上建立了供应商档案库，详细记录供应商的资质文件、历史合作评价、交货准时率等信息，并根据这些数据对供应商进行分级管理（分为 A/B/C 级）。A 级供应商表示在各方面表现优秀，公司将给予更多的合作机会和优惠政策；B 级供应商表现良好，但仍有一定的提升空间；C 级供应商则需要加强管理和监督，如存在严重问题，可能会被淘汰。

这种分级管理模式有助于公司合理分配采购资源，与优质供应商建立长期稳定的合作关系，同时激励供应商不断提升自身服务水平。例如，对于 A 级供应商，公司在付款周期、订单分配等方面给予一定的优惠，促进双方的互利共赢；对于 C 级供应商，公司加强对其交货准时率和产品质量的监控，要求其限期整改，若整改不力，则减少合作份额或终止合作。

智能比价与合同管理：供应商通过简道云平台在线提交报价，系统自动生成比价单，方便采购人员进行价格比较和筛选。同时，合同模板关联法务条款库，确保合同内容符合法律法规要求，降低了合规风险。在合同签订过程中，系统对合同关键信息进行自动校验，如合同金额、交货期、质量标准等，避免出现合同漏洞和风险。

以某批次不锈钢轴承的紧急采购为例，采购员通过系统筛选出 3 家 A 级供应商发起询价，供应商在规定时间内在线提交报价。系统在收到报价后，自动生成比价单，采购人员可以一目了然地对比各供应商的价格、交货期等信息。经过综合评估，采购人员在 2 小时内完成比价并生成电子合同，整个采购流程较原流程缩短了 3 天，大大提高了采购效率，确保了生产的顺利进行。

3. 入库与质检联动

入库单电子化：供应商送货后，仓库工作人员使用扫码设备对货物进行验收，并将验收信息关联到相应的采购订单。系统自动校验货物的数量、规格是否与采购订单一致，若出现差异，系统自动发出提示，要求仓库人员进行核实和处理。这一过程实现了入库信息的实时录入和自动核对，提高了入库工作的准确性和效率，减少了人工录入错误。

质检报告线上化：质检人员将质检结果（如尺寸公差、表面处理等）录入系统，对于不合格品，系统自动触发退货流程，并扣减供应商评分。例如，某供应商提供的齿轮硬度未达标，系统检测到不合格信息后，自动冻结该批次付款，并向采购部门、仓库部门和供应商推送退货通知。同时，系统根据预设规则降低该供应商的评级，在后续采购分配份额中减少 20%，以此督促供应商提高产品质量。

这种入库与质检联动的机制，有效保障了企业所采购货物的质量，避免了不合格品进入生产环节，降低了因质量问题导致的生产损失和售后风险。同时，通过对供应商的质量监控和评价，进一步优化了供应商结构，提高了供应链的整体质量水平。

4. 财务协同与风险管控

发票智能核验：简道云平台利用 OCR 识别技术，自动提取发票信息，并与入库单、合同金额进行匹配。当出现异常数据，如三单不一致（发票金额、入库单金额、合同金额不相符）时，系统自动触发预警，提醒财务人员进行核实和处理。这一功能大大提高了发票核对的效率和准确性，减少了人工核对的工作量和错漏风险。

付款计划自动化：系统根据合同约定的账期生成付款日历，与资金计划模块进行关联，确保企业在支付货款时，充分考虑自身的资金状况，避免出现现金流风险。财务人员可以通过付款日历清晰地了解每笔款项的支付时间和金额，提前做好资金安排，合理规划企业资金流动。

报销与对账一体化：员工垫付采购费用后，通过扫码提交电子发票，系统自动识别发票信息，并一键生成记账凭证，同时关联到相应的预算科目。这一过程实现了报销与对账的一体化，简化了财务流程，提高了财务工作效率。财务人员无需再手动录入发票信息和制作记账凭证，减少了人为错误，同时也方便了员工报销，提高了员工的满意度。

五、实施成效与量化价值

1. 运营效率提升

采购审批周期从原来的 5 天大幅缩短至 8 小时，紧急订单响应速度提升了 70%。这使得企业能够更加迅速地应对市场变化和生产需求，及时采购所需物资，保障生产的连续性。在面对紧急订单时，采购部门可以通过简道云平台快速发起采购流程，各部门在线审批，大大缩短了审批时间，提高了采购效率。

财务月结时间由 10 天压缩至 3 天，发票核对错误率下降 95%。财务人员从繁琐的手工核对工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等工作中。同时，发票智能核验功能有效避免了因发票错误导致的财务风险，提高了财务数据的准确性和可靠性。

2. 成本优化

库存周转率从 4 次 / 年提升至 6.5 次 / 年，呆滞物料占比降低 32%。通过物料全生命周期管理和库存统计看板的实时监控，企业能够更加精准地控制库存水平，减少库存积压，提高资金使用效率。例如，在优化库存管理之前，企业存在大量呆滞物料，占用了大量资金和仓储空间；实施数字化管理后，系统及时提醒采购部门处理呆滞物料，并根据实际需求调整采购计划，有效降低了呆滞物料占比。

供应商集中度提高，前 5 大供应商采购额占比上升 15%，议价成本节约 8%。通过供应商分级管理和智能比价功能，企业与优质供应商建立了更加紧密的合作关系，集中采购规模扩大，在与供应商谈判时拥有更强的议价能力，从而降低了采购成本。

3. 风险可控性增强

建立供应商黑名单机制，淘汰 3 家履约评分低于 60 分的供应商，有效净化了供应商队伍，降低了因供应商问题导致的质量风险和供应风险。对于进入黑名单的供应商，企业不再与其合作，避免了潜在的风险隐患。

付 款逾期率从 5% 降至 0.2%，合规审计通过率达到 100%。付款计划自动化和财务风险管控功能确保了企业按时支付货款，维护了良好的商业信用。同时，系统对采购付款流程的全程监控和数据记录，使得企业在面对合规审计时能够轻松应对，确保了企业运营的合规性。

六、经验总结与推广价值

未来规划

上海星申机械有限公司计划进一步打通生产 MES 系统数据，构建 “需求预测 - 智能补货” 模型。通过整合生产过程中的实时数据和采购付款管理数据，利用大数据分析和人工智能技术，实现对物料需求的精准预测，从而更加科学地制定采购计划，进一步优化库存管理。同时，公司还将向上下游合作伙伴开放协同门户，打造产业级供应链生态。通过与供应商、客户等合作伙伴的深度协同，实现信息共享、资源整合，提高整个供应链的协同效率和竞争力，为企业的长远发展奠定坚实基础。

七、结语

上海星申机械有限公司的采购付款管理数字化实践充分证明，中小制造企业在数字化转型过程中，无需巨额 IT 投入，借助简道云平台，同样可以实现高效、灵活的数字化管理。通过解决数据孤岛、流程效率低下、供应商协同不足等核心痛点，企业在运营效率、成本优化和风险管控等方面取得了显著成效。其成功经验为同行业企业提供了可复制的标杆案例，也为其他中小企业的数字化转型提供了有益的借鉴。在未来，随着数字化技术的不断发展和应用，相信会有更多的企业通过数字化转型实现可持续发展，在激烈的市场竞争中立于不败之地。