万果红酒业ERP数字化系统介绍

公司简介

河北万果红酒业有限公司是河北省农业产业化龙头企业，其前身为河北枣木杠酒业有限公司，成立于2012年3月，是一家专注于红枣白酒研发、生产及销售的民营企业，也是我国纯正枣酒生产基地。公司拥有多项专利、多个商标，是专精特新中小企业、科技型中小企业。

公司座落于中国红枣文化之乡---千年古县行唐，计划投资5.18亿元创建中国纯正红枣酒厂，现已完成投资3.78亿元，酒厂和科研基地共占地75亩，建筑面积已完成28000平方米。现已具备年产枣酒原浆12000吨，窖藏存量20000吨的规模，目前已生产方果红品牌的系列产品是“枣成功”、“红枣白兰地”、“中国枣酒”、“中国红酿”、“中意和”等五大品牌。

一、管理现状

万果红酒业原来使用的是一套进销存系统，随着业务发展及公司数字化管理转型的需求，这套系统已经不能满足需求。具体表现如下：

1、业务系统困境：原来的进销存系统只是对原料采购、产品销售、库存进行了记录，以单据作为驱动，无业务协同管理，同时各种分析报表无法自动生成，存在下述问题：

2、拓展需求多，无法统一适配：除了原先使用的进销存系统，公司的行政管理、印章管理、办公用品管理、文档管理等都想进行数字化转型，原先系统无法适配，需要额外使用其他多系统实现；

3、系统运维受限，管理思路无法落地：传统系统功能无法根据公司业务变化进行升级，只能向系统运营者提要求，如果是共性的问题才有可能得到解决。随着企业的发展无法有效跟随企业进行快速迭代更新。

二、解决方案

为解决上述问题，奇点之前软件服务公司用简道云平台为万果红酒业搭建了ERP系统，实现了从产品的生产计划、生产执行到销售发货全面数字化的业务管理。

方案特点：

1、紧扣行业属性，围绕酒类（饮料类）商品特点：生产的单位是件，销售时单位可选件、提、瓶。该系统实现了销售单位的灵活选择，同时增加过程管理，从计划编制到产品入库环环紧扣。

2、实现了公司财务的管理，包括资金账户、初始化时的客户欠款、客户预收款，采购预付款，费用报销等均可以看板实时查看和管控。

3、拓展了公司的行政管理，包括印章管理、办公用品管理等，实现公司无纸化的快速迭代。

4、该系统确保了已经处理过的数据，不会被再次选择，保证了数据的正确，提高了该系统的易用性。

三、典型应用场景

3.1 场景一：产品生产从计划到入库全流程管理

3.1.1 历史痛点

1. 生产信息获取滞后：

在万果红酒厂原来的管理模式下，生产主管组织车间主任确定灌装品种、数量及开始日期后仅形成会议纪要。公司领导若想了解产品生产进度、包装库存等情况，只能主动询问或等待汇报，无法及时掌握实时信息。在销售旺季时，领导不能及时得知生产进度，就难以根据市场需求及时调整生产计划。

2. 计划调整不及时影响销售：

由于信息滞后，公司无法根据市场销售情况快速调整生产计划和采购计划。在销售旺季和淡季无法及时调整，容易造成原料不足或产生呆滞的现象

3. 管理方式低效不规范：

整个生产流程管理依赖人工沟通和纸质记录，从生产计划的制定到后续的派工、领料、报工等环节，没有一个统一的线上平台进行管理，工作效率低下，且容易出现信息遗漏或错误。

3.1.2 解决方案

1.搭建全流程闭环管理系统：

借助简道云的零代码应用搭建功能，万果红酒厂创建了生产计划 - 包装采购 - 派工 - 领料 - 报工 - 入库的闭环管理系统。生产主管在简道云中制定生产计划时，系统可根据包装现有库存自动生成采购申请，确保包装材料的及时采购，避免因包装短缺影响生产进度。

2.实现生产流程线上化：

通过简道云的表单和流程自动化功能，将派工、领料、报工、入库等环节全部线上化。员工可以在简道云平台上进行操作，在线填写领料单、线上报工等完成线上操作。同时，通过数据工厂实时查看生产过程进度情况，管理层可以通过PC/大屏随时随地查看生产计划的进展状况，对重点生产订单进行动态调整资源等。

3.1.3 场景价值

1. 提高生产管理效率：

生产全流程线上管控，操作便捷且规范，减少了人工沟通和纸质记录的时间成本，提高了工作效率60%。

2. 优化决策制定：

数据实时更新和图表可视化展示，让公司领导对生产状况一目了然，能够根据准确的运营数据及时做出最佳决策，避免出现备货不足的情况。

3. 降低运营风险：

通过简道云实现的闭环管理系统，确保了生产流程的各个环节紧密衔接，能够及时发现和解决潜在问题，降低了因生产计划调整不及时或库存管理不善等问题导致的运营风险，提高了企业的竞争力。

3.2 场景二：销售从订单到产品出库全流程管理。

3.2.1 历史痛点

1. 产品价格体系混乱，利润空间失控

万果红酒厂原进销存系统仅作为销售数据记录工具，无任何审批流程，销售人员可直接在系统中录入销售价格，价格管理不规范不标准。这种混乱的价格体系不仅让客户对品牌信任度下降，还直接压缩了公司利润空间。

2. 产品生命周期管理失控，加速滞销风险

由于缺乏审批环节，销售人员可随意下单销售任意批次产品，无法优先消化临期产品或库存积压产品。

3. 市场响应滞后，市场策略无法及时响应

原系统无法对销售订单、价格政策进行集中管控，公司无法及时掌握各区域、各产品的真实销售情况，无法有效的针对市场进行宏观调控。

4.经销商管理薄弱，合作粘性低

原进销存系统仅覆盖公司内部销售记录，未向经销商开放数据权限，经销商无法实时查询自身订单进度、库存数量、返利金额等信息，需通过电话、微信反复向公司销售人员确认，沟通成本高。

3.2.2 解决方案

1.构建销售订单全流程审批闭环，管控价格与政策

借助简道云的流程引擎，万果红酒厂搭建了 “销售订单发起 - 价格合规审核 - 库存确认 - 财务复核 - 出库指令下达” 的全流程审批链路。销售人员在简道云表单中发起订单时，系统会自动关联价格体系，若填写单价低于该产品最低限价，表单会流转特殊审批，经销售总监、财务总监双重审批后才能继续流转，从源头杜绝擅自低价销售的情况。

2.市场政策自动匹配：

在简道云强大的函数支持下，系统会根据客户类型、订单金额自动匹配对应的市场政策，自动匹配折扣或赠品等信息，确保政策执行统一规范，同时避免经销商虚报费用、违规获取返利的问题。审批过程中，各节点审批人可在简道云平台查看订单详情、价格依据、政策条款，支持在线批注、驳回并说明理由，审批进度实时同步给销售人员和客户，避免信息不对称。

3.打通销售与库存数据，优化产品生命周期管理

通过简道云数据集成功能，将销售系统与库存系统打通，销售人员发起订单时，系统会自动显示对应产品的实时库存数量。同时，利用简道云仪表盘设置临期产品库存预警、积压产品预警等实时预警提醒，当某产品距离保质期不足 3 个月且库存超 500 瓶时，系统会自动向销售总监、产品经理发送预警通知，推动优先消化滞销产品，延长产品生命周期。

4. 出库流程数字化：

审批通过的订单会自动生成 “出库单”，并同步至仓储部门的简道云工作台，仓储人员通过手机扫码即可查看出库产品明细、数量，完成出库操作后，在系统中点击 “确认出库”，库存数据会实时更新，避免 “超卖”“漏发” 问题。同时，出库信息会自动同步至财务系统，财务人员可快速核对订单金额与收款情况，加快回款流程。

5.经销商数字化赋能，提升合作粘性

借助简道云的企业互联和字段层级权限管理功能，万果红酒厂打通经销商上下游，经销商可以实时查询自身的订单进度、历史订单记录、库存数量、返利金额等信息。同时，经销商可直接在门户中发起 “补货订单”，订单会自动进入公司的审批流程，大幅缩短下单周期。

3.2.3 场景价值

1.价格与流程规范化，保障利润空间

通过简道云的审批流程与价格管控功能，万果红酒厂产品价格差异率从 30% 降至 5% 以下，有效保障了公司利润空间。

2.销售数据可视化，支撑科学决策

简道云的数据仪表盘可自动生成 “各产品销售额排名”“各区域销售业绩趋势”“客户复购率”“库存周转率” 等 20 + 销售报表，决策层通过电脑或手机即可实时查看，通过 “临期产品库存报表”，优先推动滞销产品销售，临期产品清库率提升至 80%，减少库存损失超 15 万元。

3.经销商粘性显著提升，渠道稳定性增强

经销商通过专属门户和进销存工具，订单处理时间从 3 天缩短至 1 天，库存管理效率提升 40%，产品产销率从 85% 提升至 95%。

3.3 场景三：财务管理全面实现数字化。

3.3.1 历史痛点

1.数据录入繁琐且误差率高，增加财务核对成本

万果红酒厂原财务数据管理模式中，销售财务数据和运营财务数据需分别由销售专员、采购专员、行政人员手动处理部分导出原进销存系统，部分手动录入，再由财务人员汇总整合。实际操作中，经常出现数据错漏情况，校对成本甚至远大于录入成本，不仅占用大量工作时间，还导致月度财务报表数据不准确。

2.报表生成耗时久，数据时效性差

由于录入和校对耗时耗力，且缺乏自动报表工具，财务人员需手动通过 Excel 制作月度财务汇总表、销售利润分析表、运营成本明细表等报表。整个过程平均耗时 3-4 天，对于成本管控、费用支出往往存在很大的滞后性管理。

3.数据割裂难联动，无法支撑多维度分析

销售财务数据与运营财务数据分散在不同电子表格，数据间缺乏关联，无法快速开展销售与成本匹配分析，导致无法多维度全面判断区域运营的盈利情况，只能依赖经验做决策。

3.3.2 解决方案

1.打通数据源头，实现财务数据自动采集与同步，通过简道云平台已经搭建完成的生产和销售管理模块，自动汇总销售数据和运营数据，借助强大的数据工厂功能实时进行汇总核算，实现运营财务数据全场景自动采集。

2.同时借助简道云自定义报表灵活配置，针对临时报表需求也可以快速响应和设计，半小时就可以快速迭代出以往需要数天的报表需求。

3.利用简道云数据关联分析功能，将销售财务数据与运营财务数据打通，实现多维度联动分析。

3.3.3 场景价值

1.降低数据误差率，减少财务核对成本

通过简道云实现销售、运营财务数据自动采集与同步，数据录入环节的人为误差率从原来的 15-20 处 / 月降至 1-2 处 / 月，财务人员每月数据核对时间从 5-7 天缩短至 1 天以内，节省的工作时间可投入到成本分析、预算管控等更业务管理工作中，财务部门整体工作效率提升 60% 以上。

2.提升报表时效性，让领导实时掌握运营动态

简道云自动报表功能将月度财务报表生成时间从 3-4 天缩短至实时查看，领导实时查看完整财务报表；临时查询数据时，报表生成时间从 1-2 天缩短至 小时内，实现数据随需随取。

3.强化成本管控，提升公司盈利水平

简道云财务数据管理体系可实时监控各项费用支出，当某部门费用接近预算上限，系统会通过自动向部门负责人、财务总监发送提醒，及时管控费用支出。整体运营成本同比降低 12%，净利润同比提升 15%。

3.4 场景四：公司运营管理实现无纸化办公。

3.4.1 历史背景

原来的管理模式：公司运营管理还是传统模式，全部依托线下操作，很多管理审批还是纸质单据流转管理：

1. 事项审批依赖手工签字，流程冗长效率低：事项审批需要领导手工签字，效率低，如果领导出差往往需要电话沟通口头确认影响业务流转，后续还需要候补签字；

2. 档案纸质存档，易丢失且查找困难：档案纸质存档，不易查找，易丢失，且无法按个性化需求进行筛选快速查找；

待办事项无提醒机制，易遗漏导致运营纰漏：待办事项、审批事项等全依靠个人主观能动性，事情闭环全靠人治，经常出现忘记办理，公司业务出现滞后的情况。

3.4.2 解决方案

1.使用简道云实现了公司运营线上化和无纸化管理，搭建印章管理、办公用品管理、车辆管理等多个运营管理模块。

2.同时通过线上操作实现数据、附件的归档管理，支持快速多维度筛选进行历史数据查看和附件下载等需求。

3.对于周期性的需要办理的事务设置了消息提醒，及时提醒相应人员办理。

3.4.3 场景价值

1.审批效率大幅提升，缩短业务推进周期​

通过简道云实现运营事项线上审批后，印章使用、办公用品采购、车辆使用等审批流程的审批效率提升 90% 以上。​

2.档案管理安全高效，降低丢失损坏风险​

数字档案管理系统的搭建，彻底解决了纸质档案易丢失、查找难的问题。通过简道云快速调取完整的合同档案及版本记录，为数据追溯提供了有力支持，避免了纠纷和损失。​

3.待办事项零遗漏，减少运营纰漏​

通过简道云自动提醒的应用，让公司运营中的周期性事务和临时性待办事项均能得到及时处理，待办事项遗漏率降至0%，同时无纸化管理也有效的节约了纸张成本。

四、总结与展望

万果红酒业利用简道云零代码平台，结合公司业务需要，实现了管理数字化的转型。实现整体业务管理的全流程精细化管理，同时有效的拓展了企业日常运营的方方面面，实现全面的线上化和无纸化管理。

将来随着公司业务的变化，功能可灵活变更，快捷新增、升级，同时万果红也将不断拓展管理触角，逐步实现设备管理、5S管理等精益生产管理。简道云这种零代码模式能确保管理模式能快速适配业务变化，助力万果红酒业在数字化道路上持续迭代升级，实现长期稳健发展。