无锡淘不锈电子商务有限公司：用简道云搭建智慧库存，实现不锈钢交易高效协同

企业简介

无锡淘不锈电子商务有限公司成立于2016年7月，总部位于江苏无锡，创立了不锈钢全品类交易的B2B电商平台“淘不锈”。平台以撮合买卖双方交易为核心，业务涵盖现货交易、加工定制、仓储物流等全产业链环节，并通过免费上门质检、先行赔付等模式保障交易安全。截至2024年，公司已完成三轮融资，总金额达4100万元，投资方包括安芙兰资本、起点创投等。创始团队深耕不锈钢行业多年，积累了丰富的供应链与销售经验，组织规模快速增长，目前团队已扩张至近50人。

业务需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的应用需求）

伴随企业业务体量不断扩大，淘不锈在合同管理、库存同步及价格监测等多个环节逐渐暴露出管理瓶颈：

合同归档分散：大量合同仍依赖人工整理和线下存储，历史文档检索效率低下，信息遗漏风险较高，影响业务追溯与审计效率。

库存数据滞后：随着每日出入库频次和批次的增多，仓库库存情况难以实时同步与汇总，导致对货主及终端客户的订单响应出现延迟。

价格趋势难以掌握：不锈钢原材料市场价格变动频繁，企业内部缺乏系统化、动态化的价格追踪与展示工具，使得采购和销售决策往往依赖人工经验，带来不确定性和运营风险。

解决方案（业务和管理挑战下，搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）

为系统应对上述管理痛点，淘不锈基于简道云平台构建了一套覆盖合同、库存、价格三大核心业务的轻量化管理系统，并通过智慧库存可视看板实现关键数据的集中呈现：

合同订单表实现电子化归档与快速检索，提升合同管理规范性与追溯效率；

库存明细表实时更新出入库动态，结合可视化驾驶舱帮助管理者掌握全局库存状况；

价格趋势看板动态展示304、301/J1等关键材质及原料镍的行情变化，为企业定价与市场决策提供实时、直观的数据支持。

典型应用场景

3.1 场景一：合同归档

一、痛点 / 需求：分散式管理引发的四重业务困境

传统合同管理模式下，信息存储、部门协同、条款执行等环节均存在明显短板，直接影响业务效率与客户信任度：

1. 信息检索耗时久，业务响应严重滞后

合同存储呈 “双分散” 状态：纸质合同单独存放部分早期合同因存储时间久、标签磨损，需逐柜翻找；电子合同则分散不同人员的个人电脑或共享文件夹中，查找耗时大部分时间消耗在 “定位存储位置” 与 “筛选文件” 上，导致客户响应速度极慢，客户满意度受影响。

2. 跨部门审批流程断裂，协同成本高企

合同执行需销售、法务、财务、采购多部门协同配合，审批流程完全依赖人工传递，此外，审批进度无统一跟踪渠道，进度全部依靠电话或微信确认，跨部门沟通耗时长且信息传递易偏差，严重影响项目推进效率。

3. 合同条款执行易遗漏，风险管控薄弱

不同合同包含多项关键执行节点，针对备货、质检、付款、开票等均需要及时处理，但此前无统一的执行跟踪工具，仅靠员工在 Excel 表格中手动记录节点时间。这种方式极易出现遗漏，且多次出现客户因 “执行不规范” 提出投诉，影响企业口碑。

4. 合同版本管理混乱，易出现 “无效合同”

合同签订过程中，因客户需求变更、法务条款优化等原因，需经历多轮版本修改，但分散存储模式导致版本混淆，且电子表格无数据日志，难以有效管控。

二、解决方案：简道云零代码搭建合同全生命周期管理模块

依托简道云零代码平台搭建标准化合同管理模块，实现信息集中化、审批自动化、执行可视化，具体方案如下：

1. 标准化合同订单表：集中录入信息，消除分散存储

设计 “合同订单总表” 表单，覆盖所有类型合同的关键信息，且支持云端实时存储和查看：规范字段的输入和编辑，通过系统自动生成编号，合同换版后自动变更版本号，进行标准化管理和归档；

所有部门员工需在系统中统一录入合同信息，替代原有的个人存储模式，简道云的 “云端同步” 特性确保电脑、手机端随时可查，且数据实时更新，避免因设备或位置限制无法获取信息。

2. 精细化权限管控：按部门角色分配权限，保障信息安全

基于简道云的 “角色权限” 功能，为不同部门设置差异化操作权限，确保 “权责匹配”，避免信息泄露或误修改：通过字段层级的权限设置既保障了跨部门信息协同，又避免了关键数据被随意篡改，同时支持根据员工岗位变动快速调整权限，灵活性高。

3. 自动化审批流程：线上闭环管理，缩短审批周期

借助简道云 “流程引擎”，预设不同类型合同的审批路径，实现提交触发审批，进度实时可见，审批过程中，所有参与部门可通过报表实时查看当前进度，同时审批过程日志留痕，便于后续追溯。

4. 执行节点跟踪与版本管理：定时提醒 + 痕迹留存，避免遗漏与混乱

在表单中配置简道云 “定时提醒” 与 “版本记录” 功能，确保条款执行不遗漏、版本不混淆，定时提醒设置：针对 “预付款到账” 节点，系统根据合同约定的预付款支付时间，提前 3 天自动提醒，针对 “质保期到期” 节点，提前 15 天提醒售后部门联系客户复检；

同时每次修改合同信息，系统自动生成新版本，员工可随时查看历史版本，且仅 “已生效” 版本可用于后续执行，避免版本混乱。

三、场景价值：

1. 合同查询响应速度提升 60%，时间成本大幅降低

业务人员通过简道云表单10 秒内即可定位目标合同，在线预览附件（如合同扫描件、客户确认函），无需再翻找文件柜或排查文件夹，业务响应速度提升 90% 以上。

2. 跨部门审批周期缩短 50%，协同效率显著优化

自动化审批流程替代人工传递，合同审批平均周期从 3 天缩短至 1.5 天，提升 50%：法务部、财务部审核响应时间从 1 个工作日缩短至 0.5 个工作日。审批进度可视化让跨部门沟通成本减少 70%。

3. 合同执行差错率降至 3% 以下，风险管控能力增强

执行节点提醒与版本管理功能，让合同条款遗漏率从每月 2-3 起降至 0.5 起以下，执行差错率从 15% 降至 3%：预付款到账率从 85% 提升至 98%，规避之前的提前发货导致尾款拖欠的坏账情况。

3.2 场景二：库存可视化

一、痛点/需求

1.数据实时性差，“账实不符” 频发导致交付违约

库存数据由仓库管理员每日 18:00 后手动录入 Excel 表格，次日 9:00 前通过企业微信共享至销售、采购部门。但实际业务中，库存会因临时紧急出库发生动态变化，导致共享表格数据与实际库存脱节。当库存需求无法满足时需紧急协调上游代理商补货，导致交付周期从约定的 3 天延长至 7 天，影响订单交付，进而产生额外成本。

2. 出入库记录不规范，责任追溯困难引发纠纷

出入库流程无标准化记录模板， Excel 中录入也经常不规范导致后续追溯查询时无经手人与物流信息，无法追溯货物流向，最终只能由淘不锈自行承担损失；因出入库记录不规范引发的纠纷占库存问题总数的 25%，平均单次损失约 2 万元。

3. 缺乏自动预警，超储与缺货风险并存

无库存预警机制，仓库管理员需每日手动核对 Excel 表格，凭经验判断是否需补货或是否超储，往往库存管控处于 “被动救火” 状态，无法提前规避风险，同时库存挤压产生的呆滞成本年度可达数十万元。

二、解决方案：简道云零代码搭建库存可视化管理体系

依托简道云搭建一站式库存管理系统，实现库存数据的实时规范录入、多维展示便捷查询与智能预警，具体方案如下：

1. 标准化库存管理表单：实时录入数据，消除信息滞后

设计多样化的出入库单据，覆盖库存全维度信息如其他出入库、紧急出库、调拨盘点等，支持仓库管理员通过手机端实时录入，仓库管理员在完成出入库操作后，5 分钟内即可通过手机端填写表单（如凌晨紧急出库后，当场录入出库数量、经手人、物流单号），系统自动更新库存明细表数据，销售、采购部门查看的均为实时数据，彻底消除 “账实不符”。

2. 智慧库存可视化驾驶舱：多维展示数据，提升查询效率

利用简道云 “仪表盘” 功能，设计库存可视化驾驶舱，支持多维度筛选与直观展示，销售部员工接待客户咨询时，实时可查看取库存信息；提高客户响应时效和满意度。

3. 标准化出入库流程：记录留痕，实现责任追溯

配置 “入库流程表单” 与 “出库流程表单”，与库存明细表联动，确保每笔流转可追溯，所有操作均在系统中留存记录，若出现库存差异或客户投诉，10 分钟内即可追溯责任环节，避免纠纷。

4. 自动预警机制：提前管控风险，避免超储与缺货

在统计看板中实时统计库存，同时设置库存预警，触发条件满足时自动推送提醒，设计缺货预警和超储预警，实时关注库存情况，避免库存不足或者呆滞库存，管理层可实时查看需处理的库存问题，提前制定应对策略。

三、场景价值：库存管控效率与客户满意度双重提升

淘不锈实现了从 “静态被动管理” 到 “动态主动管控” 的转变：

1. 库存透明度提升 100%，实现 “账实一致”

通过实时规范录入让库存数据实时更新和统计，“账实不符” 率从 18% 降至 2% 以下，实现全时段 “账实一致”。销售接待客户咨询时，可即时提供准确库存信息。

2. 出入库差错率下降 85%，责任追溯更清晰

标准化出入库流程与记录留痕功能，让出入库差错率从 15% 降至 2.25%，下降幅度达 85%。

3. 超储与缺货风险降低 90%，资金与空间利用优化

自动预警机制让超储与缺货情况得到有效管控，缺货导致的订单延误率从 30% 降至 3%，客户交付准时率从 75% 提升至 97%；超储积压减少，仓库存储空间利用率提升 30%，进一步提升资金使用效率。

3.3 场景三：价格趋势动态看板

一、痛点/需求

不锈钢市场价格受原料波动及市场供需影响显著，尤其304、301/J1等常见材质和镍价几乎每日变动。传统依赖人工从不同渠道收集价格信息再整理至Excel的方式，不仅耗时而且难以保证及时性与准确性，导致销售报价与采购决策滞后，市场响应能力不足。

二、解决方式

在简道云中建立价格监测表单，系统化录入304、301/J1不锈钢和镍等关键材料的每日价格，通过自动化功能定时推送待办每日定时更新数据，避免遗漏。通过可视化看板自动生成价格趋势曲线与周期对比图表，销售与运营团队可随时查看实时行情，辅助快速制定报价策略与采购计划，同时设计动态监控，对价格波动较大的产品进行高亮展示，便于管理层重点关注支撑报价和采购。

三、场景价值

价格信息更新及时、展示直观，帮助团队准确把握市场动态，提升报价准确性与决策响应速度。有效降低因信息滞后所带来的经营风险，增强企业在不锈钢交易市场中的竞争力。

总结与展望

通过在简道云搭建合同订单、库存明细、价格趋势三个核心表单，并配套智慧库存驾驶舱，淘不锈实现了合同、库存和价格管理的电子化和可视化。各环节信息集中、查询高效，库存和价格动态清晰，合同归档规范，帮助团队大幅提升日常运营效率和管理精度。

未来，淘不锈计划在平台上进一步优化库存查询和价格分析功能，提升数据统计和报表能力，同时探索更多可视化分析手段，为销售和运营提供更及时、精准的决策支持，推动平台管理向数字化、透明化持续发展。